Als founders van de Event Planner Academy en de Event Planning Days heten wij je héél graag welkom op de eerste editie van Event Planning Days! Whoop!

We duiken er meteen in met een heerlijke icebreaker. Wat precies dat mag je zelf komen ervaren maar we kunnen alvast het volgende verklappen: wij houden niet van die awkward dansjes om ‘in the mood’ te komen aan het begin van een event. Sta je dan naast een totaal onbekende te springen en te hupsen. Dat heeft wat ons betreft niks te maken met het ijs breken. Maar hoe dan wel? De kracht ligt ’em soms juist in de eenvoud.

Doe mee, ervaar het en laat je inspireren door onze aanpak. Dan kun je dit wellicht de volgende keer ook zelf inzetten bij een online of fysiek event!

De communicatie van je event begint al ver voor je event plaatsvindt. En ook op je evenement zijn er cruciale momenten waarbij de beleving voor de bezoeker valt of staat.

Rutger Bremer van Momice deelt praktische tips over punten waar je misschien – zelfs als ervaren event planner – niet altijd aan denkt.

Hij beantwoordt vragen als:

• • Voor: Hoe zorg je voor een hogere opkomst van je event?
  • Tijdens: Hoe je je deelnemers tijdens het hele programma persoonlijk kan begeleiden (en volgen).
  • Na: Hoe zorg je voor een hogere respons op je enquête?

Deze sessie wil je niet missen als je de voorbereidingen, communicatie en bezoekersbeleving naar een hoger niveau wilt tillen. Dit is niet alleen in belang voor de bezoeker, maar ook voor jou als organisator!

Inclusiviteit. We horen er steeds vaker over. Waarom is het belangrijk dat jouw event ook inclusief is? Welke waarde mis je als je inclusiviteit niet omarmt? En hoe zorg je voor een inclusief event?

We willen wel inclusief zijn, maar in de praktijk kan het soms uitdagend zijn. We hebben daarom Ashmita Krishna Sharma van Sparkling Gems gevraagd om ons concrete tips en actiepunten te geven voor dit vraagstuk!

We snappen het hoor.. Iedereen is druk, druk druk. Daarom even een break! Smeer een boterham, neem de tijd om de informatie te laten landen, werk je notities bij, stuur wat dringende mails en als het écht moet kun je belangrijke belletjes doen. Maar hoe wij dit moment het liefst ingevuld zien: alvast de eerste acties uitzetten naar aanleiding van de sessies tot nu toe!

Oh en mocht je dan een brandende vraag hebben (je zoekt bijvoorbeeld een specifieke leverancier) kun je direct gebruik maken van het netwerk!

Hoe zorg je dat je evenement toekomstbestendig is? En dat crisissen zoals corona geen roet meer in het eten gooit? Matthijs van Networktables deelt zijn visie over een duurzaam business model waardoor je ook niet meer hoeft te leuren voor aanmeldingen. Door deze strategie creëer je namelijk een enthousiaste achterban met wie je het hele jaar door in contact blijft.

Hoe gaaf is het als je met jouw event in de media komt? Dat er een aankondiging staat in dat ene vakblad of dat er naderhand iets over wordt gedeeld? Of nog beter: dat ze vragen om een interview in een programma?

Misschien heb je al meegemaakt dat dat niet altijd zo eenvoudig is. Dat je een event organiseert is op zichzelf niet nieuwswaardig genoeg. En die nieuwswaardigheid is precies waar redacties naar op zoek zijn.

Linda Graanoogst van Met Gemak In Het Nieuws vertelt wanneer redacteuren wél iets over je event willen schrijven en wat daar precies voor nodig is. Ook krijg je concrete tips zodat je voor je volgende event goed voorbereid bent!

Oke, tijd voor een korte pauze. Klap de laptop dicht, loop een rondje, vul je blaas, leeg je blaas en/of geef aandacht aan je huisgenoten of collega’s en dan zien we je graag snel weer terug.

De metaverse. Misschien heb je er al iets over gehoord. Voor veel mensen is het nog een beetje vaag. Iets met VR ofzo? En wat moet ik daar dan mee als organisator? 

Trendwatcher Randall van Poelvoorde legt in Jip & Janneke-taal uit wat de metaverse is, wat de toekomst hierin kan brengen binnen event-land én geeft je concrete actiepunten.Kortom: na deze sessie sta jij niet meer met je mond vol tanden als mensen het er over hebben en kun je makkelijker het nieuws hierover volgen. Zo ben jij er klaar voor als dit in de (verre) toekomst net zo normaal begint te worden als social media.

Je hebt misschien al eens wat gehoord over neuromarketing en dat er slimme technieken zijn om mensen te beïnvloeden. Maar hoe doe je dat precies voor de marketing van je event? 

Wendy Oude Veldhuis van Bureau Snugger analyseert 5 voorbeelden van uitingen voorafgaand aan events en leert ons daarmee hoe we bezoekers kunnen beïnvloeden om over te gaan tot de actie die wij willen. Laat de aanmeldingen maar binnenstromen!

Stel je organiseert een groot congres of beurs. Hoe zorg je dat op de vloer er geen opstoppingen ontstaan? Of dat mensen toch echt langs een bepaalde plek gaan waar je wil dat ze een bepaalde actie ondernemen (langs een stand gaan van een sponsor bijvoorbeeld)? Of dat ze hun afval netjes in de prullenbak gooien?

Wat je dus eigenlijk wil doen is mensen verleiden een bepaald gedrag te vertonen. En dat je de keuzeproces tijdens het evenement beïnvloed. 

Frank Paats weet hoe je mensen een duwtje in de goede richting geeft. We kennen allemaal wel de trucs die ze in supermarkten gebruiken, zoals de goedkope producten die onderaan het schap liggen en de duurdere op ooghoogte. Of de lekkere snacks bij de kassa die je impulsief nog even koopt.

Dit soort technieken kun je ook op je event inzetten! Luister mee en krijg van je bezoekers gedaan wat je graag zou willen. 

De afsluiting wordt op veel events afgeraffeld want veel mensen zijn toch al afgehaakt of naar huis. Maar ook hierbij doen we het graag net even anders; je hebt vandaag veel gehoord en veel inzichten en tips gekregen. Maar hoe nu verder?

Samira en Melanie praten graag nog even kort met jullie na. Wat was de rode draad van de dag, wat waren de grootste eyeopeners en vooral: wat kun je vanaf morgen anders doen?