Print in 3 eenvoudige stappen alle badges voor je evenement

Print in 3 eenvoudige stappen alle badges voor je evenement

Eerder schreef Samira over het nut van badges én hoe je nou een goede badge maakt. Maar als je eenmaal een goed ontwerp hebt, hoe zorg je er dan voor dat je deze snel gedrukt krijgt? Zeker wanneer je grote bezoekersaantallen verwacht kan dit een tijdrovend klusje zijn. En hoeveel tijd wil je precies steken in zo’n badge die na het evenement waarschijnlijk tussen het vuilnis eindigt? Niet te veel natuurlijk! Daarom leg ik in deze blog uit hoe je in 3 stappen al je badges automatisch van een naam (en bedrijfsnaam) voorziet om deze zo snel mogelijk te printen of naar de drukker te sturen. Het enige wat je nodig hebt is een Excelbestand met je deelnemers en Adobe InDesign.

Stap 1: Maak je ontwerp klaar

Maak je ontwerp klaar om in InDesign te importeren. Zorg hierbij dat je ontwerp lege ruimtes bevat voor de (bedrijfs)namen. Wanneer je vanuit Illustrator werkt, sla dan het document op als een pdf. Een pdf laadt sneller in InDesign dan een .AI bestand en dat werkt makkelijker wanneer je grote aantallen van je badges gaat maken en/of printen. Komt je ontwerp ergens anders vandaan? Sla het dan op als .jpg of .png.

Tip: Als je snel je badges wilt printen en in een steekhoesje wilt doen kun je het beste je ontwerp twee keer bovenaan een A4 plaatsten en de onderkant van de pagina leeg laten. Zo kun je het A4 precies twee keer vouwen zodat je badge aan beide kanten bedrukking heeft.

Stap 2: Maak tekstvakken aan

Je kunt je ontwerp in InDesign laden door CRTL + D (CMD + D op mac) in te toetsen. Nadat je het bestand hebt ingeladen maak je twee lege tekstvakken aan voor de namen en bedrijfsnamen. Dit doe je door de letter T in te toetsen zodat je vervolgens met je muis een tekstvak definieert. Na het aanmaken van de vakken kun je ze met de muis selecteren door shift ingedrukt te houden. Hierna geef je bovenaan in de werkbalk aan welk lettertype je wilt gebruiken.

Stap 3: Voeg data toe uit Excel

Nu komt het spannendste onderdeel! Het inladen van de namen en bedrijfsnamen van je deelnemers. Het is hierbij belangrijk dat je excelbestand als .txt is opgeslagen en dat je de kolommen een naam hebt gegeven. In InDesign ga je vervolgens naar Window Utilities Data Merge.

Wanneer je hierop klikt opent een venster waarin wordt uitgelegd wat nu bedoeling is. Als eerst voeg je je .txt bestand toe door op Select Data Source te klikken. Nadat het bestand is ingeladen voegt InDesign op basis van je kolomnamen twee variabelen toe.Deze variabelen kun je nu in je ontwerp laden door eerst het tekstvak te selecteren en daarna dubbel te klikken op de variabele die je hier wil invoegen (in mijn geval ‘Naam’). Hetzelfde doe je voor al je overige variabelen (in mijn geval ‘Bedrijf)’. Als de variabelen in het ontwerp zijn toegevoegd kun je een ‘Merged Document’ maken waarbij InDesign meerdere pagina’s aanmaakt voor al je deelnemers. Deze pagina’s kun je samen in één pdf opslaan om naar de drukker te sturen of om zelf te printen. That’s it! Je badges zijn klaar!

AI in Action

Op de voorbeelden van deze how to zie je badges die ik met behulp van dit trucje snel heb kunnen printen voor het evenement van E-mergo dat zich richtte op de toepassingen van AI technologie. In dit geval ging het om 80 badges met naam en bedrijfsnaam. Dit heeft mij dus een hoop tijd bespaard!

Heb je binnenkort een evenement waarbij je dit uit gaat proberen? Laat het weten in de comments of post een foto van het eindresultaat!

Emma Gill

Emma Gill is oprichter van Emma Gill Graphics en Marketing Coördinator bij E-mergo. De naam Emma Gill Graphics zegt het al, Emma is grafisch ontwerper en maakt graphics zoals logo’s, iconen of custom visuals voor bijvoorbeeld evenementen, geboortekaarten of trouwkaarten.

Je vindt Emma op Linkedin, Facebook en Instagram.

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.