Het is de toon die de muziek maakt. Maar op welke toon en met welke middelen stel je je gasten gerust dat je event coronaproof is? We vragen het aan Mechtild Stultiens, directeur-eigenaar van Artishock events & marketing en initiatiefnemer van het 1m50Loket.

Misschien ben je al druk bezig een fysiek evenement te organiseren, zodat je klaar staat wanneer je weer mag. Of heb je je hoop en vizier gericht op een verdere versoepeling binnenkort. Hoe dan ook zul je vroeg of laat moeten nadenken hoe je de communicatie insteekt over je evenement anno corona. Wat is wijsheid: de nadruk op safety first of mag je ervan uitgaan dat ieder weldenkend mens die inmiddels wel kan dromen? En: wat is het beste moment om ze (alsnog) onder de aandacht te brengen?

Niet aandikken

“De kunst is om de communicatie rondom je event op te bouwen en steeds iets meer te vertellen,” zegt Mechtild Stultiens. Ze is al ruim 25 jaar directeur-eigenaar van Artishock events & marketing en sinds de lockdown medeoprichter van het 1m50Loket, een samenwerking met een bedrijf in crowdmanagement. Organisatoren, instellingen en bedrijven kunnen bij het 1m50Loket terecht voor een quick scan en hulp bij het coronaproof maken van hun locatie. Daarnaast biedt het loket een creatief coronacommunicatieplan. “De belangrijkste leidraad daarbij is dat je helder communiceert zonder de situatie aan te dikken. Zorg voor een positieve uitstraling en geef aan wat nog wél kan.”

Doel altijd voorop

Over op welk moment je het beestje bij de naam moet gaan noemen, is Mechtild stellig: “Eerst de Save the Date eruit met de focus op de inhoud van het evenement en een alinea over de maatregelen. Het doel van het evenement moet voorop staan, nog steeds. Hoe meer je de nadruk legt op de beperkingen, hoe meer dat kan afleiden van je boodschap van het evenement.”

“Meer informatie over de maatregelen stuur je daarna in een aparte melding. Daarin is het belangrijk een goede balans te vinden, je moet mensen niet afschrikken. Houd het luchtig, in de trant van: je bent nog altijd zeer welkom, wel vragen we graag even je aandacht voor een aantal gezondheidsmaatregelen. En daarna weer over tot de orde van de dag, mensen moeten zin krijgen om naar je evenement te komen. Immers, als we dit ‘het nieuwe normaal’ noemen, moet de boodschap ook als normaal gecommuniceerd gaan worden.”

Tip: zet in de melding dat er rekening gehouden wordt met de maatregelen die dan – dus op de betreffende datum – gelden. De maatregelen kunnen namelijk na drie weken weer anders zijn.

Oefenen met positieve woorden

Nu is positief schrijven soms best lastig, maar gelukkig zijn er trucjes om dat onder de knie te krijgen. Zo heeft een Amerikaanse neuropsycholoog ontdekt dat er in ons brein alarmbellen afgaan als we negatieve woorden krijgen voorgeschoteld. Met als gevolg dat we geïrriteerd raken. Positieve woorden daarentegen masseren het brein en motiveren tot het nemen van actie. Negatieve woorden als ‘niet’ en ‘geen’ kun je vaak ook makkelijk ombuigen naar een positieve formulering. Precies, het is de vriendelijke toon die de muziek maakt. Leg bijvoorbeeld de concepttekst voor aan een collega of bekende en vraag hoe de boodschap overkomt. Door veel te oefenen, slijt de positieve lading er vanzelf in.

Tips:

• buig ontkenningen om: meld je voor deze datum aan, dan heb je gegarandeerd een ticket.
• benoem het voordeel of je motivatie: we willen je graag beschermen tegen het coronavirus.

Signing en ontvangst

Tot slot reikt de communicatie van een evenement verder dan de juiste woorden. Denk bijvoorbeeld aan signing en het ontvangst. “Gastvrijheid is ook communicatie,” zegt Mechtild. “En ook daarvoor geldt: houd het luchtig. Wijs mensen de weg en stuur op gedrag zonder dat ze het gevoel krijgen dat ze iets krijgen opgelegd. Dus geen schreeuwende borden en grote kruizen op de parkeerplaats. Zorg dat je een natuurlijk ‘pad’ creëert in plaats van eenrichtingsverkeer met grote pijlen. Mensen weten inmiddels wel dat ze afstand moeten houden, dat hoef je er niet driedubbel dik bovenop te leggen.”

Onnodige spullen

Het zal hoe dan ook komende maanden pionieren worden voor veel eventprofessionals. Maar is dat niet precies wat we graag doen en waar we goed in zijn? Ook Mechtild kan het niet genoeg benadrukken. “Denk niet in de beperkingen van die anderhalve meter, maar in het minimaliseren van risico’s. Gebruik daarbij je kennis, kunde en creativiteit om een oplossing te vinden waarmee je laat zien dat je rekening houdt met de gezondheidsmaatregelen. Verzin iets ludieks om de boodschap op een niet-dwingende manier over te brengen. En begin bij het begin: ga niet meteen een overload aan plexiglas en stickers aanschaffen, maar bepaal eerst het doel van je evenement, wat je daarvoor nodig hebt en maak een plan daarvoor. Dan zul je zien dat je lang niet al die spullen nodig hebt.”