Na een kleine maar pijnlijke minuut verschijnt de presentator weer in beeld en wordt de presentatie hervat. Waar deze webinar over ging? Al sla je me dood. Ik kan alleen nog maar aan deze technische uitglijder denken.

De Nieuwe Wereld

Net zoals bovenstaand bedrijf zie ik steeds meer bedrijven aan de slag gaan met online events. Er worden webinars, livestreams en zelfs hele online congressen of beurzen georganiseerd. Het voelt een beetje alsof we voet aan land hebben gezet in De Nieuwe Wereld. Het biedt zo ontzettend veel kansen en tegelijkertijd gevaren.

Voor mij als verspreider van het ‘offline woord’ is deze tijd op z’n zachts gezegd pittig. Ik wilde helemaal geen voet aan land zetten in die Nieuwe Wereld. Maar jongens, we zullen wel moeten. Dus stortte ik me de afgelopen weken volledig op alles wat er te vinden is over het organiseren van online evenementen. Want online events organiseren, do or don’t? Ik help je graag door de voors en tegens op een rijtje te zetten:

De tegens

• TECHNIEK! Eigenlijk gaat het altijd ‘fout’ bij die techniek. Zowel bij offline als online evenementen. Microfoons die nog niet aan staan terwijl de moderator al een minuut vrolijk aan het kletsen is, filmpjes die zonder geluid worden ingestart, rondzingende zenders, presentaties die vastlopen en zo kan ik nog wel even doorgaan. Toch is dit bij online evenementen NOG gevaarlijker. Een online evenement bestaat namelijk bijna alleen maar uit techniek. 
• Online events lijken eenvoudiger te organiseren dan offline. Schijn bedriegt. 
• Online events lijken ook goedkoper maar zijn dat niet per definitie. Wil je een goede livestream dan raad ik je aan om het uit te besteden aan een AV partij. Scheelt je een hoop gedoe maar dan ben je wel al snel tussen de 10 en 20 duizend euro kwijt aan alleen al de techniek. De kosten die je bespaart op de catering kan je ook weer kwijt zijn aan catering door bijvoorbeeld leuke borrelboxen bij iedereen aan de deur te laten bezorgen. Jij denkt geen locatiekosten, dat scheelt enorm. Klopt, maar waar ga je die livestream opnemen? Op kantoor onder dat mooie systeemplafonnetje? Dan mag je nog wel wat extra licht laten invliegen. Wellicht is een externe locatie toch een beter idee. Oh wacht.. Nou goed, snap je ‘em?
• De spanningsboog van de bezoekers is ook een heikel puntje. In een congreszaal haken bezoekers ongetwijfeld ook mentaal af tijdens een seminar. Toch blijven de meeste mensen beleefd zitten waardoor de kans groot is dat ze op een punt mentaal weer aanhaken. Online kan mentaal afhaken grotere gevolgen hebben. De bezoeker is slechts 1 muisklik verwijderd van afleiding en haakt hierdoor veel sneller af. ‘Oh.. ik kijk de herhaling wel joh.’
• Wat mij betreft is het ontbreken aan beleving de grootste tegen. Hoe je het ook wendt of keert, een beleving creëer je vooral offline. Bezoekers kijken naar een scherm en missen de prikkeling van een aantal zintuigen. Beleving is energie en die voel je alleen in real life. 

De voors

• Online is laagdrempelig. Maak daar gebruik van! Je trekt mensen sneller over de streep trekt om jouw online evenement bij te wonen: ‘ik klap op de bank wel even mijn laptopje open’ in plaats van ‘ik ben moe dus ga ik toch liever naar huis’. 
• Er is heel veel technisch op te lossen. Er zijn genoeg apps, software- of techpartijen die oplossingen bieden voor zaken waar je tijdens de organisatie van een online evenement tegenaan kunt lopen. Networktables om het online netwerken beter te faciliteren bijvoorbeeld. Of Kahoot om tegelijkertijd een leuke quiz op mobiel te spelen. Streamyard om mooie livestreams te maken. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de talloze mogelijkheden.
• Was het normaal gesproken een giga kostenpost om sprekers uit het buitenland erbij halen is dat nu natuurlijk een piece of cake. Veel gemakkelijker een killer line-up dus! 
• Je kunt vrij gemakkelijk iets tofs neerzetten. Met een laptop, goed licht & geluid en snelle wifi heb je een prima basis om op te bouwen. Als je vervolgens zorgt dat de inhoud als een huis staat, heb je relatief lage kosten ten opzichte van offline events en dus een relatief hoge Return On Investment. 
• Je kunt nog pionieren! Als je nu begint aan online en investeert in een aantal goede hard- en software tools kun je daar later van profiteren

Best of both worlds

Dan heb je ook nog zoiets als hybride events. Hybride is the best of both worlds. Je event is dan deels online, deels offline. Denk aan een mooi panel in een live studio terwijl het publiek online meekijkt. De energie van dat livepanel is veel sneller een synergie als interviewer en spreker bij elkaar in één ruimte zitten. Een andere manier is door het voor een klein deel van het publiek mogelijk te maken om er live bij te zijn. De rest laat je vervolgens online meekijken.

Appels met peren

Als je de voors en tegens afweegt lijkt het een verloren zaak voor online. Toch vind ik het vooral appels met peren vergelijken. Het is anders. Je kunt het niet met elkaar vergelijken en misschien moeten we dat ook gewoon niet doen. Deze 1,5 meter samenleving lijkt voorlopig niet te verdwijnen dus live evenementen zijn schaars, kostbaar en daardoor niet de beste optie. Online events zijn in De Nieuwe Wereld de beste optie. Pak je het slim aan? Dan levert het je ook nog eens een relatief hoge Return On Investment op. Dus do!

Wat jij? Do or don’t?