In slechts 6 stappen heb jij een event budget. Dat klinkt goed, nietwaar? Het kan echt hoor! Nadat je deze 6 stappen hebt doorlopen kun jij event budgetteren als de beste! Pinky Promise! Dus lees snel verder en laat het ons vooral weten als het je gelukt is!

1. Startpunt? Het doel!

Ik hoor je denken: kómt ze weer met haar gezever over doelen stellen. Maar ik beloof je dat ik er niet over zou beginnen als het niet belangrijk was. Bij het opstellen van een begroting is je doelstelling wederom belangrijk en ik leg je uit waarom met een concreet voorbeeld:

Een boeklancering

Doelstelling 1: PR waarde X behalen nav lancering
Doelstelling 2: X-aantal boeken verkopen op lancering

Bij de eerste doelstelling hoop je dat zoveel mogelijk mensen (pers, influencers maar ook ‘gewone’ bezoekers) online content delen over het evenement en vervolgens over het boek. Dan is het vooral belangrijk dat jij als organisator dat faciliteert en zorgt voor mooi gestylde hoekjes waar men bijvoorbeeld foto’s kan maken. Verder regel je dat er een aantal social influencers met een groot bereik komen.

Bij de tweede doelstelling hoop je vooral dat er überhaupt veel mensen zijn en dat al die mensen ook een boek kopen. Dus je zorgt bijvoorbeeld dat er een aantal goed ingerichte verkooppunten inclusief voldoende verkopend personeel aanwezig zijn én regel je natuurlijk zoveel mogelijk bezoekers. 

Als je van te voren niet nadenkt over het doel van jouw event dan mis je een focus en gaat geld op aan onnodige dingen. In het geval van het voorbeeld: steek je meer geld in eventstyling en PR (doelstelling 1) of steek je meer geld in verkoop faciliteiten en marketing (doelstelling 2)? 

2. Gebruik een template

Met behulp van een template in bijvoorbeeld Excel hou je alles gemakkelijk bij en op één plek. Het geeft overzicht en inzicht. Organiseer je een evenement voor de zoveelste keer? Dan is het gebruik van een template helemáál handig omdat je dan een goed startpunt hebt; de begroting van het vorige evenement!

3. Maak een kosten longlist

Om het event budget op te stellen heb je een overzicht van alle kosten nodig. Één van de valkuilen van het opstellen van zo’n budget is dat je snel kosten vergeet. Het helpt om een longlist te maken met alle kosten die je verwacht te moeten maken. Ga er een half uurtje voor zitten en schrijf alles op wat je te binnen schiet. Vervolgens kun je die longlist verder uitwerken en opsplitsen in categorieën en kostenposten die je kunt opnemen in de begroting.

4. Zoveel mogelijk offertes opvragen

Je hebt inmiddels een template en een overzicht van alle te maken kosten. Maar hoe duur zijn die meubels die je wilt huren eigenlijk? En wat kost een fotograaf? En hoeveel kun je uitgeven aan catering? Om daarachter te komen is het handig om zoveel mogelijk offertes op te vragen bij verschillende partijen. Op die manier krijg je een beter beeld en weet je hoeveel je voor welke kostenpost moet reserveren.

5. Keuzes maken

Waarschijnlijk ben je geschrokken van alle kosten en zit je ver boven het event budget. Dan wordt het nu tijd om keuzes te maken. Ga je voor die luxe loungehoek of toch voor dat glaasje champagne voor bij het proostmoment? Zodra je weet wat alles kost kun je met behulp van stap 1 keuzes maken. Pak dus echt de doelstelling van het evenement er bij en hou deze naast je eventbudget. Op welke kosten kun je besparen en waar moet je nog wat extra geld voor vrij zien te maken?

6. Defensief begroten

Tenslotte raad ik organisatoren altijd aan om defensief te budgetteren. Dat betekent simpelweg dat je uitgaat van een negatief scenario. Kosten die duurder uitvallen dan begroot zeg maar.. Hoe je dat concreet doet? Bedragen naar boven afronden, de duurste optie begroten of simpelweg bedragen hoger inschatten dan dat ze waarschijnlijk zullen zijn. Op die manier kan het alleen maar meevallen en heb je aan het einde van de rit zelfs wat centjes over!