Bij het opstellen van een event begroting en het bewaken van het event budget is het handig om zicht te hebben op de verschillende soorten kosten. Welke kosten kun je gemakkelijk drukken en welke zijn noodzakelijk om te maken? Dan is het handig om de kosten op te splitsen in vaste en variabele kosten. Maar wat is het verschil eigenlijk? En waarom zijn er vaste kosten die ook een beetje variabel zijn? En hoe bepaal je of een kostenpost dan vast of variabel is? Dat lees je in deze blog!
Vaste kosten
De vaste kosten zijn kosten van een evenement die je als organisator sowieso gaat maken. Vaste kosten veranderen niet, ongeacht de omvang van het evenement. Organiseer je een evenement buiten? Dan heb je een vergunning nodig. De kosten voor zo’n vergunning zijn gelijk voor zowel 80 als 100 bezoekers. Onderstaand een lijst met een aantal voorbeelden van vaste kostenposten.
Voorbeelden van vaste kostenposten
- Programmering
- Techniek (A/V)
- Locatie
- Aankleding/ eventstyling
- Vergunningen
Variabele kostenposten
Variabele kosten veranderen mee met de omvang van het evenement. Dit zijn vaak kosten die je koppelt aan de hoeveelheid bezoekers die komen. Catering is hier een belangrijk voorbeeld van. Een walking dinner voor 80 personen kost minder dan voor 100 personen.
Voorbeelden van variabele kostenposten
- Catering
- Goodiebags
- Sprekersattenties
- Overnachting
- Drukwerk/ promotiemateriaal
Vaste kosten die een beetje variabel zijn:
Om het een tikkie verwarrend te maken: er zijn een aantal kosten die een beetje variabel en een beetje vast zijn. Ik raad altijd aan om de scheiding te maken op basis van bezoekersaantallen. Ter illustratie een voorbeeld:
Je moet tijdens de organisatie van een congres last-minute uitwijken naar een grotere zaal omdat er meer mensen komen dan verwacht. Je bent logischerwijs meer kosten kwijt aan de locatie want de grotere zaal is duurder. Tóch kun je de locatiekosten het beste zien als een vaste kostenpost. Het is namelijk niet direct gekoppeld aan de exacte hoeveelheid bezoekers. De locatie kost – over het algemeen – niet €20 per bezoeker maar een totaal bedrag per dagdeel. Goodiebags daarentegen kosten wel een bepaald bedrag per bezoeker en is daarom een goed voorbeeld van een variabele kostenpost.
Waarom is het handig om de scheiding te maken op basis van bezoekersaantallen? Omdat je bij het opstellen van een event begroting heel gemakkelijk met één veranderende variabele (aantal bezoekers!) het gevolg kunt zien op de totale begroting.
Als het goed is heb je op deze manier goed zicht op de verschillende soorten vaste en variabele kosten. Met dit inzicht kun je de begroting goed blijven bewaken en scherp budgetteren! Succes!
