Sinds de uitbraak van corona staat de totale eventbranche op zijn kop. Locaties gingen dicht, bij eventbureaus werden alle evenementen on hold gezet en opdrachtgevers wisten even niet wat ze nu moesten gaan doen. Echter na een korte periode van verslagenheid begon de hele branche nieuwe plannen en producten te ontwikkelen. Een van de grootste vernieuwingen is wel het hybride evenement. In deze blog vertel ik je hoe je het beste een hybride evenement kan organiseren en geef ik je wat handige tips.

Vroeger, toen en nu

Voordat ik je ga vertellen hoe je een hybride evenement kan organiseren neem ik je even mee naar vroeger, toen en nu. Voordat corona in de wereld kwam organiseerden we met z’n allen offline evenementen waar je bezoekers uitnodigt om op locatie een programma te volgen. Er werd veel aandacht gegeven aan de catering, locatie en het programma. Toen kwam corona en ging iedereen gedwongen over tot het uitzenden van evenementen via internet. Immers, we mochten geen gasten op locatie uitnodigen en er was wel een behoefte om bepaalde inhoud te delen met je publiek. Nu we weer iets meer vrijheid hebben gekregen om mensen uit te nodigen zie je dat hybride evenementen in opkomst zijn.

Wat is een hybride evenement?

Als je online zoekt dan krijg je de volgende omschrijving: een hybride evenement is een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt. Natuurlijk kan je dit ook omdraaien en zeggen dat het een online evenement is waar ook een fysiek publiek aan deelneemt. Kortom: we organiseren een evenement met twee soorten gasten. De gast die aanwezig is op een locatie en een gast die deelneemt via een online verbinding.

Denk na over het doel en de doelgroepen

Ga je een hybride evenement organiseren dan is het nog belangrijker om je doelgroepen goed in kaart te brengen. Vooral voor de online bezoeker is het belangrijk om je heel goed te verdiepen in wat de interesses van je doelgroep zijn. Waar worden ze enthousiast van en waarmee kan je ze verleiden om deel te nemen aan je online programma? Het aanbod voor online evenementen is op dit moment is erg groot en je moet dus echt een heel goed programma aanbieden wat interessant is voor je doelgroep.

Denk net als altijd ook goed na over het doel van je evenement. Informeren, enthousiasmeren of aanzetten tot een bepaalde actie zijn allemaal bekende doelen. Maar wat denk je ervan om vooraf ook als doel te benoemen hoeveel mensen daadwerkelijk naar je evenement komen (online heel goed te meten). Hoe concreter je je doel benoemt hoe beter.

Wat voor programma is het meest geschikt?

Nu komt het moeilijkste deel. Een offline evenement mag wat mij betreft wel 3 tot 4 uur duren, terwijl ik vind dat een online evenement maximaal 2 uur mag duren. Mijn tip is om te gaan werken met een canvas waarin je twee kolommen maakt. Een kolom vul je in met je offline programma op basis van een timeslot. Heb je dat ingevuld dan ga je in de volgende kolom je online programma invullen. Wanneer begin je online, wanneer begint het belangrijkste gedeelte van je programma en hoe kan je dat vertalen naar een online uitzending? Heb je dit goed gedaan dan ben je er waarschijnlijk achter gekomen dat je bij het offline gedeelte nog wat moet aanpassen om alles goed op elkaar aan te laten sluiten.

Voeg fun en creativiteit toe

Wees creatief bij het samenstellen van je programma. Hou rekening met interactie, energie en relevante inhoud. Denk eerst vanuit je wensen en dan pas bekijk je de technische mogelijkheden. Organiseer een brainstorm met je collega’s om leuke onderdelen in je programma te bedenken of huur hier iemand voor in.

Welk platform kies je?

Er zijn enorm veel platformen beschikbaar om je online evenement uit te zenden. Wil je echter interactie met je offline publiek dan blijven er maar weinig bruikbare platformen over. Kijk goed naar je wensen. Wil je alleen uitzenden met een live chat en ga je je interactie bijvoorbeeld met een app doen, dan kan je ervoor kiezen om YouTube Live te gebruiken. Het is heel makkelijk in gebruik, vooral voor de kijker.

Wil je echter volledige interactie met vragen, polls, break-out rooms en nog veel meer dan is bijvoorbeeld het platform Sqiffer aan te raden. Kijk ook goed naar een platform wat in je huisstijl is aan te passen en een goede technische ondersteuning biedt. En vraag hoe zij omgaan met AVG.

Verbind beide doelgroepen met de catering

Catering is een belangrijk onderdeel van je evenement. Het geeft energie en maakt mensen blij. Een hele goede manier om binding te leggen met je online bezoekers is om voorafgaand aan je evenement bijvoorbeeld een lunch op te sturen of een energiepakket. Wanneer je in de zaal en online hetzelfde aanbiedt, dan verbind je beide bezoekers weer met elkaar en geef je je online bezoekers het idee dat ze ook echt onderdeel zijn van je evenement. Lees ook de blog met tips over hoe je zorgt voor een goede gastvrijheid voor online bezoekers.

Het valt of staat met een goede techniek

Bij een hybride evenement komt meer kijken dan het plaatsen van een aantal camera’s. Afhankelijk van de grootte van het fysiek aanwezige publiek heb je ook licht en geluid in de zaal zelf nodig. Daarnaast moet je er rekening mee houden bij het maken van het floorplan waar alle techniek komt te staan. Je wilt toch niet dat er iemand pal achter een cameraman komt te zitten in de zaal of dat het online gedeelte goed is te horen maar in de zaal niemand de spreker kan verstaan? Speel ook met je opstelling want online is het best saai om steeds maar weer naar een podium te moeten kijken. Maak bijvoorbeeld verschillende settings waarbij je onderling kan switchen.

Meer aandacht voor productie

Konden we bij een offline evenement nog wel eens improviseren en bijsturen, bij een combi van offline en online is dat niet mogelijk. Je kan online niet stilvallen of improviseren omdat je spreker bijvoorbeeld net te laat is. Benoem voor je online gedeelte een regisseur die alles tot in de puntjes regelt en verwerk in je draaiboek een uitgebreid script voor je online gedeelte. Bij het selecteren van de partijen die je gaan helpen bij de productie is het belangrijk dat je kijkt naar kennis, ervaring en vooral creativiteit. Werk ook met vooraf opgenomen video’s en breng goed in beeld waar je risico’s loopt in je timing bij het online gedeelte.

Tot slot

Inmiddels heb ik mee mogen werken aan een aantal hybride evenementen en kan ik daarom wat tips voor je op een rij zetten. Zo hoef je niet dezelfde fouten te maken die ik in het begin heb gemaakt.

Zorg voor voldoende afwisseling in je programma en denk in kleine blokken. Ga terug naar de tekentafel en plan je evenement opnieuw en borduur niet voort op ‘oude’ plannen. Maak ook een content marketing kalender, zo kan je je online bezoeker meer betrekken bij je evenement. Test alles uitgebreid van tevoren, want niets is zo vervelend wanneer iets niet werkt en wanneer je net online moet gaan.

Maak gebruik van creatieve oplossingen en zorg ervoor dat je plezier hebt bij de organisatie van je eigen evenement!