De afgelopen jaren heb ik verschillende evenementen mogen organiseren. Van kleine roundtables met CEO’s tot congressen van 100 á 200 man. Bij nieuwe evenementen vraag ik me weer af; welke locatie past het best bij het evenement en de mensen die we hiervoor uitnodigen? 

Natuurlijk bedenk je je eerst welke locatie qua ligging het meest handig is. Maar ook welke uitstraling goed aansluit en of het past bij het budget dat je ter beschikking hebt. Daarnaast vind ik de uitstraling ook heel erg belangrijk. Ik wil mensen op een inspirerende plek bijeen laten komen, niet in een verouderde ruimte met een vies tapijtje.

Klantvriendelijke locaties hebben een streepje voor

Toch betrap ik mezelf erop dat locaties die klantvriendelijk en communicatief zijn altijd een streepje voor hebben. Hoe mooi en geschikt een locatie ook is, niets is zo frustrerend als dat er bij aankomst het toch niet zo loopt of klaarstaat als je afgesproken hebt. Of ze vergaten te vertellen dat er een zaal naast jouw zaal verhuurd is aan een partij die een optreden aan het oefenen is, terwijl er bij jou een presentatie plaatsvindt.

Gelukkig is dat niet vaak voorgekomen. Ik ben vaker blij verrast geweest. Dat alles al klaar staat voordat je aankomt, zelfs als je heel erg vroeg bent. Dat er ontvangstdames zijn geregeld bij de garderobe, terwijl dat helemaal niet afgesproken was. Of dat de grote baas last minute ineens wilde ideeën had en dat een en ander zonder probleem nog veranderd of geregeld kon worden. En er ook nog eens geen grijntje irritatie te bespeuren is, maar ze je vooral geruststellen dat alles in orde is of komt.

Een goede locatie zorgt ervoor dat je je geen zorgen hoeft te maken. In ieder geval niet over de opstelling, techniek en catering. Dan houd jij tijd om de rest van het draaiboek in de gaten te houden. Of, als je het echt goed hebt geregeld, gewoon kunt genieten van het evenement en het plezier en inspiratie die mensen hebben op de dag zelf. Want daar doen we het uiteindelijk voor.

Dit blog verscheen eerder op meetingmagazine.nl.
Foto van Bfoto