Hoe ontvang je snel, soepel en coronaproof grotere groepen?

Coronaproof ontvangst

Na een tijdelijk stapje terug, komt er vanzelf weer een stijgende lijn qua evenementen en bezoekersaantallen. Grote kans dat we eerst nog wat evenementen coronaproof moeten organiseren. Vraag jij je af hoe je de ontvangst dan goed regelt? Lees hier de tips van 6 experts!

Geïnspireerd door een lezersvraag zijn wij op zoek gegaan naar ervaringen bij de ontvangst van grotere groepen. Hoe hebben zij dit aangepakt? Wat is veilig, belangrijk en welke werkwijze werkt goed in de praktijk? En hoe voorkom je dat door de extra maatregelen de ontvangst traag gaat en er een lange rij ontstaat?

We maakten een rondje langs een aantal professionals uit het vak. Vanuit verschillende invalshoeken delen zij hun expertise.

De tips

Op de foto zie je de scanzuil in gebruik tijdens een evenement bij het NBC in Nieuwegein.
Laat coronaproof en hospitality hand in hand gaan. De ontvangst is én blijft de eerste indruk. Met speciale scanzuilen wordt de registratie van bezoekers snel en zonder fysiek contact geregeld. Registreer online, scan de QR-code en bevestig de gezondheidscheck met de voet op een knop op locatie. De naam van de bezoeker verschijnt vervolgens op het scherm. Deze check-in duurt zo’n 10 seconden per bezoeker. De branding van de zuil pas je aan naar jouw evenement. Zorg daarbij voor een hostess die op 1,5 meter het warme welkom verzorgt en de juiste route aanwijst. Dat geeft de bezoeker vertrouwen en een veilig gevoel.
Garandeer een spreiding bij binnenkomst door verschillende aankomsttijden de hanteren. Communiceer dit duidelijk en meerdere malen. Splits de groepen en geef ze een kleur. Groep rood komt bijvoorbeeld om 15:00 uur binnen. De volgende groep 10-15 minuten later. De kleuren zijn terug te zien in de ontvangstruimte. Zo weten de mensen precies waar ze moeten zijn. In grotere locaties is het op deze manier vrij eenvoudig om de routing perfect te verzorgen.
Project Playground heeft volledig ingezet op het prikkelen van zintuigen en nieuwsgierigheid. Dat begon al buiten met decorstukken die passen bij de industriële gebouwen. De health check deden we vooraf, dat scheelt tijd op locatie. Per sms in de ochtend was er nog een final check. Bij binnenkomst hebben dames in stoere overalls de temperatuur gemeten waarna de bezoekers een tongstrelende oester kregen aangeboden. Door functionele toepassingen die je nodig hebt om aan de maatregelen te voldoen met een hoge dosis fun in te zetten, creër je een inspirerende setting die impact heeft.
Recent bezocht ik het Social Media Ondernemer Congres in 1931 Congrescentrum. De ontvangst verliep via een uitwaaierende opstelling van hostesses met een scanner. Na het halen van een kop koffie werd iedereen netjes begeleid naar een plek in de zaal. Geen onnodig gewandel dus. Wat me opviel waren de vele Social Distancing Officers. Zelfs bij de toiletten. Op een eenduidige manier, die zowel prettig als kordaat en streng overkwam wezen zij de bezoekers op voldoende afstand en de routes. Zij waren duidelijk heel goed gebriefd. Met enkele honderden bezoekers was dit evenement prima geregeld.
Meer dan ooit is er behoefte aan verbinding. Dus waarom wachten? Voorheen lag de kracht van evenementen bij grootschaligheid en drukte, nu bij intimiteit en persoonlijke betrokkenheid. Een coronaproof evenement organiseren vergt lef. De angst zit nu vooral in het onbekende. Durf je kwetsbaar op te stellen, om te denken en verzamel ervaren partners om je heen die samen met jou de sprong durven te wagen. Of je nu kiest voor live, hybride of online: als event organisator kun je juist nú impact maken.
Hoewel kleiner in volume is het managen van bezoekersstromen belangrijker dan ooit. Geef vooraf een goede en logische looproute aan en laat je gasten deze volgen. Vermijd een situatie waar je twee stromen bezoekers krijgt. Bij erge drukte zet je ‘verkeersleiders’ in die de mensen op een gastvrije manier helpen bij het volgen van de juiste route.

Nog wat handige tips voor een vlotte doorloop van mijn kant; zorg dat je ontvangstteam het antwoord op praktische vragen paraat heeft. Denk aan de uitrijkaart of een plek om grotere persoonlijke spullen af te geven. Anticipeer hierop en stem deze zaken tijdig af. Maak je gebruik van een on-site registratiesysteem? Dan is het fijn om er iemand bij te hebben voor technische support. Zo verkort je oponthoud bij eventuele storingen. 

Kijken naar de mogelijkheden 

We kunnen met zekerheid stellen dat deze tijd onzekerheid en uitdagingen met zich meebrengt. Wat helpt is je te realiseren dat bedrijven nog steeds een boodschap hebben die ze willen overbrengen. Een (live) evenement is daar nog steeds het meest geschikte middel voor. Onderzoeksbureau Neurensics toonde onlangs het wetenschappelijke bewijs van de impact van live evenementen aan. 

Ja, het organiseren van een evenement vraagt om meer creativiteit. En ook om meer lef. Gelukkig deinst de eventprofessional daar niet voor terug. In overleg met de locatie en betreffende veiligheidsregio zijn er mogelijkheden. Al dan niet met een selectiever uitnodigingsbeleid of in een andere opzet. Misschien ben je zelf al bezig met de organisatie van een evenement voor later dit jaar. Inmiddels heb ik in de afgelopen periode al heel wat inspirerende voorbeelden voorbij zien komen. Laten we ons daarop focussen en blijven kijken naar wat er wel kan!

Heb je na het lezen van dit blog zelf nog een leuke tip of ervaring die je wilt delen? Laat het vooral weten in een reactie.

Foto in header: Project Playground, gemaakt door Floris Heuer

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wie zijn wij?

De Event Planner Academy is de 'one-stop-shop' voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 


Agenda

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.