Gastblog special door Wendy – WNDY Events

Persoonlijk contact is wat mij betreft de rode draad in het organisatietraject van jouw event. Maar waarom is persoonlijk contact eigenlijk zo belangrijk? En op welke momenten in het organisatietraject kun je profiteren van dat persoonlijke contact?  En hoe kun jij als organisator dat contact vervolgens zo persoonlijk mogelijk maken? Ik geef je voor elk contactmoment mijn ‘personal touch tip’ die je direct zelf kunt toepassen’. Schrijf je mee? 

Het eerste contactmoment

Het persoonlijke contact start bij het eerste contactmoment met de potentiële opdrachtgever. Dit vind ik persoonlijk één van de belangrijkste momenten waarbij je een gevoel krijgt bij de opdrachtgever. Is er een klik? Wat is de eerste indruk? 

Een gesprek wordt gepland en jullie gaan samen om tafel zitten. Tijdens deze fase wordt er kennisgemaakt en worden de wensen van de opdrachtgever besproken voor het evenement wat ze willen organiseren. Tegelijkertijd geeft dit jou als organisator de ruimte om:

• vragen te stellen; 
• goed te luisteren naar de wensen van de opdrachtgever;

Hierdoor kun je na het gesprek kun je een persoonlijk en concreet voorstel opstellen en aanbieden.

Personal touch tip: bereid je goed voor door je in te lezen. Laat tijdens dit gesprek zien dat je weet waar je het over hebt. Bekijk bijvoorbeeld goed de website of socials en verwijs naar iets wat ze laatst hebben gedaan. ‘Goh leuk, dat nieuwe logo!’

Het startoverleg

Na akkoord op het voorstel vindt een startoverleg plaats met de opdrachtgever en het projectteam wat betrokken zal zijn bij de organisatie van het evenement. Het startoverleg is één van de belangrijkste overleggen in het organisatietraject waarbij het persoonlijk contact een belangrijke rol speelt. Tijdens dit overleg ben je als organisator in de gelegenheid om:

• Kennis te maken met het projectteam. Met wie ga je samenwerken?
• De rolverdeling te bespreken: wie heeft welke rol in het organisatietraject.

Personal touch tip: Maak het startoverleg vooral interactief waarbij iedereen uit het projectteam zijn bijdrage kan leveren.

De projectplanning

Door het startoverleg zijn alle rollen, acties en deadlines helder. Dit kun je samenvatten in een overzichtelijke projectplanning met de acties, wie is waar verantwoordelijk voor, wat is de deadline en wat is de status van de actie? De projectplanning is een levend document en kan gedurende het organisatietraject aangepast worden. Als organisator wil je uiteraard het overzicht bewaren en up to date blijven. Dit kun je doen door terugkerende contactmomenten te plannen met het projectteam waarbij het volgende punten bespreekt:

• de status van de acties en deadlines;
• het verloop van het organisatietraject;
• de uitdagingen en knelpunten.

Personal touch tip: plan de terugkerende contactmomenten bij de start van het traject samen met het projectteam in voor de gehele periode. Op deze manier voelt iedereen zich betrokken en is de kans groot dat het volledige team ook aanwezig is bij de overleggen. 

De locatie en leveranciers

Bij de organisatie en uitvoering van een evenement zijn verschillende partijen betrokken. Denk hierbij aan de locatie, de catering, de fotograaf, de hostesses, de technische leverancier, de videograaf, de leverancier van het meubilair, aankleding, sprekers en nog veel meer! Om het evenement goed te kunnen laten verlopen is een goede afstemming en persoonlijk contact met deze partijen onmisbaar:

• Deel en bespreek zoveel mogelijk informatie over het evenement. 
• Bespreek de wensen en verwachtingen van de verschillende partijen.

Personal touch tip: zelf vind ik het heel prettig om met de verschillende partijen snel en makkelijk te kunnen schakelen via whatsapp, een kort telefoontje of mailtje. Whatsapp kan ook prima zakelijk gebruikt worden en werkt voor de meeste partijen heel fijn bij een snelle vraag of een korte afstemming.

Het evenement

Tijdens het evenement heb je als organisator vaak de rol als het centrale aanspreekpunt voor alle betrokken partijen. Dit vergt veel communicatie en persoonlijk contact. De kracht hierin is om iedereen in zijn rol te laten stralen en bij te sturen waar dit nodig is. Hoe persoonlijker het contact verloopt in het voortraject, hoe fijner het is om met iedereen samen te werken en te communiceren op het evenement zelf.

Personal touch tip: één of twee dagen voor het evenement check ik bij de verschillende partijen nog even de laatste stand van zaken en of er nog vragen of wijzigingen zijn. Op de dag van het evenement plan ik een korte ‘start van de dag briefing’ met de verschillende partijen om de dag energiek met elkaar te starten.

De evaluatie

Na het evenement vindt er een evaluatiemoment plaats met de opdrachtgever en het projectteam.  Een evaluatiemoment zorgt voor een persoonlijk contactmoment waarbij je als organisator het volgende wilt bespreken:

• de samenwerking en het verloop van het organisatietraject
• het verloop van het evenement 
• de tips en tops van het evenement 

Dit overleg geeft jou ook de gelegenheid om de opdrachtgever persoonlijk te bedanken voor het vertrouwen wat hij jou heeft gegeven om het evenement te organiseren. Dit kun je nog persoonlijker maken om een kleine attentie te geven wat jou als organisator kenmerkt.

Daarnaast heb je nog een contactmoment met de betrokken partijen voor een korte evaluatie. 

Personal touch tip: bereid jezelf goed voor en stel een lijstje op met jouw eigen tips en tops over het organisatietraject, het evenement en de samenwerking. Reflecteer hierin ook naar jezelf. 

---

Zoals je hebt gelezen loopt persoonlijk contact altijd als een rode draad door het gehele proces heen en is dit onmisbaar in het organisatietraject van jouw event. Hoe persoonlijker het contact…

• des te meer vertrouwen er is in elkaar,
• des te fijner de samenwerking verloopt,
• des te meer duidelijkheid er is bij de verschillende partijen en
• des te succesvoller het evenement is wat jij organiseert!

Vertel eens, hoe neem jij als organisator het persoonlijk contact mee in jouw organisatietraject?