10 tips om met minder stress events te organiseren

Tips om met minder stress events te organiseren

Event planning is een van de meest stressvolle beroepen ter wereld. Het blijft een drukke baan, maar met deze 10 tips kun je het voor jezelf makkelijker maken.

In allerlei lijstjes kom je het tegen: event planning is een van de meest stressvolle beroepen wereldwijd. Ik hoef jou niet uit te leggen waarom. En hoewel het een drukke baan blijft waarin je vrijwel altijd met verrassingen te maken hebt, zijn er wel manieren om te zorgen dat het iets minder stressvol is.

Als je deze tips toepast, heb je niet alleen minder stress, maar het komt ook ten goede aan het event zelf. Bovendien kun je dan nog beter omgaan met eventuele problemen die je last minute of op de dag zelf nog moet oplossen. De tips zijn overigens allemaal open deuren, maar daarom niet minder waar ­čÖé

Zorg voor een goede event strategie

Zorg dat de evenstrategie en dus ook de doelstelling helder is. Dit zorgt er niet alleen voor dat je weet wat je te doen staat, maar je kunt hier ook altijd weer naar teruggrijpen als iemand vlak voor het event nog even met spontane idee├źn komt.

Je bent natuurlijk servicegericht en wil laten zien dat jij in staat bent om verzoeken op te lossen. Maar er zijn grenzen. Als zo’n spontaan idee ervoor zorgt dat je daardoor de kwaliteit niet kan halen en belangrijker: de doelstelling in het gedrang komt, heb je je eventstrategie om naar te verwijzen. De klant is koning (of je baas/opdrachtgever), dus zij beslissen uiteindelijk. Maar dan weten ze in ieder geval wat voor consequenties hun besluit heeft.

Luister ook naar onze podcasts over dit onderwerp. Aflevering 34 tot en met 42 gaan over strategie en doelstellingen.

Begin al 1 jaar van tevoren

Eigenlijk moet ik zeggen ‘ruim’ van tevoren, maar dat is nogal vaag. Natuurlijk hoef je niet voor elk event een jaar van tevoren te beginnen. Maar bij grotere evenementen zou ik dat zeker doen. Je kunt sowieso alvast het gesprek houden, zonder direct al lijntjes uit te zetten.

Toch heeft lang van tevoren beginnen een aantal voordelen. Bij jou leeft het event dan waarschijnlijk al. Je hebt, al is het nog in je hoofd, een globale planning. Maar bij anderen, zoals een directeur, gaat het meestal vlak voor het event plaatsvindt pas leven. Als je vroeg begint en mensen erbij betrekt, gaan de radartjes ook wat eerder draaien en kun je idee├źn waar ze mee komen makkelijker integreren in het concept. Als het past bij het doel natuurlijk.

Betrek stakeholders

Voortbordurend op het vorige punt is het dus belangrijk om belangrijke stakeholders er al vroeg erbij te betrekken. Zorg dat je iedereen die invloed heeft op het event op de hoogte brengt van je plannen. Praat met hen over de eventstrategie en kies samen voor de richting die jullie op willen gaan. Zo kunnen ze ook tijdig hun zegje doen. Als ze later dan nog met nieuwe idee├źn komen, kun je ook nu weer teruggrijpen naar de eerder gemaakte afspraken.

Betrek leveranciers en besteed uit

De afgelopen jaren heb ik veel uiteenlopende leveranciers gesproken. Vrijwel allemaal zeggen ze hetzelfde: ze worden te laat ingevlogen bij een event. Of het nou om een dagvoorzitter, entertainmentbureau of AV-specialist gaat. Al nadat je de strategie en de eerste versie van het concept helder hebt, zou ik de partijen die je gaat betrekken alvast op de hoogte stellen. Zij kunnen vanuit hun expertise aanvullende vragen stellen. Zo zijn zij zelf niet alleen beter voorbereid en kunnen ze hun werk nog beter doen (en dus een beter event neerzetten), door hun vragen en input kun je je aanpak nog beter aanscherpen. Win-win toch?

In het verlengde hiervan kun je dus ook best een en ander uitbesteden. Je hoeft niet alles zelf te doen. Hier vertel ik ook over in deze podcastaflevering over teveel hooi op je vork nemen. Jouw taak is om de boel te managen en te zorgen dat de juiste mensen, de juiste dingen doen op het juiste moment. Dus als je voorziet dat het je teveel wordt, besteed dan werk uit.

Denk in scenario’s

Probeer vooraf een aantal risico’s in kaart te brengen waar je mee te maken kunt krijgen en zet alvast in grote lijnen neer hoe je daarmee omgaat. Natuurlijk heb je geen glazen bol en kun je niet alles voorspellen. Denk aan corona. Maar als je wel alvast voorbereid bent op wat veelvoorkomende risico’s, dan scheelt dat weer. Zet op een rij wat risico’s kunnen zijn en som in hoofdlijnen op wat voor acties je dan onderneemt en bijvoorbeeld met wie je dan contact op moet nemen.

Nu in coronatijd kun je bijvoorbeeld werken met drie scenario’s, zoals een hybride, online of fysiek event. En een paar weken voor het event plaatsvindt, hak je de knoop door over welke vorm je event krijgt. Meer hierover hoor je in de podcast waarin het Grootste Kennisfestival vertelt hoe zij dit aanpakken.

Maar je planning op de dag zelf kan ook in de soep lopen. Hoe ga je daarmee om? Als je een dagvoorzitter hebt, maak hier dan vooraf afspraken over.

Durf nee te zeggen

Hoewel ik dat hier en daar al heb genoemd bij eerdere punten, wil ik dit nog extra uitlichten. Durf nee te zeggen. Een mooi voorbeeld hiervan is een blog van een van onze gastbloggers Marjolein Bakker. Zij heeft zelfs een keer nee tegen UEFA gezegd!

Uiteraard denk je zoveel mogelijk in oplossingen. Ook in de bovengenoemde blog kwam zij met een alternatieve oplossing, maar wel tegen een meerprijs. Zo voorkwam ze dat ze de dag van tevoren de hele aanpak overhoop moest gooien en schakelde gewoon een externe partij in die het wel voor elkaar kon krijgen. Je hoeft echt niet alles zelf op te lossen, zeker niet als je twijfels hebt of het wel goed gaat komen en je beloftes waar kan maken.

Denk aan je persoonlijke doelen

Sta je weleens stil bij jouw persoonlijke doelen? Wat wil jij leren en bereiken? Waar krijg je energie van? Als je iets doet dat je leuk vindt, is dat veel minder stressvol dan als je iets moet doen wat je tegenstaat.

Ben je bijvoorbeeld iemand die liever op de achtergrond blijft en zelfs wat introvert is? Dan is gastvrouw zijn misschien niet iets wat je graag doet. Doe het dan ook niet, al vind jouw baas dat jij dat zo leuk kan. Huur bijvoorbeeld hosts in, zodat jij op de achtergrond je gang kunt gaan.

Misschien ben jij ontzettend geïnteresseerd in online en hybride events en wil je daar meer over leren. Stel dat op het evenement er wordt gelivestreamd, kijk dan of je daar ondersteuning kan bieden en speel je zelf vrij. Zo kun je meekijken, vragen stellen en dus veel leren!

Speel je zelf vrij

Ook dit verdiend weer nog even een apart hoofdstukje. Zorg dat je jezelf vrijspeelt. Zo’n dag is al druk genoeg, je moet iedereen aansturen en mensen komen met allerlei vragen op je af. In sommige situaties kennen mensen je ook en willen ze even een praatje met je maken. Afhankelijk van hoe belangrijk dat is voor jouw rol, is het fijn als die gelegenheid er ook is.

Hoe meer je jezelf vrij speelt, hoe relaxter je bent, hoe beter je de boel in de gaten kan houden en hoe beter je kan schakelen als dat nodig is. Daarnaast kun je dan ook prima even je moment(en) pakken en pauze nemen als je daar behoefte aan hebt. De dagen zijn lang, de dagen ervoor werk je al extra hard en de dagen na het event zijn meestal ook nog druk. Dus tussendoor even op adem komen hoort er gewoon bij!

Plan ruimte (of vrije dagen) na het event

Als je van jezelf weet dat je ontzettend veel van jezelf geeft op het evenement, dan is het ook belangrijk om ruimte te plannen rondom het event om je op te laden vooraf of bij te komen naderhand. Als de dag erna vrijnemen niet lukt omdat je dan veel moet of wil doen, probeer dan de tweede dag na het event vrij te nemen. Of desnoods wat later te beginnen en eerder te stoppen en alleen het hoognodige te doen.

Wat ook lekker is, is om bijvoorbeeld een hotel te boeken vlakbij de locatie voor en/of na het event. Dat scheelt reistijd en stress over files. Neem lekker roomservice en leg jezelf in de watten. Dat heb je verdiend!

Vraag hulp

Eerder tipte ik al om leveranciers te betrekken en zaken uit te besteden. Als er weinig budget is om daadwerkelijk werk uit te besteden, kijk dan eens hoe je op andere manieren hulp kan vragen. Er zijn altijd wel mensen in de organisatie of community die een steentje willen bijdragen. Soms voelt het als meer werk dan het zelf te doen, maar het kan enorm de druk verlagen. Dus wees niet te bescheiden en vraag gewoon hulp als je dat nodig hebt.

Ik hoop dat deze tips helpen! Samengevat komt het dus neer op eerder beginnen, mensen betrekken en goed voor jezelf te zorgen door niet al te veel hooi op je vork te nemen.

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Gratis online event! ÔÇő

Voor iedereen die ├ęcht goede events wil organiseren.

Na de Event Planning Days op 10 en 11 oktober ga je effici├źnter om met je tijd, heb je hernieuwde inspiratie en krijg je handige tools & handvatten!

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een n├│g betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.

Gratis online event!

Voor iedereen die ├ęcht goede events wil organiseren.

Jij bent gek op je werk en kunt prima evenementen organiseren, maar… je weet dat het n├│g beter kan.┬á

Na de Event Planning Days op 10 en 11 oktober ga je effici├źnter om met je tijd, heb je hernieuwde inspiratie en krijg je handige tools & handvatten!