Als event planner kun je van ontzettend veel waarde zijn als je uit even uit je servicegerichte rol stapt. Natuurlijk hoort dat er ook bij, maar zet eerst eens een aantal stappen terug. Dat levert een win-win-win-win-situatie op!

De term “U vraagt, wij draaien” gebruiken Melanie en ik regelmatig. Maar niet in positieve zin. Wel grappig, ik zocht voor deze blog de oorsprong op en die verrast me. Ik dacht namelijk dat het ooit bedacht is door een servicegericht bedrijf. Zo van, zeg maar wat je wil en maak je er geen zorgen over, want wij regelen het wel.

Blijkbaar komt de oorsprong uit een radioprogramma. Ja en dan is het wel logisch he? Roep maar een nummer en wij spelen het voor je.

Over de betekenis zie ik ook iets op Wikipedia staan wat precies aansluit bij hoe wij het zien:

“Drukt uit dat men vanzelfsprekend doet wat wordt gevraagd, zonder zelf een oordeel te hebben of dat wel wenselijk is”.

Dat is wat je wat ons betreft precies niet moet doen als eventplanner. Je werkt immers niet bij de radio. 😉

We begrijpen het best

We begrijpen het wel hoor. Als ik over mezelf spreek: ik was vroeger ook zo. Mijn manager vroeg me iets te organiseren en ik deed het. Spontaan nog allerlei leuke ideetjes erbij? Ik laat wel even zien dat je met mij je nergens zorgen over kan maken, ik regel het!

Eventplanners zijn servicegericht en willen anderen ontzorgen. En daar zijn ze goed in! Ze kunnen multitasken als geen ander, hebben een groot netwerk opgebouwd en hebben bakken met ervaring waardoor ze hun hand nergens voor omdraaien.

Wat is er mis mee?

Je vraagt je misschien af, wat is er dan mis mee is. Nou op zich niet zo heel veel. Je kunt gewoon lekker doen wat je altijd deed, maar je kent de uitdrukking wel: “dan krijg je ook wat je altijd hebt gehad”.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• Heel veel rennen en vliegen en last minute ideetjes oppakken, met het risico dat je opgebrand raakt.
• Ontzettend snel kunnen schakelen en dingen regelen, maar het wordt gezien als vanzelfsprekend en je krijgt te weinig waardering. Want heel oneerbiedig: je bent ‘gewoon de regelmiep’.
• Je bent wel heel erg veel met praktische details bezig, waar je niet zo blij van wordt en waar je liever niet je tijd aan besteed. Je zou zo graag meer tijd hebben om na te denken over de beleving en aankleding.

Misschien herken je je niet in bovenstaande. Nou in dat geval heb ik niets gezegd en is deze blog niet relevant voor jou 😉

Het tof zou het zijn als…

Ik durf te wedden dat veel van event planners onderstaande situatie best tof zouden vinden:

• Je opdrachtgevers/managers vragen jouw advies over de aanpak en je weet hoe je ze moet meenemen om tot een goede strategie en concept te komen.
• Je stelt kritische vragen, zodat je ze echt laat nadenken over de doelen zodat ze veel betere resultaten halen.
• Je krijgt daardoor steeds meer waardering, misschien zelfs meer betaald of promotie. Of meer kans op een te gek gave baan ergens anders.
• Je kunt hierdoor steeds meer vorm geven aan een baan waar jij echt gelukkig van wordt. Zij laten je doen waar je goed in bent, de rest besteed je zoveel mogelijk uit. En dat kan dan ook omdat je betere resultaten haalt 😉

Beter voor iedereen

Los van de eerder genoemde voordelen voor jou, is het eigenlijk een win-win-win-win-situatie:

• Een win voor jou want jij doet wat je leuk vindt en wordt beter in de dingen die bij je passen.
• Een win voor het bedrijf omdat de doelen beter gehaald worden.
• Een win voor de bezoekers omdat zij naar een écht goed event gaan waardoor ze de volgende dag dingen veel beter kunnen aanpakken.
• En dat laatste resulteert weer in dat al die bezoekers, door wat ze leerde op het event, hun klanten bijvoorbeeld nog beter van dienst kunnen zijn. Of:
  • dat HR managers nog beter voor hun medewerkers kunnen zorgen.
  • dat medische specialisten nog efficiënter hun patiënten kunnen helpen.
  • dat leraren kinderen beter kunnen voorzien in een leermethode dat bij ze past.
  • omdat techneuten betere, slimmere, goedkopere tools kunnen maken die ons dagelijks leven en ons werk nog eenvoudiger maakt.

Nou goed, je snapt het wel. We worden er allemaal beter van.

Hoe dan?

Maar nu. Hoe kun je het de volgende keer anders aanpakken? Laten we beginnen met de meest simpele manier waarmee je al veel kunt bereiken. Stel gewoon vaak de waarom-vraag aan je baas of opdrachtgever. Waarom wil je een event organiseren, waarom kies je voor deze doelstelling, waarom deze locatie/spreker/werkvorm?

Ik zal je wat leuks vertellen: zodra je dit doet zijn mensen heel blij met je. Je zet ze namelijk aan het denken. En zij komen zelf met goede antwoorden, daar hoef je verder weinig voor te doen. Het allerleukste is: ze zijn jou daarna heel dankbaar.

Als je event strategie interessant vindt en er meer over wilt leren, kun je je er natuurlijk ook wat meer in verdiepen. Voor sommige mensen klinkt dit onderwerp heel spannend, maar eigenlijk gaat het om wat je precies wilt doen, voor wie, waarom en met welk resultaat. Er zijn ook allerlei methodes en tools die je kunnen helpen het wat makkelijker te maken de strategie te bepalen.

Of je zegt tegen je opdrachtgever/manager:

“Luister, ik snap dat je dit wilt, maar het is nogal een behoorlijke uitgave. Volgens mij kunnen we er veel meer uithalen, als we goed nadenken over wat we precies willen bereiken en hoe we dat aanpakken. Zal ik eens op zoek gaan naar een goede event strateeg? Er is vast iemand in m’n netwerk die ons daarbij kan helpen.”

Disclaimer
Nog even dit. We klinken soms misschien een beetje stellig, maar dat doen we om je te prikkelen. Om de mensen te prikkelen die zich herkennen in wat we schrijven en die het heel graag anders zouden willen. Niet iedereen hoeft zich dus aangesproken te voelen. Als het goed gaat, zoals het nu gaat: prima.

Uiteindelijk zijn we met de Event Planner Academy precies voor de event planners die meer willen leren. Die events naar een nóg hoger plan willen tillen en die wat minder zelf de productie willen doen. Spreekt dit je trouwens aan? Schrijf je dan in voor Event Planning Days. Dan inspireren we je twee dagen lang, gratis en online over hoe je dingen beter kan aanpakken. Geen high level gewouwel, maar vooral veel praktische tips!