Je hebt een concept bedacht voor een nieuw evenement, maar je ziet door alle ideeën niet meer hoe je dit tot een concreet evenement gaat vormen. Laat staan hoe je al deze ideeën tot een geheel brengt in de locatie die je hebt gekozen. In de vorige blog las je hoe je alle kenmerken, mogelijke obstakels en specificaties van de locatie in kaart brengt om tot een perfecte indeling van jouw evenement te komen. Daarbij heb je ook een begin gemaakt met het verzamelen van creatieve ideeën. In de volgende 5 stappen lees je hoe je deze ideeën en concepten omzet in de perfecte indeling van jouw evenement!

Stap 1 t/m 5 lees je terug in: “In 5 stappen naar de perfecte indeling van jouw evenement!”

Stap 6: Beschrijf de kenmerken en doelen van jouw evenement

Het omzetten van een concept in een perfecte indeling begin je door een aantal vragen voor jezelf te beantwoorden. Vragen die je kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

• Hoeveel bezoekers verwacht je?
• Welke openingstijden hanteer je?
• Wat is de leeftijd van de bezoeker?
• In welke periode verwacht je de meeste bezoekers?
• Wat is het hoofddoel van de bezoeker?
• Wat is de verhouding mannen/vrouwen?
• Hoe zullen de bezoekers naar het evenement komen?
• Wat zijn de subactiviteiten die gedurende het evenement plaatsvinden?
• Worden er tickets verkocht of is het gratis?
• Hoe zit het met betalingen gedurende het evenement?
• De vragen die je stelt zijn erg afhankelijk van het type evenement dat je organiseert.

Houd het hoofddoel van jouw evenement in gedachten en probeer zoveel mogelijk vragen te bedenken en te beantwoorden.

Stap 7: Maak een lijst van de onderdelen die je nodig hebt voor de indeling van jouw evenement.

Om tot een perfecte indeling van jouw evenement te komen is het belangrijk dat je na het beantwoorden van o.a. bovenstaande vragen bekijkt wat je nodig hebt om deze te faciliteren. Dit doe je door een overzicht te maken van de verschillende ruimtes. Denk bijvoorbeeld aan barren, toiletten, entrees, food area’s, lounges en activiteiten. die aanwezig moeten zijn op jouw evenement. Probeer hierin zo specifiek mogelijk te zijn! Belangrijk tijdens deze stap is om het evenement te bekijken vanuit het oogpunt van alle gebruikers van jouw evenement. Dit zijn niet alleen de bezoekers, maar ook de crew, organisatie, artiesten of sprekers, hulpdiensten en leveranciers. Probeer voor elke doelgroep te bepalen wat de benodigdheden zijn op het evenement. Vermeld hierbij ook de hoeveelheden en afmetingen van de faciliteiten die jij wilt aanbieden. Door het evenement te bekijken vanuit de verschillende gebruikers én een besluit te maken wat je voor hen wilt faciliteren gebaseerd op jouw concept kom je uiteindelijk tot een perfecte indeling!

Stap 8: Vergelijk de lijst van onderdelen met de kenmerken en voorzieningen van de locatie

Het is belangrijk om een overzicht te maken van voorzieningen van jouw evenementenlocatie. Om jouw concept om te zetten tot een complete indeling vergelijk je in deze stap die informatie met de onderdelen die je daadwerkelijk nodig hebt. Stel jezelf de vraag welke elementen je moet huren en welke er al op de locatie aanwezig zijn. Kijk daarnaast nog eens naar de factoren die jouw evenement van buitenaf kunnen beïnvloeden en welke voordelen je locatie heeft. Ga voor elk onderdeel van jouw evenement na welke beïnvloed kunnen worden door de obstakels of voordelen.

Probeer voor de obstakels scenario’s uit te denken die je later kunt toepassen. Een voorbeeld van een slecht-weer-scenario bij een buitenlocatie is het moeten oplossen van veel wateroverlast met extra overkappingen of een vloer. Voor een indoor locatie kun je extra garderobe ruimte huren in het geval van slecht weer. Door goed inzicht te hebben in de evenementenlocatie ben jij ervan verzekerd dat alle onderdelen goed worden uitgevoerd. Daarmee creëer je met alle mogelijke omstandigheden een perfecte indeling van jouw evenement.

Stap 9: Maak een schema met de scenario’s die de gebruikers op jouw evenement doorlopen

Zoals eerder genoemd, is het voor een perfecte indeling belangrijk dat je goed nadenkt over de aanwezigheid van de verschillende gebruikers. In stap 7 heb je voor deze gebruikers een lijst gemaakt van de aanwezige onderdelen die het doel van jouw evenement faciliteren. Maak voor iedere gebruiker een eigen schema en zet de onderdelen die zij doorlopen in volgorde van gebruik. De verschillende gebruikers zijn: de bezoekers, crew, organisatie, artiesten of sprekers, hulpdiensten en leveranciers. In het schema geef je aan hoe jij wilt dat de bezoekers jouw evenement ervaren en hoe de crew het beste hun werk kan uitvoeren. Door middel van deze schema’s kun je heel eenvoudig zien welke voorzieningen of activiteiten bij elkaar passen of regelmatig na elkaar worden gebruikt.

Wanneer je tevreden bent met de scenario’s en het vlekkenschema pak je de informatie van de locatie er weer bij en deel je je evenementenlocatie in! Voila! Nu heb je de perfecte indeling voor jouw evenement!

Stap 10: Evalueer!

Maar wacht! Vergeet vooral ook deze laatste stap niet: geen enkel evenement is in één keer perfect! Het is belangrijk om tijdens de organisatie, maar ook achteraf, regelmatig te evalueren. Zijn er dingen tussendoor veranderd die mogelijk de indeling beïnvloeden? Of zijn er nog ideeën te binnen geschoten die wel bij je concept passen en je nog niet hebt verwerkt? Bekijk de indeling van jouw evenement regelmatig en evalueer of je nog steeds tevreden bent en de indeling perfect is.

Een perfecte indeling eindigt niet nadat het evenement is afgelopen. Stel jezelf achteraf altijd de vraag hoe het evenement is verlopen. Waren er wellicht toch zaken die over het hoofd zijn gezien of die niet waren geregeld? Stel jezelf en je team kritische vragen en gebruik deze de volgende keer dat je weer een evenement organiseert. Door altijd je evenement te evalueren en goed te kijken vanuit alle gebruikers creëer jij van het concept van jouw evenement een perfecte indeling. Nu heb jij alle tools in handen om te zorgen dat jouw evenement een top evenement wordt!