Het is belangrijk dat je een ruimte hebt die past bij jouw evenement en wat je ermee wil uitstralen. In mijn ervaring als dagvoorzitter heb ik ook te maken met evenementen waarbij ik ter plekke nog de opstelling aanpas. Dus: waar moet je op letten en hoe improviseer je on the spot?

Wat voor locatie kies je?

De locatie. Geografisch is belangrijk. Kies je voor een locatie in Nederland of in het buitenland? In een natuurgebied, op een industrieterrein of midden in de stad? Maar denk ook aan: dichtbij het water, goed bereikbaar openbaar vervoer etcetera. Ook inhoudelijk is belangrijk. Denk hierbij aan de kwantiteit, de sfeer en natuurlijk mogelijkheden qua opstelling: zoals het lichtplan of hoeveel ruimte je hebt om zitplaatsen aan te passen.

Locatie bezoeken is een aanrader

Improviseren en snel schakelen doe ik dagelijks en dat komt niet alleen van pas op het podium, maar ook voorafgaand aan het evenement. Als dagvoorzitter wil ik weten waar ik werk, dus vraag ik vaak foto’s van de locatie, zowel binnen als buiten. Soms lukt het om zelf de locatie op voorhand te bezoeken. Op de dag zelf ben ik er uiteraard ruim op tijd, zodat ik alles goed kan visualiseren en ik mij vertrouwd voel met de ruimte. Overleg dit met de desbetreffende dagvoorzitter en vraag wat hij/zij prettig werken vindt.

Als eventplanner is het helemaal verstandig de locatie eerst te bezoeken, zodat je weet waar je aan toe bent en kunt bepalen of het de juiste locatie voor jouw evenement is. Hoe voelt de ruimte? Denk aan de temperatuur, maar ook welke sfeer het uitstraalt of het past bij het doel van jouw evenement. En hoe klinkt het geluid in de zaal of zalen? Wat is het eerste dat je ziet als je binnenloopt? Misschien zijn de foto’s en de informatie op de website wel verouderd of wil de locatiebeheerder het mooier maken dan het is. Hoe dan ook, het is aan te raden het met je eigen ogen te bekijken!

Ruimte ter plekke aanpassen

Ik merk soms ook dat de ruimte ter plekke aangepast moet worden voor datgene dat je wil bereiken. Denk bijvoorbeeld aan dat er genoeg ruimte is tussen de stoelen voor de moderator wanneer je interactie wil ophalen uit het publiek. Of plaats, bij een rechthoekige zaal, het podium aan de lange kant. Op die manier is de afstand tussen moderator of spreker en het publiek korter en kun je de stoelen er in een kwart cirkel omheen zetten. Iedereen kijkt automatisch de goede kant op!

Bekijk de mogelijkheden

Voor een opdracht was ik gespreksleider bij rondetafelgesprekken met allerlei maatschappelijke partners uit branches van sport, welzijn en gezondheid. Het doel? Input bij hen ophalen voor mijn opdrachtgever, zodat die dit mee kon nemen in het nieuwe beleid. Het waren gesprekken met 10-15 man en er was ook een verslaglegger aanwezig die alles meeschreef.

Voor jouw beeld: dit waren vijf gesprekken op vijf verschillende locaties. Een uitdaging, wanneer je erachter komt dat ze niet dezelfde mogelijkheden hebben. Ik vond het belangrijk een intieme setting te creëren, met zo min mogelijk afleiding. Zodat iedereen elkaar goed kon verstaan en op elkaar kon reageren. Detail: ik had, juist om die setting te creëren, geen microfoon dus moest ook goed verstaanbaar zijn.

Op alle vijf de locaties koos ik ervoor om men in een cirkel of vierkant te laten plaatsnemen. In een ruimte met twee dikke rijen vergadertafels naast elkaar schoof ik vrijwel alle tafels aan de kant. Twee liet ik er staan, zodat men de kopjes en smartphones neer kon leggen. Er ontstond zo letterlijk niet veel afstand tussen de mensen zelf.

Samengevat

• Bepaal het doel van je evenement vóórdat je de bijpassende locatie uitkiest.
• Vraag de dagvoorzitter mee te denken over de locatie en wat hij/zij hierin nodig heeft.
• Ga je op locatiebezoek? Bekijk deze checklist!
• Lukt een bezoek niet? Wees er op tijd om alles goed neer te zetten. Houd goed contact met de locatiebeheerder en vraag wat mogelijk is.
• Zorg ervoor dat je ter plekke nog zaken kan aanpassen indien nodig, zoals opstelling van stoelen. Niet de ideale situatie, maar uiteindelijk wil jij een onvergetelijk evenement organiseren!

Heb jij wel eens een ruimte ter plekke aangepast naar jouw wensen? En zo ja, waarom? Deel het in de reacties, dan kunnen we van elkaar leren.