Hoe zorg je voor een interessant programma met goede sprekers? En zelfs zo goed, dat het heel makkelijk wordt om aanmeldingen binnen te krijgen? Wij hebben 5 tips voor je!

Als eventplanner heb je meestal geen tot weinig invloed op het inhoudelijke programma. Zeker als het een topic is wat ver buiten jouw vakgebied ligt. Daar heb je een programmamanager voor. Maar misschien heb je al gemerkt dat er iets niet helemaal goed zit met die voorgaande events. Dat het moeilijk is om aanmeldingen te krijgen en je moet leuren.

Dan kan het helpen om wat kritischer zijn op het programma. Jij kunt daar de programmamanager bij helpen met deze tips. Ze zullen echt blij met je zijn!

Laat de sessie niet teveel van de spreker afhangen

Een van de grootste valkuilen is dat als je een spreker gevonden hebt, je even praat over wat hij kan vertellen en dat je het verder grotendeels aan hem overlaat. Slimmer is om vooraf te bepalen welke onderwerpen in het programma moet komen en daar vervolgens sprekers bij te zoeken.

Als je dan een spreker hebt gevonden, dan moet diegene precies weten wat voor publiek er aanwezig is. Dat moet jij hem kunnen vertellen. Waar zitten hun pijnen? Wat willen ze graag leren of bereiken? Wat is hun kennisniveau? Hoe meer je de spreker kan briefen, hoe beter hij of zij de presentatie daarop kan afstemmen.

Het is dus wel een vereiste dat je de doelgroep goed kent. Ken je die niet? Doe dan eerst een doelgroeponderzoek. Dat kun je heel eenvoudig en klein houden. Uiteraard kijk je ook goed naar de strategie en doelstellingen.

Kun je niet de juiste sprekers vinden? Gebruik een ‘Call for speakers’

Is het lastig om de sprekers te vinden die bij jullie wensenlijst passen? Dan kun je ervoor kiezen een oproep te doen op social media. Maar pas op dat je dan niet met jan en alleman belafspraken moet plannen. Dat kun je tackelen met een online formulier. In het buitenland noemen ze zo’n oproep ook wel vaak ‘Call for speakers’. Zeker bij grote evenementen zijn er genoeg mensen die er maar wat graag willen spreken.

De Call for speakers bestaat uit informatie over:

• het event,
• de doelgroep,
• wat je verwacht van sprekers,
• wat je te bieden hebt,
• en een vragenlijst die geïnteresseerden kunnen invullen.

Onderwerpen die in de vragenlijst aan bod kunnen komen zijn:

• Wat is je expertise?
• Hoeveel sprekerservaring heb je?
• Heb je video’s van een eerdere sessie?
• Op welk dagdeel kun je spreken?
• In welke vorm deel je het liefst je kennis: spreken, workshop, interview met dagvoorzitter etc.

Nou goed, je snapt het wel. Als jouw event aantrekkelijk is voor sprekers en je veel aanmeldingen binnenkrijgt, kun je met de programmamanagers een selectie maken. Hoe fijn is dat?!

Houd de touwtjes in handen

Aanvullend op de eerste tip om de spreker niet teveel vrijheid te geven over de inhoud van de sessie, kun je ook op andere punten de touwtjes wat meer in handen houden. Hiermee kun je een sessie echt maken of kraken. Een veelgehoorde klacht is namelijk dat sessies te commercieel waren. Dit kun je eenvoudig oplossen! Dit pasten wij ook toe op ons eigen event en het werkte enorm goed.

Laat het voorstellen aan de dagvoorzitter of programmamanager over. Als ze dat spreker dat zelf doet, gaat er vaak veel tijd verloren. Zeker bij kortere sessies wil je die tijd gebruiken voor de inhoud. Bovendien kan dat ook enorm de energie en aandacht van mensen wegnemen. Daar heeft niemand wat aan.

Voor kleine subsessies is het misschien wat onhandig. Geef in dat geval richtlijnen. Vertel dat ze het kort moeten houden (wees specifiek!) en geef desnoods een voorbeeld van een introductie.

Geef de spreker aan het eind van de sessie 1 minuut om helemaal los te gaan met een commerciële boodschap. Op dat moment is het ook veel minder storend en veel logischer. Sterker nog, er zijn gevallen waarin deelnemers er ook om vragen! Bijvoorbeeld wanneer de spreker mensen kunnen verder helpen met hun expertise.

Plan een (online) sprekersbijeenkomst

Het kan ook goed helpen om een bijeenkomst te organiseren voor de sprekers. Desnoods online. Maar offline is natuurlijk wel het leukst. Zeker als het sprekers zijn binnen een bepaald vakgebied werken, dan is het een interessant netwerkmoment voor ze. Plan het zo in dat het niet teveel van hun tijd kost. Zo heb ik een keer een hele vroege sprekersbijeenkomst meegemaakt met ontbijt.

Tijdens een sprekersbijeenkomst bespreek je natuurlijk niet per spreker over hun specifieke sessie. Je kunt dit wel goed gebruiken om sprekers nog enthousiaster te maken en belangrijke zaken nog even te benadrukken. Wil je bijvoorbeeld dat er duidelijk een rode draad door de verhalen loopt en heb je geen dagvoorzitter die daarvoor kan zorgen? Dan kun je tijdens deze bijeenkomst dat mooi nog eens onder de aandacht brengen en zelfs nog even met elkaar over sparren!

Organiseer een dry-run

Wil je echt geen enkel risico nemen? Organiseer dan een dry-run. Sommige sprekers vinden dat juist heel fijn. Het is een extra stok achter de deur om niet pas de avond voor het event de voorbereidingen te doen en ze kunnen zelf ook hun verhaal alvast even oefenen.

Een dry-run kost natuurlijk erg veel tijd voor jullie en de sprekers. Ik zou dit alleen doen bij hele grote events of als er veel vanaf hangt. Misschien ben je toch al eerder aanwezig om op te bouwen en het licht en geluid te laten installeren en testen. Je kun ook de keuze aan de sprekers overlaten of ze gebruik willen maken van de dry-run.

Je ziet, als eventplanner kun je hier veel in betekenen. Het gaat vooral om tijdig te starten met de voorbereidingen en de programmamanager op weg helpen! Mis ik nog een belangrijke tip? Deel het in de reacties!

P.s. Wij passen deze tips natuurlijk ook toe op onze eigen event. Dat werd ook gewaardeerd, want we kregen veel complimenten over het programma van de de eerste editie van Event Planning Days. We zijn nog druk bezig met het programma voor de tweede editie op 10 en 11 oktober. Maar je kunt je alvast gratis inschrijven voor dit online event!