Wat doe je als je evenement voorlopig nog niet plaatsvindt, gewoon omdat het te ver weg is, omdat er geen datum is geprikt of omdat het is uitgesteld tot nader order? Wacht je met communiceren? Tot een paar weken van tevoren? Wat mij betreft een gemiste kans en ik leg je graag uit waarom je het hele jaar kunt communiceren over je evenement:

Communicatiedoelen evenement vertalen naar online

Zeker voor terugkerende evenementen waarbij kennis wordt gedeeld, begrijp ik niet waarom je online de activiteiten stopt tussentijds. Blijf je niet liever top-of-mind?

Ik geef een voorbeeld. Stel, je organiseert jaarlijks een congres voor HR-managers. Het doel van het congres is om ze op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied en ze uiteenlopende vaardigheden te leren, zodat ze hun werk beter kunnen doen.

De HR-managers waar je je op richt, hebben niet die ene dag behoefte aan deze kennis en informatie.

Jaarrond communicatie

Het moet natuurlijk passen binnen je tijd, budget en doelen. Maar het is het overwegen waard: wat nou als je ze het hele jaar door helpt met informeren en verbinden?

Dat hoeft niet een onwijs groot project te zijn. En het kan enorm helpen om je doelstellingen te halen. Denk bijvoorbeeld aan het delen van blogs, infographics, video’s, e-books of losse tips op social media. Al plaats je één stuk content per maand, dan is dat al een mooi begin!

Het heeft een aantal voordelen:

• Je blijft top-of-mind bij je doelgroep.
• Je leert je doelgroep beter kennen, zodat je ook beter weet hoe je ze moet enthousiasmeren voor je evenement.
• Je kunt een maillijst opbouwen (of sneller uitbouwen).
• Als je evenement wel gepland staat, bereik je eenvoudiger jouw doelgroep.

Al deze voordelen hebben een enorm positief effect op de kaartverkoop als je uiteindelijk wel weer iets organiseert.

Je hoeft niet alles zelf te doen

Nu denk je misschien, leuk idee, maar daar heb ik allemaal geen tijd voor. Dan zeg ik: gebruik de coördinatie- en planvaardigheden die je ook hebt voor het organiseren van evenementen. Je hoeft namelijk niet alles zelf te doen.

Je hoeft niet zelf te schrijven, te filmen of andere content te maken. Ga eens na welke mensen je hierbij kunnen helpen. Als er intern niemand is, welke partners of andere betrokkenen hebben er baat bij om mee te werken? Bijvoorbeeld omdat het evenement ook voor hun belangrijk is? Of omdat ze zelf graag bekender willen worden in de doelgroep? Waar zijn zij goed in. Kun je ze interviewen of kunnen zij zelf artikelen schrijven?

Je kunt allerlei beren op de weg zien en het heel groot en ingewikkeld maken. Ik heb die neiging soms ook. Maar je kunt ook kleine stapjes zetten en het kleinschalig aanpakken en langzaam uitbreiden.

Mijn tip is dan ook om het simpel te houden en gewoon te beginnen. En vooral vol te houden, minimaal een paar maanden. Kijk dan wat er gebeurt en hoe mensen reageren op je inspanningen. En scherp elke keer je aanpak een beetje aan.

De enige manier om er te komen is om de eerste stap te zetten. Dus ik zou zeggen: waar wacht je nog op? Ga ervoor!