De 7 valkuilen van online evenementen

De 7 valkuilen van online events

Online evenementen are here to stay en we zijn steeds beter in het organiseren ervan. Toch zijn er nog genoeg valkuilen voor online evenementen waar je gemakkelijk intrapt, dus wees voorbereid. In deze blog delen we 7 valkuilen met je én vertel ik je over mijn eigen ervaringen hiermee. Doe er je voordeel mee!

Van offline naar online

De valkuil: een offline evenement 1-op-1 kopiëren naar een online evenement

De concentratieboog is korter, je hebt te maken met andere technische uitdagingen en de bewegingen in de ruimte die je hebt zijn ook anders. Denk alleen al aan de kaders waarin je je beweegt in verband met het scherm van waaruit je publiek meekijkt. Daarom zul je je programma opnieuw moeten opbouwen. Het 1-op-1 kopiëren van je offline evenement naar een online variant is een no-go. Dat is pittig, maar je wilt een goed evenement neerzetten. Online houd je de aandacht anders vast en gebruik je wellicht andere spelvormen of tools.

Neem hierin wel de tijd (zie ook punt 2). Mijn ervaring met het omzetten van een offline naar een online evenement één dag van tevoren… is dat het niet werkt. Je bent niet scherp genoeg op datgene dat is veranderd en ziet snel wat over het hoofd in wat wel of niet werkt. Kijk opnieuw naar je doel en doelstellingen en start met bouwen. Wie is je doelgroep? Wat wil je bereiken? Waarom? Hoe ga je dat aanpakken? Beluister ook de podcast van De Meeting Room over de switch van offline naar online.

Inhoud boven techniek

De valkuil: tijd die in techniek gaat zitten gaat ten koste van de inhoud

Online evenementen vereisen meer technische kennis. Je hebt niet alleen te maken met licht en geluid, maar ook met een verbinding die tot stand gebracht wordt. Mijn ervaring is dat er veel tijd gaat zitten in de juiste camerastandpunten, waar moeten de sprekers naar kijken, welke camera’s pakt de dagvoorzitter, zit er vertraging op de stream en hee, werkt die verbinding wel goed? De focus komt te liggen op het platform en dat de stream goed loopt en minder op het programma zelf.

Dit gaat vaak ten koste van de (tijd voor de) inhoud van het programma en dat is zonde. Het komt daarom vaak voor dat de technische doorloop en het moment van live gaan kort op elkaar zitten. En je wil juist daartussen een moment creëren om tot rust te komen en eventuele zaken die tijdens de doorloop aan het licht komen op te pakken.

Communicatie en contact

De valkuil: er is geen contactpersoon voor de betrokkenen (die helder communiceert)

Valt de verbinding weg? Of komt een spreker plotseling niet opdagen? Reële scenario’s tijdens een online live evenement. En dan is de juiste communicatie naar de juiste personen in de organisatie zó belangrijk. Zeker wanneer je op afstand van elkaar uitzendt, want juist dan moet je nog scherper kunnen acteren op onverwachte reacties of gebeurtenissen.

Daarnaast wil het onderling ook misgaan: ik maakte mee dat de technische partij mijn sprekers ging briefen zonder mij als dagvoorzitter erbij. Eh… niet handig. Desnoods wijs je één coördinator voor aan die de betrokkenen informeert: de dagvoorzitter van dienst, de techniek, de locatiemanager. Zorg dat iedereen op de hoogte is en voorkom miscommunicatie. Maak goede afspraken, een duidelijke rolverdeling en zorg dat je een simpele en snelle manier hebt om contact met elkaar te houden.

Aantal sprekers per tijdsblok

De valkuil: er zitten te veel sprekers in een te kort tijdslot in het programma

Natuurlijk; online moet je nog meer moeite doen om de aandacht van je publiek vast te houden. Dat betekent niet alleen een inhoudelijk sterk en interessant programma, maar ook interactie, de variatie daarin en geen langdradige keynotes van een uur. Als dagvoorzitters maken we vaak nog mee dat er vier gasten in twintig minuten tijd hun zegje mogen doen aan tafel.

De ervaring leert dat vijf minuten spreektijd per persoon te kort is. De vraag moet gesteld worden, het antwoord is wellicht langer dan verwacht, er moet goed doorgevraagd worden, één van de andere sprekers wil reageren, wat leidt tot nog meer vragen etc. Je doet je sprekers en je publiek tekort met zo weinig tijd en zeg nou zelf, het is onnodig om ze voor vijf minuten tijd naar de studio te laten komen.

Zelf maakte ik mee dat een bestuurlijke bijeenkomst met ruim dertig mensen belangrijke stukken moest bespreken, vragen mocht stellen en beslissingen moest maken. In twee uur. Dat is over het algemeen te kort om écht de diepte in te gaan, dus daarover ga ik vervolgens in gesprek. Daarnaast wil je ook pauzes in je evenement, vergeet niet om deze in te plannen zodat iedereen op adem kan komen.

Een extra moderator is handig

De valkuil: alle interactieve en technische werkzaamheden bij de dagvoorzitter leggen

Een online event is geen tv maken. Het lijkt er verdacht veel op, maar als organisator van het evenement wil je niet alleen zenden, maar ook ontvangen. Interactie met je kijkers, feedback, in gesprekken, hóren wat leeft! Toch? Voor het stroomlijnen is een extra moderator naast de dagvoorzitter of gespreksleider aan te raden. Deze extra moderator kan de breakout rooms indelen en opstarten, het scherm delen bij presentaties of (uitslagen van) online tools en de chat bijhouden. Op die manier kan de dagvoorzitter of gespreksleider zich volledig richten op het doel van jouw evenement en haar energie, scherpte en expertise daarop inzetten om het tot een succes te maken. Ook hierin geldt weer: neem de tijd om dit goed voor te bereiden en te testen. Mijn ervaring is dat dit meer rust geeft en alles soepeler verloopt.

Check je evaluatie

De valkuil: de evaluatie gaat niet over zaken waar je wel invloed op hebt

Wanneer het online evenement afgelopen is, is het tijd voor een evaluatie. Evaluaties zijn net zo belangrijk als de voorbereiding. Wat ging goed? Wat ging niet goed? Wat kan de volgende keer beter? Daarnaast kun je dit uitsplitsen in thema’s: de inhoud van het programma, de kwaliteit van de dagvoorzitter, de mogelijkheid tot interactie etc.

Om de mening van het publiek te krijgen, wordt er soms een evaluatieformulier nagestuurd. Super. Maar wees je bewust: waar evalueer je op? Reacties over een slechte verbinding of bezoekers die niet in de breakout room konden hebben vaak te maken met de vaardigheid van je bezoekers waar je als organisator geen invloed op hebt. Voorkom dat de evaluatie verzandt in een discussie over de techniek en heb het over de zaken waar je wél invloed op hebt. Zonde wanneer dit soort reacties het cijfer of de totaalbeleving van je evenement beïnvloeden. Stel dus de juiste vragen.

Bereik je resultaat

De valkuil: je denkt niet na over het blijvende effect of resultaat van jouw evenement

Heel eerlijk: dit gebeurde ook nog veel bij live evenementen. Niet alleen de voorbereiding is cruciaal, maar net zo belangrijk is de evaluatie en opvolging nadat je evenement is afgelopen. Heb je jouw doel bereikt? Hoe ga je hierop door? Welk effect of resultaat wilde je bereiken? Een evenement is een middel, geen doel. Zorg dus er naderhand daadwerkelijk iets gebeurt of verandert wanneer dit de bedoeling is. Wanneer mensen uitloggen of de livestream is afgelopen, moet je ze iets mee kunnen geven (dat kan een gedachte, vraag of iets fysieks zijn) wat ze tot nadenken of actie aanzet. Het is zo zonde wanneer daar niks mee gebeurt en het bij deelname aan een gaaf evenement blijft.

Gebruik deze checklist met veel voorkomende valkuilen voor online evenementen iedere keer voordat je start met een nieuw evenement. Even snel scannen en dan aan de slag. Succes!

Foto in header: Zuzana Gazdikova

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.