Kies je voor een professionele evenementlocatie of juist niet?

Professionele of onconventionele eventlocatie

Locaties; een van de eerste zaken die je regelt als je een evenement organiseert. Kies je liever voor een professionele eventlocatie of een ruimte die je omtovert voor jouw evenement?

De afgelopen jaren heb ik uiteenlopende evenementen mogen organiseren en dus ook op uiteenlopende locaties. Van professionele eventlocaties tot ruimtes bij bijvoorbeeld bedrijven die we lieten omtoveren tot congreszaal. Beide opties hebben zo z’n voordelen. Het is maar net wat je wilt en wat bij jouw evenement past.

In deze blog lees je over de voor- en nadelen. Belangrijk om af te wegen voor je een keuze maakt!

De professionele eventlocatie

Als je weinig tijd hebt en wilt dat alles echt tiptop geregeld wordt, dan is een eventlocatie ideaal. Zo heb ik een aantal evenementen mogen organiseren in DeFabrique, een van mijn favoriete locaties. Dat is natuurlijk een hele grote organisatie met veel mogelijkheden. Onlangs organiseerde ik een evenement bij Het West-Indisch Huis. Hoewel de locatie een stuk  kleiner is, was de organisatie erachter erg professioneel. Je zit dus in principe eigenlijk altijd wel goed op een eventlocatie.

Deze locaties doen namelijk niet anders dan groepen te ontvangen voor evenementen. Zij weten dus precies wat er moet gebeuren.

De voordelen op een rij:

Je kunt spullen huren. Als je extra materiaal nodig hebt, dan heb je daar dus zelf geen zorgen over. Het scheelt weer een hoop tijd en heen en weer gemail met een andere leverancier. Alles staat dan gewoon voor je klaar op de dag zelf.

Zij denken en helpen je mee. Dankzij jouw draaiboek weten ze precies wat er wanneer moet gebeuren. Door de specifieke vragen die ze stellen, zetten ze je op scherp. Zo wordt jouw eigen draaiboek nog beter en strakker ingepland!

Er is een party manager aanwezig die alle zaken regelt met betrekking tot de locatie. Als er dan iets moet gebeuren, hoef jij er zelf niet achteraan en kun jij je focussen op andere zaken (waar blijft die spreker nou?! 😉 ).

Er zijn goede voorzieningen. Eventlocaties zijn goed bereikbaar en hebben meestal voldoende parkeerplekken. Er zijn voldoende toiletten en er is vaak een goed restaurant of cateringsmogelijkheden.

Alternatieve locaties

Je kunt je evenement natuurlijk ook op een locatie organiseren die niet standaard als eventlocatie dient. Dit kun je doen om kosten te besparen, of omdat je iemand in je netwerk hebt met een gave locatie. Bijvoorbeeld bij een bedrijf met een prachtige kantine of auditorium. Of misschien is er ruimte bij een publieke ruimte die je kunt huren, zoals een bibliotheek. Dat maakt het evenement uniek en heeft zo ook weer eigen voordelen.

Zo organiseerde ik eens een evenement in een garage van een kantoor of in de ontvangsthal van een verzamelpland. Het is erg leuk om zo’n ruimte ineens als congreszaal te zien. Dan is het geen strak ingerichte congreszaal, maar staat er zomaar ineens een bank tussen de stoelen. Zoals je op de foto hieronder ziet van een event bij Spaces Herengracht. Deze locatie was daar prima voor geschikt omdat het een informele bijeenkomst was, waarbij dus ook een informele setting past.

Spaces Herengracht

Ook zo’n alternatieve locatie heeft zijn voordelen:

Je hebt een unieke locatie, die mensen  juist extra kan stimuleren om langs te komen. Niet alleen qua stijl, maar mocht je eens een evenement bij een bekend bedrijf organiseren, dan hebben mensen een kijkje achter de schermen.

Het stimuleert soms meer tot interactie. Toen we van de eerdergenoemde garage verplaatsen naar DeFabrique  voor hetzelfde evenement, oogde alles gelijk veel professioneler. Door het podium, de verlichten, de headsets… Dat is gaaf, zeker voor zakelijke evenementen. Dat het knullige is er af is, maakt het event ook formeler. Dat moet je maar net willen. Het voordeel van een alternatieve locatie is dat het wat uitnodigender kan zijn om bijvoorbeeld de interactie aan te gaan tijdens een sessie.

Jouw contactpersoon zet z’n beste beentje voor. Ze stemmen niet zomaar toe. Als iemand zijn locatie of kantoor beschikbaar stelt voor een evenement, terwijl ze dat anders zelden of nooit doen, dan moet diegene wel enthousiast zijn. Of het nou persoonlijk is of om de eventuele extra inkomsten. Deze persoon is vergelijkbaar met een party manager op een professionele locatie, maar werkt in dit geval meer uit enthousiasme en uit mijn ervaring zetten ze hun beste beentje voor om er wat moois van te maken. Het is dus niet routinematig vergeleken de ervaren party manager.

Dat is tegelijkertijd ook een valkuil, omdat deze mensen minder of misschien zelfs geen ervaring hebben om grote groepen te ontvangen. Ook hebben ze er niet altijd veel tijd voor om er veel tijd aan te besteden. Zorg dan ook dat je goed voorbereid en extra oplettend bent.

Welke locatie kies jij?

Elke type locatie heeft ook zijn nadelen. Waar er bij een professionele locatie veel mogelijkheden zijn, ze vaak erg flexibel zijn en graag meedenken, zit je wel aan een standaardpakketten en opties vast. Zo kun je bijvoorbeeld niet altijd je eigen catering regelen.

Het nadeel van een alternatieve locatie is dat je veel zelf moet regelen, meer moet afstemmen en niet altijd alles even vlekkeloos verloopt.

Kortom: wat voor locatie kies jij voor jouw evenement? Mocht je eventlocaties gewend zijn en echt eens wat anders willen en de tijd hebben, dan raad ik je zeker aan om eens voor een alternatieve locatie te gaan. Mits het natuurlijk past bij je evenement.

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.