Dat regelwerk rondom een evenement gaat je prima af maar dat gedoe met die cijfertjes vermijd je liever. Hoe zorg je dat je een sluitende begroting krijgt en je niet stiekem veel meer uitgeeft aan catering dan dat er binnenkomt aan kaartverkoop? In deze blog een aantal handige tips & tricks voor het opstellen van jouw event begroting!

Begin gewoon… in Excel!

Het werkt het beste om ‘gewoon te beginnen’. Aan de linkerkant noteer je alle te verwachten kosten (catering, techniek, personeel, etc) en rechts de te verwachten opbrengsten (kaartverkoop, sponsoring, etc). Oh en als je dan toch bezig ben doe het direct in Excel! Dat scheelt enorm veel (hoofd)gereken en voorkomt fouten!

Vooral handig aan een begroting maken in Excel is dat je formules kunt gebruiken en cellen kunt koppelen. Op die manier kun je in één oogopslag zien wat een kleine verandering doet. Ben je niet zo handig met Excel? Pen, papier en een rekenmachine werkt natuurlijk prima maar er zijn genoeg goede formatjes online te vinden. 

60-80% en post onvoorzien!

Links alle kosten, die tel je bij elkaar op. Rechts alle opbrengsten, die tel je ook bij elkaar op. Als het goed is ‘kom je uit’; je verwacht meer opbrengsten dan kosten te maken. (Lees; winst). Zorg dat je een scenario voor jouw evenement begroot waarbij je tussen de 60% en 80% quitte draait. Dat wil zeggen dat je bij 60% van de totaal kaartverkoop al uit de kosten komt. Op die manier heb je ruimte voor bijvoorbeeld  onvoorziene kosten of tegenvallende kaartverkoop. Heb je geen event met betaalde kaartjes? Zorg dat je niet alles van je totale budget in begroot. Ook daarbij is het raadzaam om tussen de 60% en 80% aan te houden.

Vaste & Variabele kosten

Er zijn een aantal kosten die je sowieso zult moeten maken en die niet afhankelijk zijn van het aantal bezoekers van het evenement. Er zijn ook kosten die sterk afhankelijk zijn van het aantal bezoekers. Het is handig deze twee gescheiden te houden. Helemaal handig als je werkt in excel dat je de variabele kosten gemakkelijk kunt koppelen aan het aantal bezoekers. Je kunt in één oogopslag zien wat het resultaat is van een kaartverkoop van bijvoorbeeld 60%. Ook mooi is dat je een goed overzicht hebt van de verhouding tussen alle kosten. Misschien geef je wel teveel geld uit aan een locatie en kun je concluderen dat het tijd is om te zoeken naar een iets goedkopere locatie?