Coronaproof event? Organiseer je evenement buiten!

coronaproof evenement organiseren

Buiten is er op dit moment meer mogelijk dan binnen qua maatregelen. Een buitenevenement is een mooi alternatief als je je evenement wilt laten doorgaan en een online evenement niet ziet zitten. En extra goed nieuws: outdoor events zijn een belangrijke trend anno 2021!

Want in deze tijd leven we in ontzettend veel onzekerheid. En als je toch je evenement door wilt laten gaan, moet je maar hopen dat de maatregelen niet plots aangescherpt worden. Om het zekere voor het onzekere te nemen, kun je voor een online evenement kiezen. Dat kan een goed alternatief zijn.

Wil je toch heel graag een fysiek evenement organiseren, laat je dan inspireren door buitenfestivals.

Campfire Stories

Campfire Stories is een mooi voorbeeld. Het is een festival waar je een weekend lang in de natuur workshops kan doen rondom voeding, gezondheid en natuur. Er zijn ook verschillende sprekers over dezelfde onderwerpen, maar ook ook over fotografie, storytelling, marketing en ondernemen.

Ik mocht er ook spreken om te vertellen over content creatie. Hoewel het festival niet puur zakelijk was, zou je dit concept ook prima voor zakelijke evenementen kunnen inzetten. We waren toch al bezig met de festivalisering van evenementen.

Breakout-sessie buitenevenement
Een van de breakout-sessies.

Hoe pakten ze het aan?

Er valt geen uitgebreide blog over te vullen. Je neemt ten eerste een mooi festivalterrein. In dit geval zaten in Roggebotstaete in Dronten, waar ook al wat faciliteiten waren. Zoals een buitenkeuken, wc’s en een mooie kas. Er staat ook een overkapte plek waar je een heerlijk kampvuurtje kan stoken.

Vanuit het festival zorgde ze dat je vooraf een gezondheidscheck kon invullen en bij de ontvangst werd je temperatuur gemeten. Verder stonden er in de tenten hooibalen als zitplekken. Allemaal netjes met afstand van elkaar. En er waren plekken waar je je handen kon wassen.

Verder regel je meerdere tenten, zodat mensen zich kunnen opsplitsen in kleinere groepjes. Zorg voor duidelijke bewegwijzering, sprekers of workshopbegeleiders, hapjes en drankjes en klaar ben je!

Natuurlijk is het nog een heel geregel, maar het lijkt mij een fijne gedachte dat op deze manier de kans groot is dat je het door kan laten gaan.

Eindelijk je evenement festivaliseren?

Inhoudelijke onderwerpen kun je best buiten doen. Het kan misschien niet voor elk type evenement, doelgroep of onderwerp, maar het kan vaker wel dan niet. Deze bijzondere tijd zorgt waarschijnlijk ook voor meer begrip als je het eens over een hele andere boeg gooit en mensen zien dat je toch je best doet om het door te laten gaan. Dus als je al langer hebt gedroomd over een congrestival, dan is dit een mooi moment.

Inspirerende aanpak

Natuurlijk deed ik ook weer wat inspiratie op dit evenement. Waar ik vooral heel erg blij mee was, was het eten. Het eten was ontzettend gezond en heel erg lekker. Vegan eten was geen probleem. Ze kookten op het festivalterrein. Dat zag er ontzettend leuk uit en je gaat als je langsloopt natuurlijk al even gluren wat je bij de volgende maaltijd kon verwachten. Het is fijn als je op drukke evenementendagen gewoon goed en gezond kan eten. Dat heb je juist nodig.

Buiten koken op een festival
De maaltijden werden buiten klaargemaakt

Verder hadden ze een handig bord met de omschrijvingen van alle sessies en sprekers. Het zag er leuk uit en het was handig. Op een ander bord vond je het programma met tijden. Zo verdeel je de mensen op verschillende plekken. Als je alleen even de tijden wilt opzoeken, sta je niet tussen de mensen die rustig de sessieomschrijvingen staan te lezen. Sowieso handig om het programma en de omschrijvingen te scheiden, maar in deze tijd helemaal.

Bord met sprekers
Naast een bord met het programma, was er een aparte plek voor sessieomschrijvingen.

Het lijkt mij wel lekker om meer evenementen in de buitenlucht te bezoeken. Wat vind jij?

Foto’s: Jordy Daunton

Plaats een reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Jouw go-to plek!

Deze Academy is de ‘one-stop-shop’ voor events. De plek waar jij als Event Planner alles vindt wat je nodig hebt: kennis & expertise, een veilige en warme community met gelijkgestemden en de mogelijkheid om vragen te stellen aan Event Experts op allerlei gebieden. Niet langer alles alleen maar samen sneller naar een fantastisch resultaat! 

Vind hier de handigste resources & downloads en de beste leveranciers. Leer hier een nóg betere Event Planner te zijn. Niet alleen voor je opdrachtgever of baas maar bovenal voor jezelf. Zodat jij vol zelfvertrouwen je vak kunt uitoefenen!

Enneh.. een groot verschil met al die andere eventplatformen? De Event Planner Academy is een totaaloplossing! Niet alleen leveranciers vinden of alleen een cursus volgen. Nope, alles-in-1.