Het is crisis in de evenementenbranche. Offline events zijn met de huidige 1,5 meter afstand maatregelen kostbaar en dus schaars. Online events lijken de remedie. En guess what: online events kunnen ook zéker effectief zijn. Míts je het net zo waardevol insteekt als dat je met een offline event zou doen.

De titel van dit artikel is wat mij betreft dus veelgehoorde een misvatting. Ik denk dat event styling zéker nodig is voor een online evenement. En om je op weg te helpen deel ik graag 3 tips die jou kunnen helpen bij het stylen van jouw online evenement.

#1 Zorg voor een neutrale achtergrond

Op het moment zitten we allemaal thuis – of op bijvoorbeeld kantoor – en als jij een online event organiseert, dan doe je dit namens jóuw bedrijf. Dit houdt in dat de volledige uitstraling betrekking heeft op hoe ‘bezoekers’ over dit event, en dus over jouw bedrijf, oordelen. 

Wanneer je meerdere sprekers hebt, vind ik dat je best wat verzoeken mag indienen. Wanneer iemand voor een rommelige open boekenkast zit, kinderen om zich heen heeft lopen, iets te veel van zijn/ haar privacy laat zien… Alles heeft betrekking op het event, want dat kleine kader om de spreker heen is het enige wat de kijker ziet.

Zorg er dus voor dat iedereen een neutrale achtergrond heeft. Dit hoeft niet per se een witte muur te zijn, er mag natuurlijk wel iets ‘gezelligs’ op de achtergrond staan zolang het maar een bepaalde sfeer oproept wat bij jouw event past. 

Kijk maar naar onderstaande voorbeelden. Welke achtergrond spreekt jou het meest aan?

• 

• 

#2 Kijk ook eens naar andere locaties

Is het voor iemand heel lastig om thuis zo’n neutrale plek te creëren? Of wil jij met jouw event graag dezelfde uitstraling. Dan zijn er genoeg andere opties! Denk aan hotelkamers die je nu voor 1 dag kunt huren – wel even goed kijken wat je achtergrond is – of eventlocaties/ kantoren die hun locatie verhuren per dag (deel). Vaak hebben dit soort locaties meerdere achtergrond mogelijkheden waardoor je deze ook nog kunt afstemmen met de sfeer van jouw event.

Je zou ook alle sprekers op een locatie kunnen uitnodigen, zo wordt het nog meer een écht evenement. Kies per onderwerp een andere omgeving op deze locatie, passend bij het onderwerp. Heb je bijvoorbeeld een 1-op-1 interview, dan kun je een zithoek creëren en zet je de camera wat dichterbij. Of bevat jouw event een panel waardoor gediscussieerd wordt, dan is een grote tafel met 1 voorzitter een passende omgeving. Uiteraard zijn op dit moment de RIVM maatregelen belangrijk, maar met een goede planning kom je een heel eind!

Pssst…Zoals je ziet is dit een fijne plek om te huren; het event atelier in Rotterdam! Go check it out!

#3 Vergeet de branding van je event niet…

Bij een offline event gaat het vaak over een bepaald onderwerp. Bij dit onderwerp hoort een bepaalde emotie, iets wat jij wilt uitstralen en overbrengen op jouw bezoekers. Je wilt een sfeer neerzetten die je bezoekers direct meeneemt in het verhaal wat jij te vertellen hebt én hen op hun gemak stelt. Waarom zou dit online anders zijn??

Branding in event styling

Om jouw event branding echt goed door te voeren en de juiste sfeer neer te zetten raad ik je zéker aan om je online event op locatie op te nemen zoals ik bij tip #2 al aangaf. Met een podium, sprekers met een goede energie en de juiste aankleding. 

Natuurlijk snap ik dat het opnemen van een event op locatie soms echt niet mogelijk is en jouw sprekers gewoon vanuit huis hun verhaal doen. Maar ook dan wil je toch een bepaalde herkenbaarheid/ branding terug laten komen. Stuur dan van tevoren bijvoorbeeld een “Branding box” naar jouw sprekers. Hierdoor heb jij iets meer invloed op de uitstraling, krijgen je sprekers ‘gifts’ en worden zij nog enthousiaster – en zullen zij dit waarschijnlijk online delen = free publicity! 

Hierbij een paar ideetjes wat je in zo’n box kunt stoppen:

• Branded koffiemok
• Bloemen – uiteraard geheel in stijl/ kleur
• Event poster – op te hangen met bijgeleverde washi tape 
• Kaartjes – op te hangen bij de poster bijvoorbeeld
• Tips/ stappenplan hoe te stylen

Branding in communicatie

Naast de uitstraling in event styling vind ik uitstraling in je communicatie ook altijd heel belangrijk. Zo wordt jouw online event één geheel en zorg je voor een complete belevenis.

Daarom hierbij wat ideetjes voor de communicatie van jouw online event:

• maak het persoonlijk – stuur deelnemers digitaal een “wat leuk dat je erbij bent!” video
• maak intro-video’s van de sprekers – geheel in stijl met jouw branding
• denk aan tone-of-voice – kies je voor “je” of “u”? 
• stuur vooraf een klein presentje – notitieboekje en pen/ werkboek/ programmaboekje/ etc.
• maak een basis presentatie die elke spreker kan gebruiken en toevoegen met eigen branding – zo wordt het echt een samenwerking tussen jouw bedrijf en die van de spreker
• verstuur achteraf een goodiebag of bedankje

Voor mij als event stylist blijft het stylen van een offline event het leukste, maar wanneer ik zie dat een bedrijf echt alles uit de kast haalt om ook op hun online event een bepaalde sfeer neer te zetten, ben ik onder de indruk. Want het blijft hangen. De inhoud is heel belangrijk, maar ik ben van mening dat we de uitstraling – ook online – niet moeten vergeten!

Ik ben benieuwd; heb jij nagedacht over de styling van jouw online event?