Zakelijk evenement organiseren? Alle stappen op een rij

Zakelijk evenement organiseren: van a tot z

Ga jij een zakelijk evenement organiseren? Daar komt veel kijken. En al heb je veel ervaring als eventplanner: elk evenement is anders en is daarom altijd maatwerk. In dit overzicht geven we je inspiratie voor de belangrijkste elementen. 

Ontwerp je evenement

Respecteer de tijd van je bezoekers en zorg dat ze echt veel uit de dag halen. Dan komt er iets meer kijken dan snel wat tijden te bepalen, een bekende spreker uit te nodigen en die ene mooie locatie van de vorige keer te boeken. Maar hoe doe je het dan wel?

Er zijn verschillende manieren om je evenement goed te ontwerpen. Het belangrijkste is dat je er bij stilstaat wáárom je dit evenement organiseert en wat je ermee wilt bereiken. Het is meer dan alleen maar een leuke dag, zeker als je een zakelijk evenement organiseert. Denk dus goed na over de eventstrategie.

Een handig hulpmiddel om het eens echt goed aan te pakken is het Event Canvas. Oke, deze aanpak kost een paar uur of zelfs een paar dagen tijd van het groepje deelnemers. Maar volgens de bedenkers van het Event Canvas is het wel zo fair om minstens 1% van de tijd van je bezoekers te besteden aan een goed ontwerp. Zo klinkt het ineens wel redelijk, toch? We raden je aan jezelf het boek cadeau te doen, zodat je alle stappen goed uitvoert.

Eventcanvas boek

Ook als je een online evenement organiseert kun je Event Design gebruiken. We hebben een mooi overzicht vol tips en inspiratie over het organiseren van online evenementen.

Begin op tijd voor meer effect

Het is zo’n open deur, maar het ook daadwerkelijk doen is een tweede. Bij EventGoodies krijgen we regelmatig de vraag of we met spoed nog een partij weten die iets kan leveren op een evenement. Als je iets met spoed regelt, gaat dat ten koste van de kwaliteit. De meeste leveranciers doen maatwerk. Natuurlijk kun je even snel een act inzetten of even snel een fotohokje huren. Het is meestal alleen wel weggegooid geld als het niet voldoende bijdraagt aan het doel en de boodschap van je evenement.

Probeer dus ruim voor het evenement plaatsvindt te bepalen wat je allemaal nodig hebt. Des te meer tijd heb je om echt iets goed en effectief in te zetten. Bovendien is er dan ook meer tijd om je te laten adviseren door de leveranciers.

Gebruik handige tools

Er zijn allerlei handige tools en middelen om jouw werk wat makkelijker te maken en stress te voorkomen. De planning is het allerbelangrijkste wat je nodig hebt voor het organiseren van een evenement. Daar zijn veel manieren en tools voor. Welke het beste voor jou werkt, moet je zelf ondervinden. De een gaat voor Excel, de ander voor Trello. Uiteindelijk gaat het er vooral om dat jij – en eventueel je team – het daadwerkelijk gebruikt en update.

Wil je de mening vragen aan je publiek tijdens een presentatie? Wij hebben 4 online stemtools op een rij gezet.

Kies een thema

Met een thema voor je evenement kun je enerzijds zorgen dat de boodschap echt goed overkomt. Mensen worden door verschillende onderdelen van het evenementen aan de boodschap herinnert. Anderzijds maakt een thema de invulling van je evenement een stuk eenvoudiger. Er zijn zoveel keuzes te maken. Met een thema elimineer je een heleboel opties. Bovendien is het voor jouw bezoekers ook leuker als het evenement een samenhangend geheel is.

Op onze site vind je tips voor de aankleding van je event. Of misschien is het thema wel duurzaamheid? De jacht naar toffe, bijpassende goodies en elementen zorgt ook voor voorpret. Gun jezelf dat ook, want tijdens de dag zelf komt er meestal weinig van om te genieten.

Zoek een passende locatie

Hoe kies je nou de juiste locatie? Als je een goede eventstrategie hebt, dan krijg je als het goed al een goede richting waar je naar moet zoeken. Veel locaties vallen dan af. Vervolgens kun je op zoek gaan naar een locatie die past bij jouw evenement. Weet je niet goed waar je zoeken moet? Gebruik dan deze tips die je op weg helpen in je zoektocht.

Heb je eenmaal een locatie gekozen, ga dan op locatiebezoek en gebruik deze checklist. Zo weet je zeker dat je niet alleen maar kijkt naar de ruimtes, maar ook naar andere praktische zaken.

Bepaal het programma

Op basis van het doel van je evenementen en de behoeftes van je doelgroep, ga je het programma samenstellen. Probeer hier echt goed na te denken over wat je wilt bereiken. Wat wil je dat de bezoekers doen of leren? Te vaak worden er een rij sprekers op het podium geroepen en zitten bezoekers uren te luisteren naar een monoloog.

Er zijn zoveel andere formats te verzinnen. Wat dacht je van een spreker te laten interviewen in plaats van te laten spreken? Of een debat, een makathon, een roundtable of een brainstorm waarbij deelnemers in groepjes een oplossing zoeken?

Mensen met elkaar verbinden is vaak een belangrijk onderdeel van een evenement. Er zijn allerlei middelen om het netwerken te faciliteren en het de bezoekers wat makkelijker te maken. Probeer bij het bepalen van je programma ook rekening te houden met introverte bezoekers. Wist je dat maar liefst de helft tot een derde van de mensen introvert is?

Boek een bijpassende act

Wanneer de praktische zaken rondom je evenement zijn geregeld, is het tijd voor de concrete invulling. Heb je ruimte in het programma of op de beursvloer? Kijk dan ook eens naar het inzetten van een act of show. Een act prikkelt de zintuigen en geeft een extra dimensie aan de boodschap die je wilt overbrengen op een evenement. In Nederland zijn voldoende evenementenbureaus en zelfstandigen te vinden die bijzondere concepten aanbieden.

Een act kun je heel slim inzetten als marketingactie of merkactivatie. Zorg ervoor dat de act opvalt, zonder dat het storend of afleidend is. Begin bij het doel. Wat wil je precies overbrengen aan de bezoeker van jouw evenement? Wat is de meerwaarde van een act? Wil je contactgegevens verzamelen? Welke vorm past het beste bij de uitstraling van het bedrijf en evenement? Wanneer je eenmaal een helder doel hebt geformuleerd, kun je aan de slag met researchen.

Extra aandacht voor eten & drinken

We hoeven jou niet te vertellen dat eten en drinken een heel belangrijk onderdeel is van het evenement. Als bezoekers laten weten of de dag al dan niet geslaagd was, wordt het eten vaak genoemd. Tegenwoordig zie je nog maar zelden belegde broodjes voor lunch. Het wordt steeds creatiever en gezonder.

Foodtrucks zijn nog steeds erg populair. Hoewel dat vaak erg leuk is voor de sfeer, zorgt het meestal ervoor dat het langzaam gaat. Zorg voor een goede gastvrijheid. Je wilt voorkomen dat mensen lang in de rij moeten staan.

Opvallen met de juiste aankleding

Bij de aankleding van je evenement komt meer kijken dan alleen een vlag in de vlaggenmast hijsen en bloemstukken plaatsen bij de entree. Wanneer de locatie is bepaald, volgt al snel de aankleding en decoratie van de ruimte(s) en andere elementen. De eerste mogelijkheden liggen bij de locatie zelf: waar kan de locatie in ondersteunen en wat is er beschikbaar? Vraag ze om een lichtplan. Ook standaard of modulaire elementen in de ruimte dragen bij aan de uitstraling en sfeer van je evenement.

Een evenement goed aankleden, van techniek tot meubilair en van signing tot entree, is bepalend in het gevoel wat de bezoekers krijgen tijdens het bezoek. Niet alleen van het evenement zelf, maar ook van het merk en de product of dienst. Zie je evenement als een blanco canvas, waarin je zelf de elementen kunt toevoegen. Kleuren, materialen, structuren, licht en geluid. Alles moet samen één geheel vormen en aansluiten bij de merkcultuur.

Goede signing en bewegwijzering

Signing – de visuele communicatie – op je evenement is een ontzettend belangrijk onderdeel. Het heeft meerdere functies. Een daarvan is de bewegwijzering. Niet alleen buiten om de route naar de locatie aan te geven, maar ook binnen. Voorkom frustraties bij je bezoekers omdat ze moeten zoeken. Zorg dat ze direct weten in welke rij ze moeten staan, waar ze hun jassen kwijt kunnen en waar de wc’s, catering en diverse ruimtes zich bevinden.

Naast bewegwijzering is de visuele communicatie op je evenement ook belangrijk voor de uitstraling en branding. Je wilt dat mensen je onthouden. Zorg dus dat je opvalt. Als je het goed aanpakt, zie je de uitingen ook terug op de foto’s die gemaakt worden. Zowel door de fotografen die je inhuurt als door de bezoekers zelf. Je stimuleert dit door bijvoorbeeld een gepersonaliseerd doek te laten  maken met de namen van de bezoekers of met grote lichtletters.

Zorg voor nuttige badges

Als je badges wilt inzetten op jouw evenement – nadat je jezelf hebt afgevraagd of dat wel écht nodig is – probeer dan ook hier niet te snel in het geijkte te duiken. Wat is het doel van de badges? Als je wilt dat mensen elkaars naam goed kunnen lezen om zo een praatje te maken, vermeld de naam dan groot. De bedrijfsnaam en het eventlogo mogen dan een stuk kleiner.

Zo zijn er meer tips voor als je betere badges wilt maken. Wil je graag iets aparts en creatiefs? Kies bijvoorbeeld voor een badge met een onderwerp of vraag in plaats van een naam. Of combineer de bagde met een programma- of notitieboekje.

Promoot je evenement

Je evenement staat in de steigers, nu is het tijd voor de uitnodigingen en promotie. Mensen krijgen erg veel uitnodigingen voor allerlei evenementen. Een sterk programma helpt al enorm, maar als je echt wilt opvallen, bekijk dan deze voorbeelden van originele uitnodigingen. Of val door andere manieren op door bijvoorbeeld guerrilla marketing in te zetten.

Vaak zie je dat er extra hard getrokken wordt aan de promotie als de aanmeldingen tegenvallen, maar als je het slim aanpakt hoef je geen paniekvoetbal te doen. Zorg voor relevante content over het onderwerp van je evenement. Zo trek je mensen aan die interesse hebben in het onderwerp en vervolgens kun je ze wijzen op het evenement.

Als je een terugkerend evenement organiseert, is het verstandig om zoveel mogelijk mee te liften op het momentum van je evenement. Hoe meer je naderhand onder de aandacht blijft en laat zien hoe interessant en geslaagd het was, hoe makkelijker het wordt om het jaar daarna de zaal vol te krijgen.

Ideeën voor de ultieme goodie(bag)

Stiekem hoopt de bezoeker bij het verlaten van een evenement op een cadeautas, of goodiebag. Tijdens beurzen is er op iedere stand wel een geinige, soms ook functionele goodie of give-away te vinden. Een slim gekozen item zorgt voor meer traffic naar de stand en creëert wellicht een potentiële klant. Op evenementen is een zorgvuldig samengestelde en herkenbare goodiebag

een vrij eenvoudige manier om de bezoeker een bedankje mee te geven.

Goodiebags zijn een tastbare herinnering aan het bezochte evenement. Het samenstellen en aanbieden van een goodiebag kan op verschillende manieren. En nog steeds ontstaan er nieuwe, ludieke en kostenbesparende ideeën om bezoekers een bedankje mee te geven. Een samenwerking met partners, leveranciers en de locatie kunnen al leiden tot een goed gevulde goodiebag. Pennen, flyers, stressballen en visitekaartjes vormen nu niet bepaald de ideale inhoud van een goodiebag. Ga voor een passend thema, opvolgactie of tastbare herinnering. Een duurzaam alternatief is het goodiebagbuffet, waar de bezoeker zelf een goodiebag kan samenstellen.

Verslaglegging tijdens evenement

We hebben het net al aangestipt bij de promotie voor je evenement. We adviseren je zoveel mogelijk vast te leggen tijdens het evenement (maar niet zo overdreven als op de foto). Laat niet alleen maar mooie foto’s en een gezellig sfeerfilmpje maken, maar focus zoveel mogelijk de besproken onderwerpen. Zo geef je niet alleen de bezoekers een waardevolle, interessante terugblik, maar ook de mensen die niet aanwezig konden zijn. Zo trek je mensen ook na je evenement aan.

Na het evenement

De dagen na het evenement kunnen bijna net zo druk zijn als de dagen ervoor. Je krijgt waarschijnlijk allerlei mailtjes – met bedankjes, complimentjes of juist klachten- en allerlei vragen. Zelf wil je ook wat mensen mailen om te bedanken of om zaken terug te koppelen. En niet te vergeten, de bezoekers opvolgen. Ook hiervoor geldt weer: als je een zakelijk evenement organiseert, dan wil je waarschijnlijk ook je investering eruit halen.

Spullen moeten weer op de juiste plek komen en je moet een en ander afronden met de sprekers en leveranciers. Intussen nog evalueren, een mailing en eventueel een persbericht de deur uit en de slides, foto’s en video’s delen. Heb je journalisten of bloggers uitgenodigd? Dan publiceren zij de dagen na je evenement nog hun artikelen. Die wil je natuurlijk zien en netjes reageren als ze je taggen op social media.

Dan zijn er vaak nog allerlei onvoorziene zaken die op je bordje komen. Een goede eventplanner is op het meeste goed voorbereid, maar zorgt dat hij/zij paraat staat voor alles wat niet volgens plan loopt. Je kunt helaas niet alles managen. Prioriteiten stellen en flexibel zijn is in de dagen na het evenement key!

En vooral niet vergeten: evalueren na je evenement. Niet alleen of de bezoekers een leuke dag hebben gehad, maar vooral of je je doelen hebt gehaald!

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.