Voorbespreking bij de locatie; waar let je op?

Voorbespreking op locatie

De keuze voor een locatie is een belangrijk moment in het organisatieproces van je evenement. Zodra deze keuze is gemaakt, wordt het plan alweer veel concreter. In dit blog lees je welke praktische zaken je nog specifieker uit kunt vragen tijdens je voorbespreking met de locatie.

Natuurlijk heb je al op veel zaken gelet tijdens het eerste locatiebezoek. Een checklist is hierbij een handig middel. Op basis van de wensen en behoefte heb je een match gemaakt en je perfecte locatie uitgekozen. Nu gaat de invulling beginnen en ga je op bezoek voor een voorbespreking.

Gastvrijheid is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Wat voor type evenement je ook organiseert, het heeft een grote invloed op hoe je gasten de dag beleven én op de ROI.

Verschillende onderdelen zijn direct (of indirect) van invloed op de gastvrijheidsbeleveving. Richting je gasten, maar ook richting je leveranciers. Het is daarom belangrijk om daar samen met de locatie extra aandacht aan te besteden.

We zoomen in op een aantal punten.

Zorg voor een goede toegankelijkheid

Hoe je gasten de aankomst en ontvangst ervaren staat wat mij betreft met stip op 1. Leg je contactpersoon dan ook zeker deze vragen voor;

  • Doet de locatie iets qua bewegwijzering tijdens je evenement?
  • Is de route van het parkeren naar de ingang duidelijk genoeg?
  • Wat gebeurt er zodra een gast binnen is?
  • Zijn er medewerkers om de gasten te ontvangen en verwijzen of ga je dit zelf regelen?
  • Wat zijn de voorzieningen voor minder valide gasten en hun begeleiders?

Vraag ook vanaf hoe laat en waar je leveranciers zich kunnen melden. Vaak zijn daar aparte ingangen voor. Je wilt voorkomen dat zij, soms in alle vroegte, voor een dichte slagboom komen te staan.

Tip: tijdens de ontvangst wordt vaak gevraagd hoe het uitrijden geregeld is. Stem dit van te voren goed af met je opdrachtgever en de locatie. Neem het mee in de briefing aan de mensen die de ontvangst verzorgen. Het staat onprofessioneel als zij deze vraag niet direct kunnen beantwoorden.

Let op de akoestiek

Het belang van een goede akoestiek wordt vaak onderschat. Je doet er goed aan om de akoestiek een grote rol te laten spelen bij de keuze voor de ruimtes die je gaat gebruiken. Focus je hierbij niet alleen op de zalen waar sprekers een presentatie geven. De ruimtes waar de pauzes en het netwerken plaatsvinden, zijn minstens zo belangrijk. Meer dan eens heb ik een afsluitende borrel meegemaakt waarbij je echt moeite hebt elkaar te verstaan. Dat is zo zonde van de investering.

Met een goede akoestiek raak je minder snel vermoeid en kun je je beter concentreren op je gesprek. Je raakt minder afgeleid en je aandacht is daar waar hij moet zijn. Wil je zeker weten dat het goed zit met de akoestiek? Vraag dan of je een keer mag langskomen wanneer er een groter gezelschap aanwezig is en je de proef op de som kunt nemen.

Laat de techniek het programma ondersteunen

Je eerste vraag is natuurlijk wat er aanwezig is qua stroomvoorziening, licht en geluid. Vervolgens stel je vast wat er aanvullend nodig is. Bij een interactief programma is een extra microfoon, waar de dagvoorzitter mee door de zaal loopt, of een Catchbox een handige aanvulling. Ga na of dit via de locatie geregeld kan worden of dat je zelf een externe partij inschakelt.

Afhankelijk van de middelen waarmee je gaat werken, zoals projectie- of LED-schermen, is de lichtinval in de zaal een belangrijk punt. Hoe draait de zon, is het licht door de raampartijen te filteren of verduisteren? Allemaal zaken die invloed hebben op het kijk- en leescomfort van je gasten.

Wees voorbereid op onverwachte situaties

Uiteraard wil je ook weten hoe de technische support tijdens het evenement wordt ingevuld. Zijn er meerdere personen beschikbaar of is er een allrounder vanuit de locatie aanwezig? Iemand die ervaring heeft met AV, licht én geluid? Of zet je een externe specialist in die de regie in handen heeft? Soms is het verleidelijk je sec te laten leiden door budget. Als je er echter zeker van wil zijn dat de techniek het progamma perfect ondersteunt, is het goed om op safe te spelen. Eén persoon kan immers maar één onverwachte situatie tegelijk oplossen.

Stel je technische team zorgvuldig samen

Een storende microfoon of hick-up in de presentatie is zo’n overwachte situatie. Dit heeft veel effect op je gasten. Vaak wordt er wat makkelijk gedacht over hoe dat in de zaal overkomt. Onderschat dat niet. Het haalt hoe dan ook de aandacht weg van de boodschap. Of je nu een zaal hebt met 80 gasten of 300, dat wil je niet. Met een goed en volledig team anticipeer je op dit soort situaties.

Tip: Bestaat je team uit een externe partij en mensen vanuit de locatie? Stel ze op de werkvloer dan even aan elkaar voor. Dit is een kleine moeite die de samenwerking en het teamgevoel bevorderd.

Met de antwoorden op de bovengenoemde vragen vul je het ontwerp van je evenement alweer een stuk verder in. Wat je nodig hebt aan informatie is natuurlijk sterk afhankelijk van het soort evenement. Daarom zijn er ongetwijfeld nog zaken die hier niet benoemd zijn.

Ik ben dan ook heel benieuwd; mis je nog iets belangrijks? Op welke punten let jij tijdens zo’n voorbereidingsbezoek?

Plaats een reactie

2 reacties

  1. Heel goed stuk Maaike. Goed om op deze manier he event aan te vliegen. Als je -om welke reden ook- op een specifieke locatie zit die akoestisch niet ideaal is, weet dan dat er op dat punt innovatieve techniek zijn. Van eenvoudige doeken om galm te elimineren, tot geluidsdekens en schermen die echt heel veel dempen.

    En erg blij met je opmerking over het ‘voorstellen van het team’. Als regisseur hou ik altijd een regiebespreking zodat elke discipline exact weet wat er gebeurt en wat er van hem of haar wordt verwacht. Daar komen ook de onverwachte situaties aan de orde en de mogelijke oplossingen. Mijn advies zou in alle gevallen zijn, repeteer je programma. Hoe eenvoudig het ook is of lijkt.

  2. Hai Rene, bedankt voor je toffe en uitvoerige reactie! Mooie aanvulling met de specifieke mogelijkheden die er zijn om de akoestiek te optimaliseren. Goed ook om te horen over hoe je de samenwerking tussen partijen aanpakt en zo anticipeert op onverwachte situaties in het programma. Dat zou mij veel rust geven, fijn!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.