Gastvrijheid is aandacht geven. En aandacht zorgt voor een betere eventbeleving. Het is niet ingewikkeld en het hoeft ook niets te kosten. In dit interview lees je hoe je er als eventplanner kunt zorgen dat de gastvrijheid op jouw evenement verbetert.

Evenementen en gastvrijheid zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Nou ja, idealiter is dat zo. Er laat vaak nog veel te wensen over. Dat is al zo in de horeca waarin ze dagelijks te maken hebben met gastvrijheid. Een evenement organiseer je minder vaak. Het is logisch dat je dan niet altijd stilstaat bij de details wat betreft gastvrijheid. 

Gelukkig hoeft gastvrijheid niet ingewikkeld te zijn. En het hoeft ook niet veel geld te kosten. Ik sprak hierover met Petra Venekamp. Zij heeft jaren ervaring in de gastvrijheidsector en schreef er zelfs een boekje over. 

Waarom is gastvrijheid zo belangrijk, ook voor evenementen?
“Ik ben er heilig van overtuigd dat wat je aandacht geeft groeit en gaat leven. Gastvrijheid is dan ook niets meer dan aandacht geven. Je verbetert hiermee de beleving en zorgt dat mensen positief terugdenken aan je evenement.”

Je merkt dat het toch lastig is voor mensen om op de details te letten. Eventplanners moeten al zoveel regelen. Wat is jouw advies aan hun?
“De eerste stap is er bewust van zijn en erover nadenken wat er beter kan. Daarna kun je het gaan doen. En hoe vaker je het doet, hoe gewoner het wordt.

Ik raad mensen aan om het te koppelen aan een bepaalde dag, moment of actie. Bijvoorbeeld de ontvangst: sta dan eens stil bij wat en hoe je dat gaat aanpakken. Hoe ga je zorgen voor een goede gastvrijheid? Dat kan in hele kleine dingen zitten. Aandacht geven hoeft niets te kosten. 

Een verrassingselement vind ik ook belangrijk. Dan valt het meer op. We zijn al gewend aan een koekje bij de koffie. Wat kun je nog extra doen om je gasten in de watten te leggen?”

Ik kan me voorstellen dat eventplanners ervan uitgaan dat de locatie dit gedeelte oppakt. En ik weet uit ervaring dat het soms toch misgaat ondanks dat je er zo flink op gehamerd hebt. Hoe kun je ervoor zorgen dat de gastvrijheid op het gewenste niveau is?
“Ja dat is ook lastig. Dit moet je ook met de locatie bespreken. Maar jij bent verantwoordelijk voor je eigen evenement, dus houd daar zelf grip op. Op evenementen werk je ook vaak met tijdelijke krachten. Mijn belangrijkste advies hierin is om te zorgen dat je dit meeneemt in de briefing. Op elk evenement weer. Het hoeft maar 10 minuutjes te duren.

Ik hoor weleens van mensen dat ze het lastig vinden om een briefing te geven en iedereen bij elkaar te krijgen. Ze vinden het teveel tijd kosten. Maar die tijd win je weer omdat het de rest van de dag soepel loopt.”

Wat moet er in de briefing gemeld worden?
“Laat het team weten dat oogcontact belangrijk is. En benadruk dat ze zoveel mogelijk proactief meedenken met de bezoeker. Dus niet wachten tot iemand een vraag stelt. Zie je iemand zoekend om zich heenkijken? Vraag of je ze kan helpen.

Zet de belangrijkste punten uit de briefing op papier en hang ze op. Zodat mensen eraan herinnert worden. Maak er ook een momentje van dat ze enthousiast worden. Geef geen opsomming van regels, maar focus op wat je die dag wilt bereiken. Vergelijk het met de peptalk voor een voetbalwedstrijd. Je doet het samen en je gaat er een mooie dag van maken, waarbij je de gasten in het zonnetje zet.”

Ik zie ook weleens mensen die iets teveel hun best doen en het dan niet oprecht overkomt. Hoe voorkom je dat?
“Het is inderdaad belangrijk dat je natuurlijk overkomt. Dat is een kwestie van veel oefenen en niet je tekst als een script oplezen. Geef je team wat voorbeelden van vragen die ze aan de bezoekers kunnen stellen. Benadruk dat ze niet moeten overdrijven. Mensen voelen dat.”

Vind jij gastvrijheid ook de verantwoordelijkheid van de eventplanner? En wat valt jou aan de gastvrijheid als je zelf een evenement bezoekt? Wat gaat er vaak goed en wat kan er beter?