‘Het is maar een klein evenementje.’ En ‘Ik ben tot nu toe nog nooit over budget heen gegaan.’ Of ‘Ik heb geen idee hoe ik zo’n begroting moet opstellen.’ Oh en ‘die begroting heb ik al! Staat gewoon op dat ene kladje.. Waar lag dat ding ook alweer?’ Veelgehoorde argumenten (lees; excuses) waarom je géén event begroting nodig hebt. In deze blog lees je waarom je wél een event begroting nodig hebt.

Do or die

Heb je er wel eens over nagedacht dat sommige evenementen beter niet georganiseerd kunnen worden? Dat een evenement gewoonweg niet de moeite en het geld waard is?! Daar krijg je pas goed inzicht in als je een event begroting opstelt. Door alle kosten en opbrengsten op een rijtje te zetten weet je precies wat je moet verkopen of regelen om quitte te draaien. Dan kun je eventueel concluderen dat het evenement heel erg verlies gaat draaien of dat de opbrengsten niet opwegen tegen de torenhoge kosten. Is het een evenement zonder winstoogmerk? Fijn! Met een event begroting kun je alle kosten heel scherp budgetteren zodat je niet over het vastgestelde budget heen gaat. 

Mag het een onsje meer (of minder!) zijn?

Met behulp van een event begroting krijg je inzicht in alle kostenposten. Dat zorgt er voor dat je afwegingen en keuzes kunt maken. Misschien kost de locatie uiteindelijk toch minder dan begroot waardoor je weer meer geld kunt uitgeven aan sprekers. Of wellicht blijkt de cateraar, waar jullie al jaren mee samenwerken, 75% van het totale budget op te slokken en wordt het tijd om eens verder te kijken.

Check, check, dubbelcheck

Wat mij betreft het belangrijkste argument om een event begroting op te stellen: het zorgt er voor dat je niks vergeet. Je maakt namelijk een longlist van alle kosten die je gaat maken voor het evenement. Door het opstellen van die lijst realiseer je je opeens dat er ook een beamer gehuurd moet worden en dat je de sprekers niet met lege handen naar huis kunt sturen. Het is een mooie manier om te checken of je echt alles geregeld hebt!