Gratis evenementen trekken vaak meer bezoekers aan. Het nadeel is dat de no shows ook hoog zijn. Er zijn een aantal manieren om de no shows te verlagen. 

In het verleden organiseerde ik vaak terugkerende (maandelijkse) gratis bijeenkomsten. Dan is er niets zo frustrerend dan een hoge no show. Ben je net zo blij met het mooie aantal aanmeldingen en dan komen er uiteindelijk veel mensen niet opdagen.

Afmeldingen vind ik minder erg, want dan kun je nog extra je best doen om wat meer aanmeldingen te krijgen. Met no shows kun je zo weinig. Dan zit je onverwachts met een klein groepje mensen in een veel te grote zaal. Je blijft met teveel eten of drinken achter. Ontzettend zonde!

No shows zijn bij veel gratis evenementen een probleem. Welke oplossing het beste werkt, verschilt heel erg per evenement en de doelgroep. Ik heb een aantal tips voor je die je kunt uitproberen.

Goede communicatie

Een deel van de no shows kun je beperken door goed te communiceren in de aanloop van je evenement. Een aantal tips:

• Maak duidelijk wat de ‘regels’ zijn over het aan- en afmelden.
• Maak het mensen eenvoudig om af te melden en geef ze een deadline tot wanneer ze dit kunnen doen.
• Stuur reminders uit per e-mail, zodat mensen het evenement niet vergeten. Bijvoorbeeld door af en toe praktische informatie te sturen of een update over het programma.
• Deel regelmatig interessante content over het onderwerp van je evenement. Zo houd je de aandacht vast tot het evenement plaatsvindt. (En hiermee kun je ook nog nieuwe bezoekers aantrekken!)
• Hoe persoonlijker je bent in de communicatie, hoe eerder mensen zich netjes zullen afmelden. Mensen stellen een persoon minder graag teleur dan een bedrijf. Probeer het maar eens uit en vermeld onderaan je uitnodigingen een naam (van jezelf, de directeur of de organisator) en schrijf persoonlijkere teksten. Voor evenementen waar ik op mijn eigen naam de uitnodigingen verstuur, krijg ik vaak privé-berichtjes met uitleg waarom ze niet aanwezig kunnen zijn. Het helpt echt!

Toch een (kleine) toegangsprijs vragen

Het kan helpen om een (kleine) toegangsprijs te vragen. Mensen denken dan enerzijds beter na of ze echt willen en kunnen komen, anderzijds doen ze dan meer moeite om zich (op tijd) af te melden. Een aantal manieren hoe je dit kunt aanpakken:

• Een bekende manier is om mensen die niet komen opdagen een no show fee te laten betalen. Het is hierbij wel belangrijk dat ze dit van tevoren weten. Zorg dat je bij het aanmeldformulier om de informatie vraagt die je nodig hebt om de factuur te kunnen sturen. Dan kun je het daarna snel afhandelen.
• Als je het op een wat positievere manier wilt benaderen, laat geïnteresseerden dan een kaartje kopen. Iedereen die daadwerkelijk aanwezig is, krijgt een refund. Het komt op hetzelfde neer als het vorige punt, maar je beloont mensen in plaats van dat je ze straft.
• Je kunt ook iedereen die zich aanmeldt een (klein) bedrag laten betalen en ze in ruil gratis hapjes en drankjes aanbieden. Dan betalen ze als het ware voor de catering. Als gratis hapjes en drankjes aanbieden om wat voor reden dan ook niet handig is, geef ze dan een cadeautje dat ongeveer evenveel waard is als de entreeprijs. Een boek van een van de sprekers bijvoorbeeld.

Ideeën voor terugkerende bijeenkomsten

Als je bijvoorbeeld elke maand een bijeenkomst organiseert voor een groep mensen, dan is het handig om heel duidelijk te zijn over de regels of voorwaarden. Niet het leukste om te doen, maar het werkt wel.

• Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om na twee keer een no show de bezoeker geen toegang meer te geven tot jouw evenementen.
• Zorg voor sociale verantwoordelijkheid. Met een systeem als Meetup.com, kun je met wachtlijsten werken en vragen of mensen willen afmelden, zodat andere mensen in hun plaats kunnen gaan. Dit werkt meestal erg goed.

Houd altijd rekening met no shows

Hoe goed je ook je best doet, er zullen vrijwel altijd no shows zijn. Probeer goed in te schatten wat het percentage no shows gemiddeld is op jouw evenementen. Zo kun je de locatie en catering daarop voorbereiden en wellicht al goede afspraken maken over een plan B.

Als je erg onzeker bent over de opkomst, vraag de locatie dan of er een kleinere ruimte is waar je terecht kunt bij een lage opkomst. Ook voor de catering kun je ze vragen op welke manier ze kunnen inspelen op een onzeker aantal deelnemers.

Voor sommige evenementen bestel ik (in overleg met de locatie) voor de lunch minder dan het verwachtte aantal bezoekers. Bijbestellen kan meestal wel, maar een bestelling kort voor dag annuleren niet. Check dit altijd vooraf met de catering, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Heb jij nog goede tips? Deel ze hieronder!