Zet jij al social media monitoring in voor jouw evenement? Misschien denk je dat het voor jouw evenement niet nodig is. Bijvoorbeeld omdat je zelf social media nog niet actief inzet. Maar je bezoekers zitten er hoogstwaarschijnlijk wel op! 9 Tips om te starten met eventmonitoring.

Voor ik je de 9 tips geef, geef ik je eerst een voorbeeld waarom eventmonitoring belangrijk is. Je kunt er niet alleen de interactie mee vergroten, maar ook een crisis mee voorkomen.

Crisis voorkomen

Het is belangrijk om voorbereid te zijn op een crisis. Ik sprak hierover met Niels Loeffen van HowAboutYou. Hij monitort social media tijdens evenementen. Maar moet je bij elk evenement monitoren?

“Je moet je als eventorganisator ervan bewust zijn dat mensen jouw verantwoordelijk zien als er wat aan de hand is. Ook al ben je daar misschien formeel wel helemaal niet verantwoordelijk voor.” legt Niels uit. Zorg daarom dat je vooraf weet wie je kan inschakelen als er wat aan de hand is, zodat je snel kan opschalen qua team. Als je dat moet achterhalen als de nood aan de man is, kost je dat veel tijd.”

In het geval van een crisis geeft Niels aan dat goede communicatie vaak vergeten wordt. Veel organisatoren zijn te druk met het verhelpen van de crisis zelf. Zorg dat je daarop voorbereid bent.

9 tips om te starten met social media monitoring

Ben je overtuigd en wil je aan de slag? Ik kan me voorstellen dat je niet zo goed weet waar je moet beginnen. Met deze 9 tips help ik je op weg!

1. Zorg dat je eigen account op orde is. Twitter is het kanaal waar je het beste op kan monitoren. De meeste accounts zijn namelijk publiek zichtbaar. Bovendien plaatsen mensen vaak meerdere tweets op een dag. Als je wilt reageren op deze berichten, moet je natuurlijk wel een eigen account hebben. Heb je al een account? Controleer dan of je biografie nog steeds up-to-date en volledig is.

2. Stel vooraf de juiste zoekopdracht(en) in. Zorg dat je vooraf weet op welke termen je moet zoeken. Denk in ieder geval aan de event hashtag en de naam van het event (op verschillende manieren geschreven). Komt daar weinig uit? Tijdens het evenement merk je misschien wel dat er ook andere woorden veel gebruikt worden, dus houd die woorden ook in de gaten.

Je kunt in Twitter (en andere social media kanalen) eenvoudige zoekopdrachten doen. Om het wat overzichtelijker te maken kun je gebruik maken van gratis tools als Hootsuite of Tweetdeck. Bij professionelere tools, zoals OBI4wan, kun je uitgebreide zoekopdrachten aanmaken. En je kunt heel overzichtelijk bijhouden op welke berichten je al hebt gereageerd en welke er nieuw zijn binnengekomen.

3. Maak een lijst van belangrijke accounts. Maak een lijst van belangrijke accounts om te volgen. Op Twitter en Facebook kun je dat eenvoudig instellen. Voeg hieraan accounts toe van collega’s, partners en eventueel de media die op je evenement aanwezig is. Kijk zo nu en dan op de lijst wat zij plaatsen. Niet alle berichten bevatten namelijk de zoektermen waarop jij zoekt. Door de lijst af en toe te bekijken, mis je geen berichten van belangrijke accounts.

4. Zorg voor een ‘social wall’. Je activeert bezoekers mee te doen met berichten plaatsen, als ze hun berichten terug kunnen zien op een scherm. Ook wel Twitterwall of social wall genoemd. Zorg daarom dat je een scherm inzet en een tool hebt waar je de social media feed mee zichtbaar kunt maken. Lees ook hoe Heembouw dit aanpakte op de beurs Logistica en wat het hen opleverde.

5. Activeer bezoekers door fotomarketing in te zetten. Een hele eenvoudige manier om mensen foto’s te laten delen is door fotomarketing in te zetten. Communiceer duidelijk de event hashtag, zodat de foto’s ook daadwerkelijk op het scherm voorbijkomen.

6. Activeer bezoekers door zelf het goede voorbeeld te geven. Als je zelf niets deelt tijdens het evenement, dan zullen anderen het ook niet zo heel gauw doen. Zorg dus dat je zelf ook actief bent tijdens de dag. In mijn infographic vind je een aantal ideeën over wat je kunt plaatsen, ook voor het evenement plaatsvindt. En natuurlijk ga je ook de interactie aan met de bezoekers!

Zorg ook dat je niet vanuit huis of kantoor gaat monitoren, maar je aanwezig bent op het evenement, zodat je bijvoorbeeld foto’s kan maken. Of in kan spelen op activiteiten die er gaan zijn. Je kunt veel sneller schakelen als je zelf aanwezig bent.

7. Schrijf een plan van aanpak. Maak voor wat grotere evenementen, waar meerdere partijen bij betrokken zijn een plan van aanpak.  In de whitepaper van HowAboutYou over hoe je een buzz analyseert tijdens evenementen, vind je 5 stappen om zo’n plan van aanpak te schrijven.

8. Zorg dat iemand tijdens het event dedicated met social media bezig is. Uit ervaring weet ik dat het heel lastig is als eventmanager om op de vloer alles in de gaten te houden en ook nog eens op social media. Zorg daarom dat je iemand inzet voor social media en de monitoring. Niets is zo zonde dan dat je alle voorbereidingen hebt getroffen, maar te druk bent om het op te pakken. En in het geval van een crisis geeft Niels zelfs nog aan dat je echt niet wilt bezuinigen op communicatie. Huur daarom desnoods extern iemand in of zorg dat iemand kan bijspringen als dat nodig is.

9. Evalueer en leer van de inzichten. Vergeet tot slot niet om na het evenement te evalueren. Als je de gesprekken naloopt krijg je waarschijnlijk waardevolle inzichten. Waar spraken mensen over, met wie spraken ze erover en welke vragen of problemen kun je op een volgend evenement tackelen?