Je organiseert een grootschalig evenement dus daar hoort een uitgebreid draaiboek bij. Of misschien is het helemaal niet zo’n grootschalig event maar vind je het wél belangrijk dat iedereen weet hoe laat hij waar verwacht wordt. Ook dan is een draaiboek handig. Hoe stel je zo’n ding eigenlijk op? In deze blog 3 handige tips voor het opstellen van een draaiboek.

Tip 1: Begin aan het einde

De beste tip die je kunt krijgen: begin aan het einde. Bij het opstellen van een draaiboek kun je het beste aan het einde van het evenement beginnen en langzaam naar voren terug werken. Beeld je bijvoorbeeld het moment in, vlak voordat iedereen weer naar huis vertrekt. Wat zie je daar allemaal? Staat iedereen voor hun stoel te applaudisseren? Staan alle sprekers met een bloemetje in hun hand op het podium? Worden er glaasjes champagne rondgebracht door het bedienend personeel? En wat gebeurt er vlak daarvoor? Het werkt goed om eerst alles op te schrijven: stoelen, podium, sprekers, bloemen, champagne, personeel, locatie, etc. Aan de hand van die lijst heb je al een heleboel basis informatie. Je weet welke leveranciers en andere betrokken partijen je nodig hebt en op welk moment wat plaatsvindt. Werk helemaal terug naar het begin van de opbouw van het evenement. 

Tip 2: Gebruik het draaiboek als agenda, notitie- en adressenboek in 1

Maak het draaiboek altijd in word, excel, pages of numbers. Heb je gedurende de voorbereidingen afspraken gemaakt met een nieuwe leverancier? Meteen alle contactgegevens en leveringsvoorwaarden in het draaiboek verwerken! Gebruik het draaiboek ook als agenda, notitie- en adressenboek. En vergeet dan ook niet last minute wijzigingen door te blijven voeren. De laatste weken voor het event kunnen nogal hectisch zijn maar als je juist dan gedisciplineerd alles in 1 document bijhoudt, zul je zien dat je daar tijdens het event profijt van hebt!

Tip 3: Maak het draaiboek voor iedereen toegankelijk 

Je hebt als organisator tijdens het evenement te maken met ontzettend veel partijen; bezoekers, leveranciers, locatie, personeel, collega’s, etc. Zet het draaiboek in een online omgeving, zoals Google Drive, en deel het t.z.t. met alle betrokken partijen. Ik hoor je denken, waarom niet mailen? Ook mailen natuurlijk! Maar door het op deze manier te delen met alle partijen hebben ze altijd de meest up-to-date versie (inclusief alle last minute wijzigingen) van het draaiboek. Wil je zelf de regie over het draaiboek houden? Vergeet het bestand dan niet op ‘alleen lezen’ te zetten. Heb je een gedeelte van de organisatie uitbesteed aan een eventbureau? Dan kun je hen vragen hun draaiboek ook in dit document te verwerken.

Ga je aan de slag met deze tips voor het opstellen van jouw draaiboek? Succes! Lees in deze blog wat er absoluut niet mag ontbreken in dat draaiboek!