Online events organiseren: 5 onmisbare stappen

online event organiseren

Waar eerder de behoefte lag in het elkaar in het echt ontmoeten, merk je nu een grote verschuiving naar online events organiseren. De grootste reden hiervoor is natuurlijk de coronacrisis. Door de maatregelen is het op dit moment niet mogelijk fysieke bijeenkomsten te organiseren. Maar ook straks, wanneer we wel weer bij elkaar mogen komen, met anderhalve meter ertussen, lijkt een online event een goed alternatief. Online heeft veel lagere kosten en is laagdrempeliger, waardoor je een hoger opkomstpercentage kunt verwachten. Maar hoe doe je dat eigenlijk, zo’n virtual event organiseren? In dit artikel lees je de 5 stappen die mij – en hopelijk ook jou – helpen bij het plannen van jouw eerste online event!

Bepaal je doel

Voordat je ook maar ergens aan begint, kijk eerst wat je wilt bereiken met het organiseren van een online event. Is het betrokkenheid bij je bedrijf genereren? Wil je meer klanten door het organiseren van het evenement? Maak je doelen SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Lees meer over het bepalen van je doel in deze blog

Kies je format

Kijk naar het soort evenement wat je organiseert. Hoe wil je de deelnemers bereiken? Is het een kleine vergadering, een beurs, een teambuildingsactiviteit of een cursus? Op basis daarvan kies je welk digitaal hulpmiddel je in gaat zetten: een videoconferentie, een livestream, rondleiding, webinar, online vergadering, een workshop, training of misschien zelfs een virtuele beurs. 

Stem af op je publiek

Wat zijn de interesses van je doelgroep? Waar zitten je gasten? Thuis, op kantoor of op een andere locatie? Spreken ze dezelfde taal? Wat is een handig tijdstip voor hen om deel te nemen? Hebben ze allemaal een goede verbinding? De bedoeling is je deelnemers een unieke ervaring te geven waardoor ze van begin tot eind geboeid blijven. Van tevoren kun je ze bijvoorbeeld tips geven over hoe ze zich kunnen voorbereiden op het virtuele evenement. Stukje verwachtingsmanagement!

Bepaal hoe je het evenement gaat promoten

Bij een online vergadering kun je deelnemers een agenda-uitnodiging sturen. Maar hoe pak je het aan wanneer je nog niet weet wie je deelnemers zijn? Mocht je een mailinglist hebben van je klantenbestand, dan kun je ze op deze manier uitnodigen. Via social media zoals Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Pinterest, TikTok en Snapchat kun je nog meer deelnemers werven. Kijk hierbij goed naar welke deelnemers je wilt hebben en bepaal aan de hand daarvan je (social media) strategie. 

Breng je boodschap creatief over

Zorg ervoor dat je de boodschap van jouw event overbrengt door creatief om te gaan met de inhoud. Dat voorkomt saaie en statige webinars waarbij sprekers alleen maar zenden. Je merkt snel dat je met een leuke invulling en onverwachte invulling gemakkelijker de aandacht van de bezoeker erbij houdt.

Een aantal suggesties:

  • Een interview met een influencer uit jouw branche.
  • Een workshop of cursus over de expertise van jouw bedrijf. 
  • Een live Q&A (een vraag- en antwoordsessie) over jouw bedrijf of over één van de expertises van jouw bedrijf.
  • Een videodemonstratie over een product van jouw bedrijf of van bijvoorbeeld één van jouw toeleveranciers.
  • Een live tekenaar die in beeld brengt hoe jullie aan het brainstormen zijn. 

(Enneh.. Klinkt dit allemaal leuk en aardig maar te ingewikkeld voor jouw event? Heb je geen idee waar je moet beginnen! Besteed het technische stukje uit aan een expert!)

Met deze vijf tips zorg je ervoor dat de basis van jouw online evenement staat als een huis! Durf het anders te doen, wees creatief en maak gebruik van de technologische mogelijkheden die er nu zijn. Zo wordt jouw online evenement bijzonder en doen de deelnemers graag nog een keer mee, wanneer je een volgende organiseert.

Succes en laat je weten hoe je eerste virtuele evenement ging?

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.