Ook met een klein budget kun je een mooi en leuk evenement neerzetten. Veel mensen zijn geneigd om direct wat offertes op te vragen, maar vaak zit het hem in de kleine dingen.

In deze blog zet ik een aantal ideeën op een rij hoe je met een klein budget een onvergetelijk evenement organiseert.

Aandacht kost haast niets!

Onderschat het belang van aandacht niet. Het is me opgevallen dat je met aandacht al een heel eind komt. Het zit hem namelijk niet in een dure technische tool of een fantastische openingsact. Natuurlijk is dat leuk en spectaculair, maar dat zijn vooral de puntjes op de i.

Het belangrijkste is dat je evenement in de basis goed verzorgd is, met oprechte aandacht en een flinke dosis gastvrijheid. Je bezoekers voelen namelijk feilloos aan of je iets met zorg organiseert. En dat heeft invloed op de sfeer en hoe ze op je evenement terugkijken.

Zelf zou ik eerder kiezen details te verbeteren, dan gelijk allerlei offertes aan te vragen.

Kijk bijvoorbeeld eens of je de gastvrijheid kunt verbeteren. Of kun je qua bewegwijzering nog iets verbeteren, zodat je bezoekers zonder verdwalen op de juiste plek komen? Als netwerken een belangrijk onderdeel is van je evenement, dan kun je dat faciliteren. Zelfs zonder allerlei tools. Bijvoorbeeld door iemand uit het team als matchmaker in te zetten. Fijn voor de mensen die netwerken wat spannend vinden.

Kies een goede locatie

Mijn tweede tip is om iets meer te besteden aan de locatie dan aan de aankleding. Kies een goede locatie waarbij je weet dat alles van A tot Z goed geregeld is. Een prettig ontvangst, goed eten en contactpersonen die met je meedenken.

Er zijn locaties die zo mooi zijn, dat je aan de aankleding weinig hoeft te doen en waar het bezoek aan de locatie al een beleving op zich is. Sommige locaties hebben meerdere soorten meubels en aankleding standaard in de zaal staan. Vraag daar dus naar. En zijn er wellicht ook creatieve mogelijkheden met de presentatie van het eten en drinken?

Vergeet ook niet naar andere locaties dan eventlocaties te kijken. Kun je misschien bij iemand op kantoor iets organiseren? Dat scheelt een hoop geld!

Slim combineren

Probeer zoveel mogelijk twee vliegen in één klap te slaan. Huur bijvoorbeeld een mooie koffiebar die gelijk een saai hoekje opvrolijkt als decoratie. Of zet hosts in die zowel de gasten kunnen bedienen als entertainen. Als je een kille ruimte sfeervol wilt maken en toevallig toch al een AV-bedrijf inhuurt, vraag ze of ze kunnen meedenken over de verlichting. Dat doet ook een hoop met de sfeer in een ruimte!

Badges kun je multifunctioneel inzetten. Combineer het programmaboekje met de badge en bespaar zo drukkosten. Of gebruik een badge als netwerktool door er een opdracht op te plaatsen.

Heb je budget voor giveaways? Je kunt van de badge ook een leuke giveaway maken, zoals een notitieboekje of een flesje water met de naam van de bezoeker. Dan heb je geen badges meer nodig. Badges zijn niet het duurste onderdeel van je evenement, maar het scheelt toch weer!

Wist je dat je van banners en doeken tassen kunt laten maken? En als je het slim aanpakt, verkoop je de tassen (het zijn immers limited editions!). Of geef de tassen weg als cadeautjes aan de sprekers.

Event styling en props

Als je wat te besteden hebt, kun je een ruimte ook stylen. Zelf heb ik een aantal keer gekozen om rekwisieten in te zetten om de boel wat aan te kleden. Dat is niet low-budget eerlijk gezegd. De meeste kosten zitten vooral in het vervoer en de opbouw. Maar mocht je het ervoor over hebben, zoek dan een bedrijf uit de buurt die je kan helpen met de styling of het leveren van leuke props. Daarmee kun je heel eenvoudig van niets iets maken. Zo heb ik ooit een kaal strandje omgetoverd tot een soort beachlounge met behulp van zitzakken, vuurkorven en nep-palmbomen.

Betaalbare producten

Tot slot nog een paar tips voor (relatief) betaalbare producten. Zo zijn er bijvoorbeeld toffe sneakers die je al per stuk kan bestellen. Een leuk idee voor de crew of als cadeautje voor de sprekers!

Met PhotoFlyer kun je van je bezoekers leuke polaroid-foto’s maken, zonder een hokje of personeel te hoeven inhuren. Je kunt namelijk het materiaal (de camera, foto’s en flyer) laten bezorgen en een van de teamleden vragen of hij/zij een foto wil maken van de gasten.

Ik hoop dat dit je op ideeën brengt maar meer tips zijn super welkom!