Door alle omstandigheden hebben online evenementen de afgelopen maanden een flinke vlucht genomen. Voor jou als eventmanager is dit even schakelen. Je gasten treffen elkaar niet op een mooie locatie. Zij beleven het evenement via een beeldscherm. Hoe zorg je ervoor dat dit een gastvrije ervaring is? In dit artikel geven we je een aantal tips.

Natuurlijk is een goede techniek de basis voor een geslaagd online evenement. Net als een afwisselend programma. Daarnaast zijn er nog veel andere dingen die jij kunt doen. De aandachtspunten zijn eigenlijk niet veel anders dan bij een live beleving. Je regelt ze alleen anders in. Wil je opdrachtgever een online evenement door jou laten organiseren? En wil jij dat het evenement de doelstellingen behaalt? Dan doe je er goed aan op de volgende zaken te letten.:

Verzorg je bezoeker goed

Qua kosten bespaar je behoorlijk op catering als het evenement online plaatsvindt. Hoe leuk is het dan om een verassingselement toe te voegen in het voortraject. Een box waarmee aan de innerlijke mens wordt gedacht. Er zijn allerlei leuke (ook duurzame) varianten verkrijgbaar; een lunchbox, borrelbox, meeting box, stroopwafels verpakt naar thema of iets anders lekkers voor bij de koffie.

Laatst kwam ik een erg leuk idee tegen voor je sprekers. De zogenaamde Branding Box. De inhoud pas je aan aan het feit of de sprekers vanuit huis of vanuit een studio in beeld zijn. Doe er bijvoorbeeld een branded koffiemok of dopper in. Een event poster, bloemen of stropdas in de kleur van het event, een template voor de presentatie, stylingtips of uitleg hoe je een digitale achtergrond maakt. Het geeft jou enige invloed op de uitstraling. En met leuke items voelt de spreker zich door dit gebaar speciaal en gemotiveerd.

Uit eigen ervaring weet ik dat het ontvangen van zo’n box voor commitment zorgt. Daarbij is de kans groot dat de deelnemers er iets over delen op social media. En dat is weer goed voor de zichtbaarheid van je evenement. Twee vliegen in één klap!

Voorzie in de behoefte van je gast

Zorg dat de deelnemer ergens terecht kan met praktische vragen. Het toilet weet men thuis vast te vinden, maar ik kan me goed voorstellen dat je als deelnemer tussendoor vragen hebt. Hoe laat is er een pauze? Hoe laat eindigen we? Kan ik iemand 1 op 1 spreken in een break out room? Bij een live evenement is het makkelijk om iemand aan te spreken. Waarom zou dat online niet zo zijn? Een online host kan deze rol goed vervullen. De dagvoorzitter houdt de chat bij. Daar worden vragen of opmerkingen geplaatst over het onderwerp.

Creëer een aangenaam beeld om naar te kijken

Laten we eerlijk zijn, het oog wil ook wat. Een sfeervolle setting kijkt prettig. Een eventstylist heeft vaak de nodige decoratiestukken in opslag. Daarmee ziet een kale ruimte er al snel een stuk gezelliger uit. Er zijn ook cateraars die mooie sfeerconcepten en complete studiosettings hebben ontwikkeld. Je huurt een decor met meubels, vloerkleden, planten en een mooie achtergrond. Natuurlijk voldoet zo’n opstelling aan de anderhalvemeterrichtlijn en is deze eenvoudig te branden. Verschillende AV leveranciers bieden kant en klare studio’s aan. Er zijn zelfs mobiele varianten die je kunt inzetten waar jij ze nodig hebt. Kortom, mogelijkheden genoeg. Met een professionele setting verhoog jij de impact van je evenement.

Zorg dat het ook achter de schermen goed voor elkaar is

Wanneer je het evenement achter de schermen gastvrij begeleidt, help je alle partijen optimaal te functioneren. Denk aan praktische zaken als het begeleiden van sprekers, ontvangen van crewleden, tijdseintjes geven, looproutes- en camerastandpunten bewaken, assisteren van de dagvoorzitter of moderator. Heb je zelf een rol in de productie en voorzie je dat je je handen niet voldoende vrij hebt om dit op te pakken? Zorg dan dat je iemand in het team hebt, die zich hier volledig op kan focussen. Iemand die dat opstapje regelt voor een spreker die wat klein van stuk is, bijvoorbeeld. Dat geeft rust en zo laat je geen steken vallen.

Bovenstaande punten zijn allemaal van invloed op de gastvrijheidsbeleving. Wanneer dat tiptop in orde is, draagt het bij aan het gevoel wat men overhoudt aan het bezoeken van je evenement. Je hebt een ervaring gecreëerd die van waarde is. Zowel voor de deelnemer als je opdrachtgever.

We hebben de afgelopen tijd noodgedwongen met online- (en hybride) evenementen gewerkt. We hebben er plezier aan beleefd en de voordelen ervaren. Natuurlijk, offline geeft een andere beleving. Daar gaat ons hart nóg sneller van kloppen. Maar helaas kan dat nog niet precies op de manier die we gewend waren. Daarom doen we wat we kunnen.

Gelukkig zit de branche niet meer volledig op slot en doet waar ze goed in is; kansen en momenten creëren om het contact tussen mensen in stand te houden en kennis en emoties op elkaar over te brengen. Deze behoefte lijkt nu wel groter dan ooit.

Foto: door Zuzana Gazdikova. Je ziet onze gastblogger Gaetana Ferla in haar rol als dagvoorzitter.