“Volgens mij hebben wij alles weer op de rails” zei ik op een donderdagavond tegen mijn collega nadat we binnen een dag een nieuwe locatie hadden gevonden en een nieuw programma hadden opgezet. Net op tijd voor maandag… Op het moment dat wij elkaar een high-five gaven ging de telefoon. Het was onze opdrachtgever. “Vanavond is er een persconferentie en ga van het ergste uit” zei ze.
“Ik ben bang dat alle evenementen worden afgelast…”
Inhoud
En ze kreeg gelijk…
Die avond werd duidelijk dat Nederland in een Intelligente lockdown ging. Geen evenementen meer. Geen afspraken, niets. Wij waren die dag bezig geweest om het evenement te verplaatsen vanwege de risico’s van het coronavirus. Maar dat het ‘ineens zo snel’ zou gaan? Daar waren wij ons niet van bewust.
Dit is nu drie maanden geleden en wij gaan naar een zomer zonder evenementen. Gaan wij helemaal geen evenementen meer organiseren? Daar geloof ik niet in. Een mens is een sociaal wezen en evenementen zullen altijd bestaan. Maar in deze tijd worden wij eventorganisatoren gedwongen om het beeld van de ‘klassieke evenementen’ los te laten en op zoek te gaan naar passende alternatieven. Er zijn al meerdere online evenementen geweest. Maar ben je al bekend met de hybride evenementen? En een vraag die ik veel krijg: is een hybride evenement duurzamer dan een ‘normaal’ event?
“Hybride is the best of both worlds. Je event is dan deels online, deels offline. Denk aan een mooi panel in een live studio terwijl het publiek online meekijkt.” – Melanie Westdijk
Betekenis hybride evenementen
Een hybride event is kort gezegd een evenement ergens op een locatie waarbij een deel van de mensen fysiek aanwezig is en een ander deel van de mensen online deelneemt. Dus een evenement die zowel online als offline plaatsvindt.
Een voorbeeldje:
Een tijdje terug was ik online aanwezig bij een hybride evenement dat ontwikkeld is door het ideeëntheater in samenwerking met IFS Audiovisueel.
Het ideeëntheater ontwikkelt nieuwe concepten zoals ‘het streamtheater’ waarmee ze op elke locatie een hybride event neer kunnen zetten.
De opzet van het evenement was te vergelijken met bovenstaande afbeelding. Er zaten een aantal sprekers aan tafel samen met een viertal sprekers, allemaal netjes 1,5 meter uit elkaar. Als een spreker haar presentatie gaf dan stond zij op een andere plek, ver genoeg van de tafel en het publiek. Op de tribune zaten ca. 10 aanwezigen, ook 1,5 meter van elkaar. Deze aanwezigen werden als experts betrokken bij de gesprekken aan tafel. Eigenlijk was het te vergelijken met een tv-show als De Wereld Draait Door of Jinek.
Als online bezoeker, die meededen via een Youtube live stream of via Zoom, kreeg je het idee dat je naar een live tv-programma aan het kijken was waar je zelf input in had. Met deze opstelling durf ik te zeggen dat dit hybride event corona-proof is, maar is het ook duurzamer dan een volledig offline event?
Hybride pré-corona
In 2018 heb ik een kennisevenement over maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) georganiseerd. Eén van de sprekers was online aanwezig. In het begin was dat spannend want is de internetverbinding wel goed? Kan de spreker zijn publiek zien? Is er genoeg interactie? Veel organisatoren hebben het idee dat een spreker fysiek aanwezig moet zijn om een boodschap over te dragen.
Dit idee is funest als je een duurzaam evenement organiseert. Transport is de grootste vervuilende factor als je kijkt naar evenementenproductie. Om die reden is er besloten dat de spreker niet ingevlogen werd, maar online aanwezig was. En wat bleek? Het was een succes!
De sessie was interactief, er werden veel vragen gesteld vanuit de zaal en juist omdat de spreker op een scherm te zien was waren de deelnemers meer betrokken. De spreker werd zelfs beoordeeld als één van de beste van de dag! Missie geslaagd.
Conclusie: hybride evenement duurzamer?
Om antwoord te geven op de vraag uit de titel: hybride events geven veel minder transport. Je hoeft geen pendelbussen of parkeerplaatsen te regelen dus heb je al snel minder uitstoot. Ook is het makkelijker om de catering op maat te bestellen omdat het een kleine groep mensen betreft. De deelnemer geeft een bestelling door tijdens het aanmelden en deze bestelling plaats je bij de cateraar. Je hebt dan wederom minder uitstoot en minder foodwaste. Dus ja, in de regel is een hybride evenement duurzamer dan een offline event. Toch zitten er nog een aantal verschillen in de soorten hybride events en of ze überhaupt hybride te krijgen zijn
Verschillende soorten (hybride) evenementen & verduurzaming
- Bij kennisevenementen gaat het om kennisoverdracht. Dus alles op die dag (ontvangst, locatie, aankleding van de locatie, catering, sprekers) staat in dienst gesteld om kennis over te brengen. Gemakkelijk dus om dat hybride of volledig online te doen. Ik geloof dan ook dat deze eventvorm onderdeel is van het verduurzamen van evenementen.
- Bij een incompany training ben je vaak afhankelijk van de techniek en materialen die op kantoor aanwezig is. Als je dus naar de uitstoot kijkt heb je iets meer voordeel omdat je niet speciaal techniek in hoeft te huren en te transporteren. (Er vanuit gaan dat die techniek voor de training volstaat). Ook komen de mensen in je training toch al naar kantoor dus hoeven ze er niet extra voor te reizen.
- Beurzen: dit is een lastige vorm om te verduurzamen of hybride te maken. Je begint met een lege hal, bouwt alles op (vloeren, lampen, signing, balies, stands, cateringplein, stroom, techniek etc.) en haalt alles er na een paar dagen/ weken weer uit. De vraag is in hoeverre een hybride vorm invloed gaat hebben op de totale uitstoot en verbruik. Ik ben met een paar jonge onderzoekers bezig om dit te onderzoeken. To be continued!
- Als laatste de congressen. Hier past het voorbeeld wat ik eerder noemde bij: bij een congres zoek je sprekers die gespecialiseerd zijn in een onderwerp en waarvan het publiek kan leren. Dit betekent niet dat je ze uit Amerika of Azië hoeft over te vliegen. Om het toch te verduurzamen stel je bijvoorbeeld de regel: binnen Europa komt iedereen zoveel mogelijk met de trein, daarbuiten zijn ze online aanwezig. Er zijn sectoren waarbij dit lastiger is. Bijvoorbeeld de medische congressen. Naast de talks van sprekers zijn er ook korte pitches en poster presentaties. Er komen veel mensen van over de gehele wereld naar die congressen. En iedereen wil zijn/ haar poster verdedigen (een wetenschappelijk onderzoek dat je pitcht bij mogelijk geïnteresseerden). Dit gebeurt al jaren zo en zo zijn ze het gewend. Prikkel ze met het idee van een chique online room/ een green room voor sprekers buiten Europa.
Meer van mijn artikelen lezen over duurzaamheid in de eventsector? Go check it out!
Meer of minder stroomverbruik?
In het volgende artikel lees je onder andere hoe duurzaam een hybride evenement is als we naar stroomverbruik kijken. Om het verbruik zo duidelijk mogelijk uit te leggen ben ik in gesprek gegaan met verschillende partijen. De resultaten hiervan komen terug in deel 2 so stay tuned!
