Er staat een evenement op de planning dus dat betekent dat er een draaiboek moet komen. Maar staat er eigenlijk precies in? En wat mag er absoluut niet in ontbreken? In deze blog een aantal elementen die je zeker in het draaiboek van jouw event moet opnemen!

Contactgegevens

Het belangrijkste onderdeel en daarom vaak de eerste pagina van het draaiboek: zorg dat je alle contactgegevens van elke mogelijke leverancier, sponsor, horecamedewerker of spreker verzamelt en maak daar een goed overzicht van. Vaak zijn de namen en telefoonnummers genoeg. Op die manier is iedereen gedurende het evenement goed bereikbaar. En vergeet ook jouw eigen telefoonnummer er niet op te zetten! 

Timetable

Dit element is voor alle betrokken personen ontzettend belangrijk. Hoe laat worden ze waar verwacht? En wat staat hen verder te wachten? Voor jou als organisator is de timetable met name in de voorbereiding een belangrijk onderdeel. Door nauwgezet (!) een tijdsplanning te maken krijg je inzicht in de haalbaarheid van een planning. Lukt het opbouwen in de tijd die je had bedacht of wordt het toch krap? Wees zo nauwgezet mogelijk en probeer bij het opstellen van de timetable  hier en daar wat marges in te bouwen!

Calamiteitenplan

Belangrijk voor een calamiteitenplan is vooral dat je er van te voren goed over hebt nagedacht en je bewust bent van de mogelijke risico’s. Bij een kleinschalige workshop is het wellicht al genoeg om te weten waar de nooduitgangen van een locatie zijn. Bij een groot event ga je al meer richting een goed opgesteld plan. Wat zijn mogelijke risico’s?

Zorg dat je aan onderstaande punten hebt gedacht:

1. Heb je te maken met risico’s als vuurwerk, een open vuur of grote publiekstrekkers?
2. Hoeveel BHV’ers en beveiligers heb je nodig?
3. Hoeveel nooduitgangen zijn er op de locatie? Hoeveel heb je er nodig?

Laatste tip: neem in je timetable een briefing op en loop het calamiteitenplan voorafgaand aan het evenement door met alle betrokkenen.