Wanneer je een online evenement organiseert, loop je het risico dat de deelnemers die zich hebben aangemeld, niet op komen dagen of gedurende je evenement afhaken. Hoe voorkom je dat dit niet gebeurt? Ik heb lekker veel tips voor je om je te helpen bij het voorkomen van ‘no show’, zodat jij een goed gevulde digitale zaal hebt tijdens jouw online evenement! Lees je mee?

Zorg voor een pakkend onderwerp

Een onweerstaanbaar onderwerp past bij wat je publiek wil en nodig heeft. Zo kunnen ze niet anders dan deelnemen en balen ze enorm wanneer ze er niet bij kunnen zijn. Door een onderwerp te kiezen wat nieuwsgierig maakt en het te omschrijven als iets wat je echt nodig hebt, waar je niet buiten kunt, maakt dat de noodzaak hoger zich in te schrijven en ook daadwerkelijk deel te nemen.

Geef een onweerstaanbaar aanbod aan het einde weg

Als bonus voor degenen die tot het einde blijven kun je bijvoorbeeld een samenvatting van het evenement laten downloaden, of een live Q&A sessie met een spreker weggeven. Door dit op te nemen in de promotie van je evenement, maak je de drempel om tussentijds af te haken, lager. 

Zorg ervoor dat deelname persoonlijk wordt

Een bedrijf kun je makkelijker teleurstellen dan een persoon. Wanneer je gasten op persoonlijke titel uitnodigt, is het moeilijker nee te zeggen, af te zeggen of niet op te komen dagen. En wat je ook nog kunt doen, is gasten nabellen wanneer zij zich hebben aangemeld om ze te laten weten dat ze welkom zijn. Of je kunt de bevestiging aanvullen met een persoonlijke boodschap en een reminder sturen op de dag van het evenement of een dag ervoor. 

Denk er ook eens over na of je een papieren uitnodiging kunt sturen. Deze heeft meer attentiewaarde dan een digitale. 

En wat ook nog kan, is je deelnemers een goodie toesturen, of een cateringpakketje die ze kunnen nuttigen tijdens het evenement. Dit kun je ook onderdeel laten zijn van je marketingstrategie om no show te voorkomen tijdens jouw online evenement.

Vraag eventueel een bijdrage

Een online evenement hoeft niet gratis te zijn. Je kunt tickets verkopen, waardoor de deelnemers bewuster kiezen bij je event aanwezig te zijn. Dit maakt de keuze afwezig te zijn moeilijker, dan wanneer het gratis is. Het gekke is, ook al is het een heel laag bedrag, het is psychisch lastiger niet aanwezig te zijn bij jouw online event.

Promoot jouw virtuele evenement op social media

Maak hierbij gebruik van sprekers of andere mensen die meewerken, bijvoorbeeld influencers. Zorg ervoor dat zij iets over het evenement op hun eigen kanalen zetten, waardoor deelnemers het idee krijgen, jouw online event echt niet te willen missen. Hoe vaker jouw potentiële deelnemers jouw evenement langs zien komen, hoe groter de behoefte is aanwezig te zijn.

Zorg voor betrokkenheid bij je evenement

Maak op LinkedIn een groep aan, op Facebook een evenement en op Instagram gebruik je bijvoorbeeld een speciale event hashtag. Hier nodig je mensen uit voor verschillende themadiscussies die ook tijdens je evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert.

Laat bezoekers meewerken aan het evenement. Maak bijvoorbeeld een poll aan op Facebook of in Instagram stories, waarin zij aan kunnen geven wat zij graag willen zien, waardoor ze meer geneigd zijn om deel te nemen.

Laat deelnemers zich voorbereiden op je event

Vertel je deelnemers wat ze kunnen doen om hun deelname tot een succes te maken. Hieronder volgt een lijst die je kunt delen met je deelnemers:

• Zet het evenement in je agenda. Mocht je van tevoren een opdracht hebben gekregen die gedaan moet zijn voor het evenement, plan dit ook in. 
• Gebruik de chatfunctie voor de vragen die je hebt en om verbinding aan te gaan met andere deelnemers. Een kans om je netwerk uit te breiden.
• Zorg ervoor dat je zo min mogelijk wordt afgeleid. Leg je telefoon weg, zet hem op stil en klik de programma’s weg die je op je computer open hebt staan. Dit zorgt gelijk voor een betere internetverbinding.
• Wanneer je vanuit huis meedoet aan het evenement, zorg ervoor dat je huisgenoten op de hoogte zijn en zij niet je verbinding verslechteren, door bijvoorbeeld allemaal te gaan Netflixen.
• Pak je notitieblok en bereid je voor om te beginnen met leren. 
• Gebruik de hashtag van het evenement voor je social media en om te kunnen netwerken na het evenement. 
• Zet alvast wat te drinken en eventueel te eten klaar, zodat je dit niet meer hoeft te pakken.

Met deze tips weet je je deelnemers te boeien en te betrekken bij je evenement. Je kunt rekenen op een hoge opkomst! 

Laat je weten of je inderdaad een goed gevulde digitale zaal hebt gehad? Toi toi toi!