Het is goed om bewust stil te staan bij de invulling van het programma voor jouw evenement. Hoe til je het van een middelmatig naar een ijzersterk niveau? Hoe zorg je ervoor dat het niet ‘een leuk evenementje’ was maar dat mensen er nog lang over napraten? Wat voor programma opzet past überhaupt bij het event? In deze blog lees je een aantal tips!
Afstemmen op doelgroep
Stem het programma altijd af op je doelgroep. Klinkt logisch maar vaak genoeg gaan bedrijven of organisatoren daar volledig aan voorbij. ‘We doen het immers altijd al zo’ of het wordt door het management van bovenaf opgelegd. Denk van te voren goed na over de doelgroep en probeer je in hen te verplaatsen. Onderstaande vragen helpen je om het programma beter af te stemmen op de doelgroep:
- Wat kenmerkt deze bezoeker?
- Wat zijn wensen en verlangens?
- Waar zijn ze dagelijks druk mee? Wat houdt hen bezig?
- Wat kijken ze, wat vinden ze interessant of tof om te doen?
- Voor welke act, spreker of workshop kun je hen snachts wakker maken?
Extra tip: Heb je inmiddels een duidelijker beeld maar wil je het op voorhand op een leuke manier interactief maken? Vraag de bezoekers via bijvoorbeeld social media wat hen een leuke spreker/act/workshop lijkt. Het zorgt voor draagkracht én het is meteen een mooie manier om jouw evenement onder de aandacht te brengen!
Afstemmen op doelstelling
Vervolgens is het goed om na te gaan wat jij als organisator, of wat het bedrijf, als doel nastreeft. Heb je daar nog niet eerder bij stil gestaan? Lees dan eerst eens deze blog. Twee voorbeelden ter illustratie:
- Is het doel vooral om de bezoeker te informeren over een bepaald onderwerp? Kies dan bijvoorbeeld voor een seminar opzet met sprekers.
- Is het doel om je bezoekers te activeren? Kies dan een inspirerende opzet voor het event. Een combinatie van een plenair programma met één of meerdere sprekers én een actief programma, in de vorm van bijvoorbeeld een workshop, werkt in dat geval beter dan de hele dag passief luisteren.
Selecteren van de inhoud
Vervolgens is de vraag hoe je sprekers, entertainment of andere invulling van het evenement selecteert. Een aantal tips voor de meest voorkomende programma invullingen:
Spreker
Bedenk goed wat je van een spreker verwacht en geef vooraf je wensen en uitgangspunten duidelijk aan, zodat de spreker de inhoud optimaal kan afstemmen op de doelgroep en bovendien zelf kan inschatten of hij of zij wel de juiste persoon is voor de opdracht. Geeft een spreker altijd een vaste presentatie, zorg dan dat je er eens bij bent geweest om er zeker van te zijn dat het past bij het evenement. Wil je echt zeker zijn van een match? Vraag de spreker van te voren een opzet van zijn of haar presentatie op te sturen.
Dagvoorzitter
De rol van een presentator of dagvoorzitter is enorm belangrijk. Hij of zij begeleidt de dag, introduceert sprekers en zorgt voor een soepele de overgang tussen de ene en andere spreker. De dagvoorzitter kan ook de rol van interviewer of panelhost vervullen. Zorg dat je een iemand kiest die gemakkelijk spreekt en waaraan de doelgroep zich kan spiegelen. Het moet een luchtige noot tussen de wat serieuzere topics zijn.
Entertainment
Welke act je uitkiest is heel erg afhankelijk van de opzet van het event. Bij een overwegend zakelijk event past het wellicht beter om het bij ‘entertainment-light’ te houden. Energizers of grappige acts werken meestal goed in pauzes of om de energie tijdens een seminar hoog te houden. Organiseer je een (zakelijk) festival dan is het een heel ander verhaal en zul je groots moeten uitpakken. De focus ligt dan juist op de entertainment
Extra tip: Wees kritisch! Twijfel je over een bepaalde invulling? Dan is het waarschijnlijk niet de beste match. Er bestaat zoveel dat er ongetwijfeld iets bestaat wat jouw evenement op het lijf is geschreven!
0 reacties
Goed artikel, Melanie! Voor mijn komende evenement wil ik graag een interactieve opdracht tussendoor doen, maar ik vecht ontzettend met het zo laagdrempelig mogelijk houden en het toch interessant maken. Daarnaast twijfel ik wanneer het juiste moment is in het programma om een opdracht te laten doen. Heb je hier een tip voor?