Ga je op locatiebezoek? Laat je niet afleiden door de mooie aankleding en ruimtes, let ook op details. Hierbij een lijstje met punten om op te letten tijdens een locatiebezoek, zodat je de juiste keuze kan maken.

De juiste locatie zoeken voor je evenement kan lastig zijn. Als je eenmaal een shortlist hebt gemaakt van locaties die je aanspreken, is het tijd om eens een kijkje te nemen. Doe dit overigens ook als je de locatie al eens als bezoeker hebt gezien. Als bezoeker kijk je toch heel anders naar een locatie dan wanneer je er iets wilt organiseren.

In deze blog zet ik een aantal punten op een rij waar je op moet letten. Sommige liggen erg over de hand, andere zijn dingen waar je misschien pas later in het proces aan zou denken. Met dit lijstje ga je goed voorbereid op pad!

Op weg naar de locatie

Zorg dat je al een kritische blik hebt op weg naar de locatie:

• Ligt de locatie op een gunstige plek qua files of bereikbaarheid met het OV?
• Is er een duidelijke bewegwijzering nodig?
• Zijn er voldoende parkeerplaatsen?
• Is de entree duidelijk aangegeven?
• Is de entree handig ingericht, zodat er niet gelijk een opstopping ontstaat als veel mensen tegelijk binnenkomen, willen registreren en hun jas willen ophangen?

De locatie zelf

Je bent binnen en wordt waarschijnlijk goed ontvangen. Kijk subtiel even hoe het personeel op je reageert. Zijn ze alert op je, heten ze je welkom of moet jij de eerste stap zetten? Ook de gastvrijheid is superbelangrijk! Oke, tijd voor de rondleiding, let in ieder geval op de volgende zaken:

• Vraag door over het ontvangst nu je er toch staat, als je denkt dat het nodig is. Staat alles te krap op elkaar (ontvangstbalie en garderobe)? Vraag of dat anders kan om de doorloop te versnellen.
• Hoe ver is de ontvangstruimte van eventuele subzalen? Is er bewegwijzering nodig?
• Hoeveel tijd kost het om naar eventuele subruimtes te gaan?
• Gaan mensen elkaar in de weg lopen als je veel subsessies tegelijk organiseert?
• Hoe is de sfeer tussen de ruimtes in? Is dat net zo goed verzorgd als de ruimtes zelf? 
• Hoe zien de wc’s eruit en zijn er wel genoeg toiletten voor het aantal gasten? Vooral belangrijk als je korte pauzes hebt (waar ik overigens fel op tegen ben, geef mensen even de tijd om de informatie te verwerken, naar de wc te gaan en/of een praatje te maken met andere bezoekers).
• Staan er geen palen in de weg van een eventueel scherm?
• Kun je gedeeltes van het pand exclusief huren, zodat er geen andere mensen rondlopen?
• Verhuren ze andere zalen vlak naast de zaal waar jij interesse hebt en zo ja, kun je last hebben van elkaars geluid?
• Welke faciliteiten zijn er standaard inbegrepen?
• Hoe is de lichtinval? Valt de zon niet op het scherm? En zo ja, kunnen er luiken dicht?
• Hoe voorkomen ze lange rijen bij een buffet?
• Is er een sterke wifi-verbinding en kunnen mensen daar eenvoudig op inloggen?
• Zijn er openingstijden waar je rekening mee moet houden in verband met op- en afbouwen?

En tot slot: hoe reageren ze op je vragen? Merk je dat ze veel ervaring hebben? Zijn ze flexibel en kunnen ze alles oplossen of moet je straks veel zelf organiseren? Dat is natuurlijk prima, maar het moet passen bij waar jij naar op zoek bent.

Ik hoop dat deze lijst je helpt om de juiste keuze te maken voor een locatie! Als ik nog belangrijke punten gemist heb, vul ze gerust aan in de reacties.