In plaats van een eigen evenement organiseren, kun je ook inhaken op een bestaand evenement. Dat biedt een aantal voordelen. Wij zagen een mooi voorbeeld hiervan op EventSummit.

Offline inhaken

Inhakers. Een fenomeen dat we vooral kennen van social media. Je haakt dan met je merk aan op een feestdag of een actualiteit. Voorbeelden hiervan zijn er in overvloed. Heb je er weleens aan gedacht om offline in te haken, op een evenement? Ik zie dit steeds vaker gebeuren. Het is namelijk erg efficiënt.

Het voordeel is dat het evenement al georganiseerd wordt. Veel praktische zaken hoef je niet meer te regelen. Het is ook handig om te doen om zo een nieuw publiek te bereiken. De meest eenvoudige manier is om relaties of medewerkers uit te nodigen om naar het evenement te komen. Simpelweg om een gezellige dag te hebben of te netwerken. Je kunt het ook inhoudelijk insteken. Dat deed de Locatietour op EventSummit.

Een mini-Locatietour op EventSummit

Ik ga altijd graag mee met de Locatietour. Dit is een tour langs verschillende eventlocaties in een bepaalde stad of regio. Deze keer organiseerden ze de tour gewoon op de beurs bij EventSummit. Op deze beurs loopt de doelgroep namelijk ook rond, inclusief hun eigen achterban.

Op EventSummit staan er stands in zogenaamde straten per regio en als beursbezoeker is het wat overweldigend. Dus wat dacht de organisatie: dan organiseren wij gewoon een Locatietour op de beurs. Slim! Het werd een soort mini-versie van het evenement. Wij mochten er bij zijn en vlogden erover.

Tips van de organisatie

Ik schreef net al dat je aan veel praktische zaken niet meer hoeft te denken. Toch moet je het niet onderschatten. Je moet zelf mensen uitnodigen, je eigen evenement organiseren en alle partners informeren. Daarnaast ben je afhankelijk van het evenement waar jij op inhaakt. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het aantal bezoekers tegenvalt of de kwaliteit daarvan, terwijl jij juist net zoveel mogelijk nieuwe contacten wil opdoen.

Wil je ook zoiets organiseren? De organisatie gaf nog wat tips:

• Meer focussen op online registratie voorafgaande aan de beurs. De meeste mensen die meegingen met de tour, hadden zich vooraf al ingeschreven. Dat werkte goed.
• Als je iets vergelijkbaars wil doen, zorg voor een centrale plek op de beurs, zodat mensen je makkelijk kunnen vinden.

Wil je ook een tour op een beurs organiseren?

• Doe dat dan voor kleine groepjes van 10 á 20 man. Zo houd je iedereen makkelijker bij elkaar.
• Maak grote stokken met een bord, zodat je elkaar niet kwijtraakt. Alhoewel de lichtjes op de Silent DJ koptelefoon ook goed werkten!
• Zorg dat je elk kwartier een tour start. Zo hoeven mensen amper te wachten en kunnen ze vrijwel direct aansluiten.

De Locatietour op de beurs is een samenwerking tussen Locatietour, MeetingReview, Ahaaaha! en EventSummit.

Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met de Locatietour.