We zijn afgelopen jaar massaal overgestapt op online evenementen. In deze blog vertel ik je wat ik hiervan heb geleerd en geef ik je tips om je online evenement nog succesvoller te maken!

2020 was een bijzonder jaar. Een jaar waarin we met z’n allen heel snel hebben moeten switchen van offline naar online evenementen. Die omschakeling ging bij velen in de evenementenbranche niet altijd even soepel of snel.

Ik ben met mijn collega’s vanaf maart vorig jaar heel snel aan de slag gegaan met het ontwikkelen van deze nieuwe producten en hebben inmiddels veel ervaring opgedaan. Uiteindelijk hebben we meer dan 80 online evenementen mogen organiseren. Van kleine evenementen tot zelf meerdaagse festivals.

Ook komend jaar zullen de meeste evenementen online of hybride zijn verwacht ik. Daarom een aantal punten waar je rekening mee moet houden:

1. Creativiteit

Bij veel online evenementen wordt er vooraf niet goed nagedacht over het doel van het evenement. Wat wil je bereiken en met welk gevoel wil je dat je kijkers uiteindelijk de uitzending verlaten? Wanneer je antwoord hebt op deze twee vragen kun je je concept ook creatiever uitwerken en uiteindelijk een evenement organiseren waar de kijker het ‘wauw-gevoel’ krijgt.

2. Timing

Waar je bij een offline evenement nog wel eens kunt afwijken van je planning, moet je je bij een online evenement moet echt houden aan de vooraf opgestelde timetable. Online kijkers zijn geneigd om eerder af te haken en worden ook sneller afgeleid. Ze willen duidelijkheid over wanneer welk onderdeel van je evenement plaatsvindt. Verdeel je programma in korte tijdsblokken en zorg ervoor dat er veel energie in je programma zit.

Heb je niet genoeg tijd om al je informatie te delen met je deelnemers? Neem dan bijvoorbeeld een podcast of video op die je op een later moment kan delen met je deelnemers. Hierdoor houd je je online evenement kort en heb je toch de mogelijkheid om meer inhoud te delen.

3. Techniek

Camera’s, microfoons, switchers, schermen… Er wordt veel apparatuur gebruikt om een online evenement technisch goed uit te voeren. Bespaar hier niet op en overleg tijdig met je technische partner wat je precies wilt gaat doen. Heb je bijvoorbeeld externe sprekers, gebruik je video’s of ga je werken met diverse settings in je studio? Allemaal vragen die je van tevoren goed moet doorspreken, zodat je tijdens de uitzending niet voor een verrassing komt te staan.

4. Platform

Wat is het juiste platform voor mijn online evenement? Deze vraag krijg ik nog regelmatig en het wordt steeds duidelijker welke platformen wel goed werken en welke niet. Wil je zoveel mogelijk deelnemers en je evenement ook op social media uitzenden? Dan adviseer ik je om te gaan werken met Vimeo. Hier kun je heel simpel een live evenement aanmaken en deze tegelijkertijd publiceren op Facebook, Linkedin en Youtube. Vimeo biedt ook de mogelijkheid voor een chat en polls. Als laatste kan je je evenement ook makkelijk publiceren op je eigen website.

Wil je werken met deelnemers die zich moeten registreren, interactie, een eigen look and feel en makkelijk communiceren met je deelnemers? Dan adviseer ik Sqiffer of Invitado. Zelf heb ik veel ervaring met Invitado en daar heb je echt heel veel leuke en handige tools tot je beschikking om je online evenement tot een succes te maken. Ook biedt Invitado de mogelijkheid voor break-out sessies in het platform zelf. Je hoeft niet meer te schakelen naar bijvoorbeeld Zoom of iets dergelijks.

5. Interactie

Een succesvol evenement bestaat uit inhoud, energie en interactie. Hadden we in het begin nog moeite om contact te krijgen met je online deelnemers, nu is dat al een stuk beter. Van networktables, break-out sessies, word clouds, quizzen tot chats en polls. Hierbij is het verstandig om alle deelnemers vooraf goed uit te leggen wat ze kunnen verwachten en hoe alles werkt.

Ik heb gemerkt dat de grootste uitdaging zit in het goed managen van deze interactie. Zodra je gaat werken met bijvoorbeeld moderators voor break-out sessies moet je deze vooraf heel goed trainen en tijdens je evenement nog blijven helpen. Doe je dit goed dan ben je verzekerd van een succesvol online evenement.

Komend jaar

Zo aan het einde van het jaar krijg ik vaak de vraag hoe 2021 er uit gaat zien voor eventplanners. Ik denk dat we het eerste half jaar nog druk bezig zijn met alle online evenementen en dat we geleidelijk weer overgaan naar hybride evenementen waarbij deelnemers op locatie aanwezig zijn en deelnemers online participeren. Mocht corona voorbij zijn, dan denk ik dat nog steeds een deel van de evenementen online of hybride gaan plaatsvinden. Alleen al omdat het makkelijker te bezoeken is, duurzamer is en het minder tijd kost van de deelnemers.

Ik hoop dat dit je helpt mooie en indrukwekkende evenementen te organiseren!