Je hebt een locatie voor jouw evenement gekozen, maar je weet niet waar je moet beginnen om tot een goede indeling te komen. Er zijn ontzettend veel zaken die je moet regelen. Zo wil je natuurlijk dat de indeling logisch is en dat deze enigszins verrassend overkomt zonder dat je bezoekers verdwalen. Hoe maak je jouw evenementen indeling nu zó goed dat alles vlekkeloos verloopt en dat het zich ook nog onderscheidt van andere evenementen? En wat denk je van de reviews die je achteraf ontvangt. Daarin wil jij zeker niet lezen dat bepaalde activiteiten slecht te vinden waren of het te druk was bij de bar of er niet genoeg zitgelegenheid was. In deze blog lees je de 5 stappen die jou helpen naar de perfecte indeling van jouw evenement! Wie weet ga jij jezelf en je bezoekers verrassen met een indeling die compleet, logisch en wellicht ook nog verrassend zal zijn!

Stap 1: Verken de omgeving van jouw evenementen locatie

Je begint een goede indeling van jouw evenement met inzicht op het grotere plaatje: de omgeving. Verzamel concrete informatie over factoren die jouw evenement en de locatie van buitenaf beïnvloeden. Je kunt hierbij denken aan de toegankelijkheid van de locatie, hoeveel parkeergelegenheid er is en of er openbaar vervoer beschikbaar is. Maar ook of de locatie wordt omgeven door woningen, winkels, een spoorlijn of een snelweg. Of dat de locatie in het centrum ligt of juist aan de rand van een stad. Hierbij kijk je ook naar eventuele werkzaamheden of andere evenementen die plaatsvinden. Als laatste verzamel je informatie over het klimaat en eventuele weersinvloeden. Of je nou een indoor of outdoor evenement organiseert, het weer kan zeker van invloed zijn! Denk maar eens aan hevige sneeuwval, droogte/warmte of extreme regenbuien. Ja, in Nederland kun je alles verwachten en je kunt er maar beter op voorbereid zijn! 

Stap 2: Verzamel de specificaties van de locatie van jouw evenement

De volgende stap is gericht op de locatie van jouw evenement. Hierbij ga je zoveel mogelijk informatie verzamelen over de locatie. Door deze informatie te verzamelen weet je voordat je de locatie gaat indelen welke voorzieningen er al aanwezig zijn, wat de oppervlakte van de locatie is, welke ruimtes er beschikbaar zijn en wat de hoogtes zijn van de ruimte(s). Je weet bovendien ook de afmetingen en hoeveelheid toegangen voor bezoekers, crew, productie en hulpdiensten. Qua locatie voorzieningen kun je je laten informeren over de aanwezigheid van stroom, wateraansluitingen, toiletten, vaste inrichting, verlichting, geluidsinstallaties, etc. Door een volledig inzicht te creëren in de locatie van jouw evenement zet jij de volgende stap naar een perfecte indeling van jouw evenement!

Stap 3: Evalueer de locatie en de omgeving van jouw evenement

Nu je alle voorzieningen en specificaties van jouw locatie en omgeving van het evenement kent, is het tijd voor de volgende stap. Ga na op welke manieren deze elementen jouw evenement kunnen beïnvloeden. Ontdek welke voordelen je eruit kunt halen en welke zaken je mogelijk in de toekomst moet onthouden. Maak hier een overzichtelijk lijstje van die je regelmatig erbij kunt pakken. Denk aan alle factoren die het evenement van buitenaf konden beïnvloeden. Vergeet ook de informatie die je hebt over de locatie niet. Bijvoorbeeld de kleine afmeting van de toegangsdeuren of een net iets te laag plafond. Het kan immers zomaar gebeuren dat je in de volgende stappen geweldige ideeën bedenkt die helemaal niet uitvoerbaar zijn!

Door deze informatie overzichtelijk te maken zorg je dat je geen zaken over het hoofd ziet. Wellicht moet je in de toekomst herinnerd worden aan de verschillende scenario’s die je moet uitwerken vanwege weersvoorspellingen die grote invloed op de locatie kunnen hebben, maar nu nog niet beschikbaar zijn. Zo kan je bij extreme droogte bijvoorbeeld veel overlast hebben van los zand (in het geval van een outdoor locatie) of extreem lange rijen bij de bar. Door deze externe factoren van te voren inzichtelijk te maken kun je later meerdere scenario’s uitwerken voor de indeling van jouw evenement. Zo ben je dus overal op voorbereid. Niks staat jou nog in de weg om tot een perfecte indeling van jouw evenement te komen!

Stap 4: Creëer beeldmateriaal van de locatie

Een belangrijke stap om het perfect indelen van jouw evenement mogelijk te maken is door het maken van beeldmateriaal. Hiermee creëer je inzicht in jouw locatie tijdens alle fases van de organisatie van jouw evenement. Dit kun je ten eerste doen door veel foto’s te maken van de locatie en de voorzieningen. De foto’s zijn erg handig als je niet in de gelegenheid bent om vaak de locatie te bezoeken. Zorg dat je foto’s maakt van bijvoorbeeld verschillende wanden, het type vloer, doorgangen en vaste inrichting. Daarnaast is het goed om een gedetailleerde plattegrond te hebben of te maken van de evenementenlocatie. In zo’n plattegrond tekening wordt alle informatie over de voorzieningen, de afmetingen, de oppervlakte en de functie van de ruimtes weergeven. Op die plattegrond kun je in verschillende stadia van de organisatie, jouw evenement inzichtelijk maken. Hiermee kun je al beginnen in een vroeg stadium. Denk er bijvoorbeeld aan om verschillende ruimtes of plekken een functie aan te geven, zonder dat je al weet welke specifieke inrichting hierin komt te staan.

Stap 5: Ga op zoek naar inspiratie

Na het verzamelen van al die informatie over de locatie is het tijd voor het leukste onderdeel om de indeling van jouw evenement perfect te maken! Tijdens deze stap kun je lekker helemaal los gaan, want tijdens deze stap is niks te gek! Dus laat jezelf inspireren, neem lekker de tijd om creatief te zijn. Ga op zoek naar inspirerende voorbeelden, plaatjes, teksten en filmpjes. Wellicht herinner je je nog gave dingen van evenementen die je eerder bezocht hebt. Verzamel alles! Uiteindelijk breng je de inspiratie samen en ga je kijken hoe je dit kan toepassen. Zo breng je het concept, het doel en natuurlijk de perfecte indeling van de locatie van jouw evenement samen!

In de bovenstaande 5 stappen heb je alle informatie verzameld over de omgeving en de locatie van jouw evenement en ben je helemaal los gegaan in het zoeken van inspiratie! Deze stappen zijn erg belangrijk ter voorbereiding om tot een perfecte indeling te komen voor jouw evenement.

Stap 6 t/m 10 lees je in: “In 5 stappen een concept van jouw evenement omzetten in de perfecte indeling!”