Noem het een digitaal, virtueel of online evenement. Welk naampje het beestje ook krijgt, het is interessant om het te overwegen. Zeker in deze onzekere tijden met het coronavirus. Ja, ik gebruikte het c-woord. Ik ben geen nieuwssite, dus sprong er niet direct bovenop toen het coronvirus impact kreeg op de eventbranche. Maar ik zie iets anders gebeuren wat past bij waar ik voor sta en daarom gebruik ik toch dit moment toch even om je te inspireren! Lees je mee?

De technieken bestaan al

De technieken om jouw evenement (deels) digitaal aan te bieden zijn er al een tijdje. Voor zover ik gezien heb, wordt het vooral op grootschalige, internationale evenementen ingezet. Nu we de impact zien van het coronavirus, springen aanbieders van digitale oplossingen hun kans schoon om het nog eens onder de aandacht te brengen. En ze hebben groot gelijk. Zelfs voor kleinere bijeenkomsten in Nederland is het heel interessant.

Thuis een congres bijwonen

In 2016 interviewde ik iemand over de mogelijkheden van virtual reality (VR) op evenementen. Ik zag het destijds vooral als iets voor in de game-industrie. In de blog met het interview lees je de ideeën om je evenement ook online te delen, dat kan met VR, maar het kan nog zonder. Hoe dan ook, toen ik de blog schreef was het nog ver van je bed show.

En ik begrijp het: natuurlijk wil je dat mensen naar je evenement komen. Wat voor technische ontwikkelingen er ook komen, live contact en de magie gebeuren als je mensen bij elkaar brengt. Het is ook geen vervanging van een ‘offline’ evenement, maar iets wat ernaast kan bestaan.

Voordelen online:

Een digitaal evenement waarmee bezoekers vanuit huis ook deel kunnen nemen biedt een aantal voordelen:

• veel meer mensen kunnen het evenement bijwonen. Zo kun je met jouw boodschap en/of merk meer mensen bereiken. Als het om een betaald evenement gaat, kun je dus ook meer omzetten.
• je maakt je evenement toegankelijk voor mensen die om wat voor reden dan ook minder mobiel zijn.
• je geeft je evenement een langere levensduur. Ook na je evenement kunnen mensen de presentaties bekijken.

Mijn eigen ervaring

Ik heb een keer zelf een online evenement meegemaakt. Een evenement voor alle eventplanners wereldwijd, in 2016. Ook toen gebeurde er iets negatiefs, wat met een online evenement tot iets positiefs werd gebracht.

Een groot internationaal evenement ging plots niet door. Een aantal sprekers, met name uit Amerika, hadden hun vliegtickets al gekocht. Wat gebeurt er met een evenement voor en door eventplanners en allerlei experts uit de branche? Die regelen gewoon een alternatief.

Een aantal sprekers besloten toch naar Amsterdam te komen en hun sessie te geven. En een klein aantal bezoekers besloten alsnog aan te haken. Een van de sprekers wist veel over online evenementen en bood live streaming aan voor de internationale bezoekers die niet meer naar Nederland besloten te komen.

Voor we het wisten ontstonden er allerlei pop-up evenementen. Op diverse locaties over de hele wereld kwamen een groepje eventplanners bij elkaar om samen naar de live stream te kijken. En sommige sprekers bleven in hun eigen land om vanuit daar via de live stream te spreken.

Zoals ik al zei was het in een hele korte tijd opgezet, maar het ging prima. En het was een hele bijzondere ervaring om zo met alle eventplanners over de hele wereld je verbonden te voelen. Via Twitter stelden mensen vragen en legden we contact. Sommige mensen uit die tijd spreek ik nu nog. Zo zie je maar, het kan ook iets heel moois brengen.

Durf jij te vernieuwen?

Je organiseert niet zomaar een digitaal evenement. Het is even omschakelen, de sprekers moeten rekening houden met hun online publiek. En als je mensen thuis ook wilt laten participeren, moet je je echt even goed voorbereiden. Er komen ook extra kosten bij, maar die haal je er wellicht net zo makkelijk weer uit als je het slim inzet.

Er zijn meerdere experts op dit gebied die je meer kunnen vertellen over de mogelijkheden en het kostenplaatje. Misschien is het nu helemaal niet het goede moment om hieraan te denken en wacht je eerst tot alle heisa van het coronavirus voorbij is. Maar ik hoop dat er een zaadje is geplant en je in rustigere tijden het nog eens wilt overwegen.

Ik zie vooral veel voordelen in ieder geval! Wat jij?